PAGE送貨章使用制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司送貨章的管理，規(guī)范送貨章的使用行為，確保公司對(duì)外發(fā)貨業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及使用送貨章進(jìn)行貨物交付相關(guān)業(yè)務(wù)的部門及人員。（三）基本原則1.合法性原則：送貨章的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定，確保公司行為合法合規(guī)。2.授權(quán)使用原則：未經(jīng)公司授權(quán)，任何部門和個(gè)人不得擅自使用送貨章。3.規(guī)范操作原則：使用送貨章時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作，確保蓋章行為準(zhǔn)確、清晰、完整。4.責(zé)任追究原則：對(duì)于違反本制度使用送貨章的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、送貨章的管理（一）送貨章的刻制1.送貨章由公司指定部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制，刻制前需填寫《送貨章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制原因、樣式要求等信息，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由指定部門按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定選擇具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。2.送貨章刻制完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記備案，記錄送貨章的啟用時(shí)間、編號(hào)、樣式等信息，并由專人妥善保管。（二）送貨章的保管1.送貨章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.送貨章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，確保其存放環(huán)境安全，防止被盜、丟失或損壞。3.保管人員不得擅自將送貨章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時(shí)交接，需辦理交接手續(xù)，并記錄交接時(shí)間、交接人等信息。（三）送貨章的停用與銷毀1.當(dāng)送貨章因損壞、遺失、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時(shí)，保管人員應(yīng)及時(shí)填寫《送貨章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理停用手續(xù)。2.停用的送貨章應(yīng)及時(shí)進(jìn)行封存，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，保存期限不得少于規(guī)定年限。3.對(duì)于已停用且無(wú)需保存的送貨章，由保管人員填寫《送貨章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，參與銷毀人員需簽字確認(rèn)。三、送貨章的使用流程（一）使用申請(qǐng)1.各部門在需要使用送貨章時(shí)，應(yīng)填寫《送貨章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明蓋章文件的名稱、編號(hào)、用途、蓋章位置、預(yù)計(jì)蓋章份數(shù)等信息。2.《送貨章使用申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司指定的蓋章審批部門。（二）審批流程1.蓋章審批部門收到《送貨章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)定、蓋章文件是否真實(shí)有效等。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、金額較大或存在風(fēng)險(xiǎn)的蓋章申請(qǐng)，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于一般性業(yè)務(wù)的蓋章申請(qǐng)，可由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員審批。3.審批通過(guò)后，審批人員應(yīng)在《送貨章使用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并注明審批意見(jiàn)和審批時(shí)間。（三）蓋章操作1.經(jīng)審批同意使用送貨章后，申請(qǐng)人應(yīng)攜帶蓋章文件及《送貨章使用申請(qǐng)表》到送貨章保管人員處進(jìn)行蓋章操作。2.保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)蓋章文件的內(nèi)容、格式及審批意見(jiàn)，確保與申請(qǐng)內(nèi)容一致。在蓋章過(guò)程中，應(yīng)使用專用印泥，保證印章清晰、端正，不得模糊、重疊或漏蓋。3.蓋章完成后，保管人員應(yīng)在《送貨章使用申請(qǐng)表》上記錄蓋章日期、蓋章份數(shù)等信息，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。同時(shí)，保管人員應(yīng)對(duì)蓋章后的文件進(jìn)行妥善整理和保管，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即使用送貨章，且無(wú)法按照正常流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并通過(guò)電話、短信等方式向蓋章審批部門負(fù)責(zé)人說(shuō)明情況，經(jīng)同意后方可使用送貨章。事后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)申請(qǐng)和審批手續(xù)。2.對(duì)于異地送貨需要使用送貨章的情況，可根據(jù)實(shí)際情況采用傳真、郵件等方式提交《送貨章使用申請(qǐng)表》及蓋章文件的掃描件進(jìn)行申請(qǐng)和審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)人可在當(dāng)?shù)匕凑找?guī)定流程使用送貨章，并將蓋章后的文件原件及時(shí)寄回公司備案。四、使用要求（一）使用范圍限定送貨章僅用于公司對(duì)外發(fā)貨業(yè)務(wù)中與貨物交付相關(guān)的文件、單據(jù)等的蓋章確認(rèn)，如送貨單、運(yùn)輸合同、貨物簽收單等。嚴(yán)禁將送貨章用于其他無(wú)關(guān)業(yè)務(wù)或文件的蓋章。（二）蓋章文件審核1.使用送貨章前，申請(qǐng)人應(yīng)確保蓋章文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合公司業(yè)務(wù)規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.審核蓋章文件時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注文件中的貨物信息、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)等關(guān)鍵內(nèi)容，確保與實(shí)際業(yè)務(wù)情況一致。對(duì)于涉及合同條款、結(jié)算方式等重要內(nèi)容的文件，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。（三）蓋章位置規(guī)范1.送貨章應(yīng)蓋在文件規(guī)定的蓋章位置，確保印章清晰、端正，不得超出蓋章區(qū)域或與其他內(nèi)容重疊。2.對(duì)于多頁(yè)文件，應(yīng)在每一頁(yè)的規(guī)定蓋章位置蓋章；對(duì)于一式多份的文件，應(yīng)在每份文件的相應(yīng)位置蓋章。（四）蓋章數(shù)量控制1.蓋章數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行申請(qǐng)和控制，不得隨意多蓋或重復(fù)蓋章。2.如因業(yè)務(wù)變更需要增加蓋章份數(shù)，申請(qǐng)人應(yīng)重新填寫《送貨章使用申請(qǐng)表》，按照審批流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)送貨章的使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查送貨章的使用是否符合本制度規(guī)定、審批流程是否規(guī)范、蓋章文件是否真實(shí)有效等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門送貨章使用情況的日常監(jiān)督，確保本部門人員嚴(yán)格按照制度要求使用送貨章。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促整改，并向公司相關(guān)部門報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.積極接受客戶、合作伙伴及相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督，對(duì)于客戶或其他相關(guān)方提出的關(guān)于送貨章使用的疑問(wèn)或投訴，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整送貨章使用制度規(guī)范，確保公司行為符合外部監(jiān)管要求。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度使用送貨章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)使用送貨章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度規(guī)范由公司[具體部門名稱]負(fù)責(zé)解釋。（二）