PAGE檔案管理制度及規(guī)范一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)往來，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、高效利用的原則，合理分類、編號和存儲檔案，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。檔案管理部應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度和實施細(xì)則，并組織實施。2.負(fù)責(zé)制定檔案管理工作的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，明確檔案管理工作的目標(biāo)和任務(wù)，并組織落實。3.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案的齊全完整、規(guī)范有序。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和維護(hù)，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對已失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.負(fù)責(zé)檔案的查閱和利用工作，建立健全檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案查閱服務(wù)，同時按照規(guī)定做好檔案的對外提供利用工作。8.負(fù)責(zé)對公司/組織各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。9.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。10.負(fù)責(zé)收集、整理和保管與公司/組織有關(guān)的各種資料，如大事記、榮譽證書、重要文件等，豐富公司/組織的檔案資源。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要通知等。2.人事檔案包括員工的入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等相關(guān)文件，員工簡歷、學(xué)歷證書、培訓(xùn)記錄、績效考核、工資福利等。3.財務(wù)檔案包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料、財務(wù)預(yù)算、決算等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。5.合同檔案：包括各類合同協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件、合作意向書等。6.基建檔案：包括公司/組織的基本建設(shè)項目相關(guān)文件，如項目立項、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。7.設(shè)備檔案：包括公司/組織的設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報廢等相關(guān)文件，設(shè)備清單、說明書、操作手冊、維修記錄等。8.聲像檔案：包括公司/組織的照片、錄音、錄像等資料，反映公司/組織重大活動場景、重要人物來訪、產(chǎn)品宣傳等。9.電子檔案：包括公司/組織在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫等。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，便于檔案的分類管理和檢索利用。2.編號方法采用“年度+類別代碼+流水號”的編號方法。例如：2023XZ001，其中“2023”表示檔案形成年度，“XZ”表示行政檔案類別代碼，“001”表示該類別檔案的流水號。3.類別代碼行政檔案（XZ）、人事檔案（RS）、財務(wù)檔案（CW）、業(yè)務(wù)檔案（YW）、合同檔案（HT）、基建檔案（JJ）、設(shè)備檔案（SB）、聲像檔案（SX）、電子檔案（DZ）。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類范圍，及時收集本部門在各項工作中形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.收集要求檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，確保檔案的原始性和真實性。收集的檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、草稿、附件、簽批單等相關(guān)材料。3.收集時間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門。對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時收集整理并移交。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.整理方法按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂成冊等工作。具體步驟如下：分類：將檔案按照規(guī)定的類別進(jìn)行劃分，確保同一類別的檔案集中在一起。編號：按照檔案編號規(guī)則，對每一份檔案進(jìn)行編號，確保編號的唯一性。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檔案的檢索和查閱。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案存放檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序排列存放，便于查找和利用。對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.防火防盜檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施設(shè)備，如滅火器、煙霧報警器、防盜門、防盜窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。4.防蟲防鼠檔案庫房應(yīng)采取防蟲、防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等，防止檔案受到蟲害和鼠害的破壞。5.檔案清點檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點，核對檔案的數(shù)量、種類、編號等信息，確保檔案的齊全完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。2.密級根據(jù)檔案內(nèi)容涉及的機(jī)密程度，確定檔案的密級。密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。絕密：涉及公司/組織最重要的機(jī)密信息，一旦泄露會給公司/組織帶來極其嚴(yán)重的損失。機(jī)密：涉及公司/組織重要的機(jī)密信息，一旦泄露會給公司/組織帶來較大的損失。秘密：涉及公司/組織一般的機(jī)密信息，一旦泄露會給公司/組織帶來一定的損失。（四）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門對擬鑒定的檔案進(jìn)行初步審查，確定檔案的類別、保管期限、密級等信息，并填寫檔案鑒定登記表。2.小組審議檔案鑒定工作小組對檔案鑒定登記表進(jìn)行審議，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保管期限和密級進(jìn)行重新確定，并形成檔案鑒定意見。3.審批備案檔案鑒定意見報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門備案。（五）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定意見，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.審批簽字檔案銷毀清單報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，確保銷毀工作的合法性和嚴(yán)肅性。審批通過后，檔案管理部門方可組織實施檔案銷毀工作。3.銷毀實施檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀過程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞綄n案進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀工作進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。七、檔案查閱與利用（一）查閱范圍公司/組織內(nèi)部各部門和員工因工作需要，可以查閱本部門和本人形成的檔案。涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱時應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批。（二）查閱程序1.申請查閱檔案的部門或員工應(yīng)填寫檔案查閱申請表，并注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.審批檔案管理部門對檔案查閱申請表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級和查閱權(quán)限，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門方可為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱時應(yīng)遵守檔案查閱利用制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理檔案歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的齊全完整。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，不得將檔案用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。2.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案查閱利用服務(wù)，提高檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用。3.對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制查閱利用范圍，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批，確保檔案信息的安全。4.公司/組織外部單位或個人因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)制度辦理審批手續(xù)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，并向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。檔案統(tǒng)計工作應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、全面，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.移交范圍員工離職、退休、調(diào)動等原因離開公司/組織時，應(yīng)將本人保管的屬于公司/組織的檔案資料移交給檔案管理