PAGE未嚴(yán)格規(guī)范保管制度一、總則（一）目的本制度旨在加強(qiáng)公司/組織對于各類物品、信息及資產(chǎn)的保管管理，確保其安全性、完整性和可追溯性，避免因保管不善導(dǎo)致的損失、風(fēng)險及違規(guī)行為，保障公司/組織的正常運(yùn)營和發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及物品保管、信息存儲、資產(chǎn)管理等相關(guān)工作的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保保管行為合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障保管對象的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.完整性原則：保證保管信息和資產(chǎn)的完整，不得隨意篡改、刪減或丟失重要內(nèi)容。4.可追溯性原則：建立完善的記錄和標(biāo)識體系，以便對保管過程和狀態(tài)進(jìn)行準(zhǔn)確追溯。二、物品保管規(guī)范（一）辦公用品保管1.采購入庫辦公用品采購應(yīng)依據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行，采購申請需經(jīng)相關(guān)審批流程。采購人員應(yīng)確保所購辦公用品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并及時辦理入庫手續(xù)。入庫時需核對物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，與采購清單一致后填寫入庫單。2.存儲管理設(shè)立專門的辦公用品倉庫或存儲區(qū)域，保持環(huán)境整潔、干燥、通風(fēng)。按照類別、規(guī)格對辦公用品進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和取用。定期對庫存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對于積壓、損壞或過期的物品，應(yīng)及時清理并記錄。3.領(lǐng)用發(fā)放員工領(lǐng)用辦公用品需填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請表發(fā)放物品，并在領(lǐng)用登記表上做好記錄，注明領(lǐng)用時間、人員、物品名稱及數(shù)量等。對于限量使用的辦公用品，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的額度發(fā)放。（二）文件資料保管1.分類歸檔文件資料應(yīng)按照類別、年度、編號等進(jìn)行分類整理。例如，可分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件等大類，再在大類下細(xì)分具體的小類。每份文件資料應(yīng)編制唯一的編號，以便于查詢和管理。編號應(yīng)包含年份、部門代碼、文件序號等信息。2.存儲方式設(shè)立專用的文件檔案室或存儲柜，確保存儲環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。文件資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種存儲方式。紙質(zhì)文件應(yīng)裝訂成冊或裝入檔案盒，并在封面標(biāo)注文件名稱、編號、日期等信息；電子文件應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，按照分類目錄進(jìn)行存放，并定期進(jìn)行備份。3.借閱管理內(nèi)部人員借閱文件資料需填寫借閱申請表，注明借閱目的、文件名稱及編號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定天數(shù)，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管文件資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。歸還文件資料時，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行核對，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（三）固定資產(chǎn)保管1.登記入賬固定資產(chǎn)購置后，采購部門應(yīng)及時將相關(guān)信息提交給財務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括名稱、型號、規(guī)格、購置時間、價格、使用部門等信息，并建立固定資產(chǎn)臺賬。財務(wù)部門依據(jù)資產(chǎn)管理部門提供的信息進(jìn)行賬務(wù)處理，確保固定資產(chǎn)入賬準(zhǔn)確。2.日常維護(hù)使用部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常維護(hù)和保養(yǎng)，制定相應(yīng)的維護(hù)計劃和操作規(guī)程。定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查、清潔、維修等工作，確保其正常運(yùn)行。資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)資產(chǎn)的實(shí)際狀況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時通知使用部門進(jìn)行處理，并更新固定資產(chǎn)臺賬。3.處置管理固定資產(chǎn)如需報廢、出售、轉(zhuǎn)讓等處置，使用部門應(yīng)提出申請，說明處置原因、資產(chǎn)狀況等信息，經(jīng)資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處置。處置過程中應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保資產(chǎn)處置的合法性和合規(guī)性。處置收入應(yīng)及時入賬，處置后的資產(chǎn)應(yīng)及時核銷固定資產(chǎn)臺賬。三、信息保管規(guī)范（一）電子信息保管1.存儲設(shè)備管理公司/組織應(yīng)配備安全可靠的電子存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行操作。不同級別的人員應(yīng)具有不同的訪問權(quán)限，以防止信息泄露。2.數(shù)據(jù)備份重要電子數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化情況確定。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如異地存儲或外部存儲設(shè)備。建立數(shù)據(jù)備份驗(yàn)證機(jī)制，定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。3.信息安全防護(hù)安裝先進(jìn)的信息安全防護(hù)軟件，如防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。對電子信息進(jìn)行加密處理，特別是涉及敏感信息的數(shù)據(jù)傳輸和存儲過程。設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換密碼。定期對員工進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和防范能力。（二）紙質(zhì)信息保管1.保密文件保管對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等保密文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保管措施。設(shè)立專門的保密文件柜，實(shí)行雙人雙鎖管理制度。保密文件的借閱和使用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，僅限于特定的人員，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。使用完畢后應(yīng)及時歸還，并進(jìn)行登記。2.普通紙質(zhì)信息保管普通紙質(zhì)信息應(yīng)按照文件資料保管規(guī)范進(jìn)行分類歸檔和存儲，確保其完整性和可追溯性。定期對紙質(zhì)信息進(jìn)行整理和清理，對于過期或無用的信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。四、資產(chǎn)保管規(guī)范（一）貨幣資金保管1.現(xiàn)金管理公司/組織應(yīng)嚴(yán)格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定，庫存現(xiàn)金應(yīng)按照規(guī)定的限額存放，不得超限額留存現(xiàn)金?，F(xiàn)金收支應(yīng)通過合法合規(guī)的渠道進(jìn)行，收入現(xiàn)金應(yīng)及時繳存銀行，不得坐支現(xiàn)金。建立現(xiàn)金日記賬，由專人負(fù)責(zé)登記現(xiàn)金收支情況，做到日清月結(jié)，賬款相符。2.銀行存款管理開設(shè)銀行賬戶應(yīng)經(jīng)過公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照銀行規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。銀行賬戶的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算紀(jì)律，不得出租、出借銀行賬戶。定期核對銀行存款賬目，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，確保銀行存款賬實(shí)相符。對于未達(dá)賬項，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。（二）存貨保管1.采購與入庫存貨采購應(yīng)依據(jù)市場需求和庫存情況進(jìn)行合理規(guī)劃，采購訂單應(yīng)明確采購數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨時間等條款。存貨到貨后，采購部門應(yīng)及時通知驗(yàn)收部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可辦理入庫手續(xù)。2.存儲與盤點(diǎn)存貨應(yīng)存儲在合適的倉庫或存儲區(qū)域，根據(jù)存貨的特性采取相應(yīng)的保管措施，如防潮、防蟲、防火等。定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期根據(jù)存貨的性質(zhì)和價值確定。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)與存貨臺賬進(jìn)行核對，對于盤盈、盤虧的存貨，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。3.發(fā)出與核算存貨發(fā)出應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，如銷售發(fā)貨需經(jīng)過銷售部門和財務(wù)部門審批。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)存貨發(fā)出的實(shí)際情況進(jìn)行成本核算，確保存貨成本計算準(zhǔn)確。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司/組織應(yīng)定期開展內(nèi)部審計工作，對保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行全面審查。2.內(nèi)部審計人員應(yīng)檢查各項保管記錄是否完整、準(zhǔn)確，保管措施是否有效執(zhí)行，是否存在違規(guī)行為等。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）定期檢查1.各部門應(yīng)定期對本部門的保管工作進(jìn)行自查，確保保管制度在本部門得到有效落實(shí)。2.公司/組織應(yīng)組織相關(guān)人員對重點(diǎn)保管區(qū)域和重要物品、信息、資產(chǎn)進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括保管環(huán)境、存儲狀況、使用記錄等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，明確整改責(zé)任人和整改期限，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定的保管流程進(jìn)行操作，導(dǎo)致物品、信息或資產(chǎn)丟失、損壞、泄露的。2.擅自挪用、轉(zhuǎn)借、處置保管的物品、信息或資產(chǎn)，未經(jīng)過合法審批程序的。3.因保管不善，造成公司/組織經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的。4.違反信息安全規(guī)定，導(dǎo)致信息泄露或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊的。5.其他違反保管制度的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于輕微違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理，并要求責(zé)任人及時整改。2.對于造成一定損失或影響的違規(guī)行為，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣發(fā)獎金、工資等，并責(zé)令責(zé)任人采取措施挽回?fù)p失。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，導(dǎo)致重大損失或惡劣影響的，