PAGE電子報(bào)管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子報(bào)的管理，規(guī)范電子報(bào)的制作、發(fā)布、存檔等流程，確保電子報(bào)內(nèi)容準(zhǔn)確、及時(shí)、有效，充分發(fā)揮電子報(bào)在公司內(nèi)部溝通、信息傳遞、文化建設(shè)等方面的作用，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部發(fā)行的所有電子報(bào)，包括但不限于定期出版的周刊、月刊、季刊等，以及因特定主題或事件發(fā)布的臨時(shí)性電子報(bào)。（三）基本原則1.合法性原則：電子報(bào)的制作與發(fā)布必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得含有違法、違規(guī)、有害或侵犯他人權(quán)益的內(nèi)容。2.準(zhǔn)確性原則：電子報(bào)所傳達(dá)的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，避免虛假、誤導(dǎo)性信息。3.及時(shí)性原則：按照預(yù)定的時(shí)間周期及時(shí)制作和發(fā)布電子報(bào)，確保信息的時(shí)效性。4.規(guī)范性原則：電子報(bào)的格式、排版、內(nèi)容結(jié)構(gòu)等應(yīng)保持相對穩(wěn)定和規(guī)范，便于讀者閱讀和理解。5.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密等內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行處理，確保信息安全。二、職責(zé)分工（一）主辦部門1.負(fù)責(zé)電子報(bào)整體規(guī)劃，包括確定主題、欄目設(shè)置、內(nèi)容框架等。2.組織稿件撰寫、收集、審核等工作，確保稿件質(zhì)量符合要求。3.協(xié)調(diào)各部門提供相關(guān)信息和素材，保障電子報(bào)內(nèi)容的豐富性和全面性。4.負(fù)責(zé)電子報(bào)的排版設(shè)計(jì)，確保版面美觀、易讀。5.按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成電子報(bào)的制作，并提交審核。（二）編輯團(tuán)隊(duì)1.對收集到的稿件進(jìn)行編輯、校對，糾正語法錯(cuò)誤、文字表述不當(dāng)?shù)葐栴}，確保內(nèi)容通順、準(zhǔn)確。2.根據(jù)電子報(bào)的整體風(fēng)格和要求，對稿件進(jìn)行必要的潤色和優(yōu)化，提升稿件質(zhì)量。3.協(xié)助主辦部門進(jìn)行內(nèi)容審核，提出修改意見和建議。（三）審核部門1.對電子報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查信息的準(zhǔn)確性、合法性、合規(guī)性以及是否符合公司政策和文化。2.檢查稿件是否存在敏感信息、不當(dāng)言論等，確保電子報(bào)不引發(fā)任何潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.根據(jù)審核結(jié)果，提出修改意見或批準(zhǔn)發(fā)布，對不符合要求的電子報(bào)退回主辦部門重新制作。（四）發(fā)布部門1.負(fù)責(zé)將審核通過的電子報(bào)按照預(yù)定的方式和渠道進(jìn)行發(fā)布，確保員工能夠及時(shí)、便捷地獲取。2.記錄電子報(bào)的發(fā)布情況，包括發(fā)布時(shí)間、發(fā)布渠道、閱讀量等數(shù)據(jù)，并定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（五）存檔部門1.負(fù)責(zé)電子報(bào)的存檔工作，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，確保電子報(bào)的完整性和可追溯性。2.建立電子報(bào)存檔目錄，便于查詢和檢索歷史電子報(bào)資料。三、制作流程（一）選題策劃1.主辦部門定期召開選題策劃會(huì)議，結(jié)合公司業(yè)務(wù)重點(diǎn)、階段性工作目標(biāo)、行業(yè)動(dòng)態(tài)以及員工關(guān)注熱點(diǎn)等因素，確定電子報(bào)的主題和大致內(nèi)容框架。2.根據(jù)選題，制定詳細(xì)的編輯計(jì)劃，明確各欄目負(fù)責(zé)人、稿件征集時(shí)間節(jié)點(diǎn)、排版要求等。（二）稿件征集1.主辦部門通過內(nèi)部郵件、即時(shí)通訊工具、工作群公告等方式向各部門發(fā)布稿件征集通知，明確稿件主題、內(nèi)容要求、字?jǐn)?shù)限制、截止日期等信息。2.鼓勵(lì)員工積極投稿，稿件類型可包括新聞資訊、工作經(jīng)驗(yàn)分享、技術(shù)文章、企業(yè)文化活動(dòng)報(bào)道、員工風(fēng)采展示等。3.各部門指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的稿件，并在截止日期前統(tǒng)一提交給主辦部門。（三）稿件審核1.編輯團(tuán)隊(duì)對收集到的稿件進(jìn)行初步篩選，剔除不符合主題或質(zhì)量明顯不高的稿件。2.將篩選后的稿件分發(fā)給相關(guān)審核人員進(jìn)行審核，審核人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并填寫審核意見。3.對于審核通過的稿件，編輯團(tuán)隊(duì)進(jìn)行編輯、校對和排版；對于審核不通過的稿件，主辦部門應(yīng)及時(shí)與作者溝通，說明原因并要求其修改，修改后的稿件重新提交審核。（四）排版設(shè)計(jì)1.根據(jù)電子報(bào)的內(nèi)容和風(fēng)格，選擇合適的排版模板和設(shè)計(jì)元素，確保版面布局合理、美觀大方。2.合理安排文字、圖片、圖表等元素的位置和比例，避免版面過于擁擠或空洞。3.對標(biāo)題、正文、圖片說明等進(jìn)行統(tǒng)一的字體、字號、顏色設(shè)置，保持整體風(fēng)格一致，并注重易讀性。（五）終審發(fā)布1.審核部門對排版后的電子報(bào)進(jìn)行終審，重點(diǎn)檢查內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范，是否存在遺漏或錯(cuò)誤信息。2.終審?fù)ㄟ^后，發(fā)布部門按照預(yù)定的發(fā)布計(jì)劃，將電子報(bào)發(fā)送至公司內(nèi)部指定的郵箱、工作群或其他發(fā)布平臺(tái)。四、內(nèi)容要求（一）主題明確電子報(bào)應(yīng)圍繞確定的主題展開內(nèi)容，各欄目之間應(yīng)保持邏輯連貫，避免內(nèi)容過于分散或主題不突出。（二）內(nèi)容真實(shí)所發(fā)布的信息必須基于事實(shí)，不得編造、夸大或歪曲事實(shí)。對于涉及公司重要決策、業(yè)務(wù)進(jìn)展、項(xiàng)目成果等內(nèi)容，應(yīng)確保信息來源可靠，表述準(zhǔn)確無誤。（三）積極正面弘揚(yáng)公司企業(yè)文化、價(jià)值觀和正能量，宣傳公司先進(jìn)事跡、優(yōu)秀員工榜樣等，營造積極向上的工作氛圍。避免傳播負(fù)面、消極或不利于公司形象的信息。（四）語言規(guī)范使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號和語法，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語病和生僻詞匯。語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了、通俗易懂，避免過于晦澀難懂或冗長復(fù)雜的表述。（五）圖文并茂適當(dāng)插入與內(nèi)容相關(guān)的高質(zhì)量圖片、圖表等元素，增強(qiáng)電子報(bào)的視覺效果和可讀性。圖片應(yīng)清晰、真實(shí)，圖表應(yīng)準(zhǔn)確、直觀，能夠輔助文字更好地傳達(dá)信息。五、發(fā)布與閱讀管理（一）發(fā)布渠道1.根據(jù)公司實(shí)際情況和員工獲取信息的習(xí)慣，確定電子報(bào)的主要發(fā)布渠道，如公司內(nèi)部電子郵箱、企業(yè)微信公眾號、專門的電子報(bào)閱讀平臺(tái)等。2.定期維護(hù)發(fā)布渠道，確保其穩(wěn)定性和可靠性，避免因技術(shù)故障或網(wǎng)絡(luò)問題導(dǎo)致電子報(bào)無法正常發(fā)布或員工無法及時(shí)閱讀。（二）發(fā)布時(shí)間按照預(yù)定的時(shí)間周期準(zhǔn)時(shí)發(fā)布電子報(bào)，如周刊每周[具體日期]發(fā)布，月刊每月[具體日期]發(fā)布等。如遇特殊情況需要調(diào)整發(fā)布時(shí)間，主辦部門應(yīng)提前通知相關(guān)人員。（三）閱讀要求1.鼓勵(lì)員工積極閱讀電子報(bào)，及時(shí)了解公司動(dòng)態(tài)和各類信息。各部門應(yīng)引導(dǎo)員工養(yǎng)成定期閱讀電子報(bào)的習(xí)慣，并將其納入部門內(nèi)部溝通和信息傳達(dá)的重要環(huán)節(jié)。2.對于涉及公司機(jī)密或敏感信息的電子報(bào)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行閱讀和管理，僅限授權(quán)人員訪問。（四）反饋與互動(dòng)1.建立電子報(bào)反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工對電子報(bào)的內(nèi)容、形式、排版等方面提出意見和建議。員工可通過電子郵件、內(nèi)部反饋渠道等方式向主辦部門反饋問題。2.主辦部門應(yīng)定期收集員工反饋，對合理的建議進(jìn)行整理和分析，并根據(jù)實(shí)際情況對電子報(bào)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。3.視情況開展與電子報(bào)相關(guān)的互動(dòng)活動(dòng)，如征文比賽、讀者投票、線上討論等，增強(qiáng)員工的參與度和對電子報(bào)的關(guān)注度。六、存檔與保密管理（一）存檔方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)備份相結(jié)合的方式對電子報(bào)進(jìn)行存檔。電子存儲(chǔ)應(yīng)按照年份、月份、期號等建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，將每期電子報(bào)保存為獨(dú)立的文件，格式可選用常見的文檔格式（如PDF、DOCX等）。2.紙質(zhì)備份應(yīng)選擇質(zhì)量較好的紙張進(jìn)行打印，確保內(nèi)容清晰可讀。打印后的電子報(bào)應(yīng)按照順序裝訂成冊，并在封面注明年份、月份、期號等信息，存放在專門的檔案柜中。（二）存檔期限電子報(bào)存檔期限為[X]年，以便于查閱歷史資料和進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。超過存檔期限的電子報(bào)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后可進(jìn)行銷毀處理。（三）保密措施1.對于涉及公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等內(nèi)容的電子報(bào)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。2.明確電子報(bào)的保密級別和訪問權(quán)限，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員能夠查閱和處理相關(guān)電子報(bào)。3.在電子報(bào)制作、審核、發(fā)布、存檔等過程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自傳播或泄露電子報(bào)中的敏感信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對電子報(bào)的制作、發(fā)布、存檔等工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查電子報(bào)的內(nèi)容質(zhì)量、發(fā)布時(shí)間、格式規(guī)范、保密措施等方面是否符合本制度要求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核辦法1.將電子報(bào)相關(guān)工作納入部門和個(gè)人績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，如績效加分、榮譽(yù)證書等。2.對于未按照本制度要求完成電子報(bào)工作的部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如績效扣分、通報(bào)批評等。處罰措施應(yīng)與造成的影響和后果相匹