PAGE報銷單填寫規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財務(wù)管理，規(guī)范報銷行為，確保公司費用支出的真實性、合理性、合法性，提高財務(wù)工作效率，特制定本報銷單填寫規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在執(zhí)行公務(wù)過程中發(fā)生的各類費用報銷。（三）基本原則1.真實性原則：報銷費用必須是實際發(fā)生的，不得虛報、假報。2.合理性原則：費用支出應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實際需要，具有合理性。3.合法性原則：報銷行為及相關(guān)憑證必須符合國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的規(guī)定。4.及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。二、報銷單填寫要求（一）基本信息1.報銷日期：填寫實際報銷的日期。2.員工姓名：填寫報銷人的姓名，應(yīng)與工資表一致。3.部門：填寫報銷人所在的部門。4.員工編號：填寫公司為員工設(shè)定的唯一編號。5.聯(lián)系方式：填寫報銷人的手機(jī)號碼或其他有效聯(lián)系方式，以便財務(wù)人員在有疑問時能及時溝通。（二）費用明細(xì)1.費用項目：詳細(xì)填寫費用的具體內(nèi)容，如差旅費、辦公用品費、業(yè)務(wù)招待費等，應(yīng)與實際發(fā)生的費用項目相符。2.金額：填寫每項費用的具體金額，大小寫必須一致。金額的計算應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得涂改。3.附件張數(shù)：填寫所附報銷憑證的張數(shù)，確保附件完整。（三）報銷事由1.詳細(xì)說明：對費用發(fā)生的原因、用途、時間、地點等進(jìn)行詳細(xì)描述，應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，能夠讓審核人員清楚了解費用的來龍去脈。2.相關(guān)證明材料：根據(jù)費用項目的不同，提供相應(yīng)的證明材料，如發(fā)票、收據(jù)、合同、出差審批單等，并在報銷單上注明附件名稱。證明材料應(yīng)真實、有效，與報銷事由相符。（四）審批簽字1.部門負(fù)責(zé)人：對本部門員工的報銷事項進(jìn)行審核，確認(rèn)費用的合理性和必要性，簽字并注明日期。2.財務(wù)審核：財務(wù)人員對報銷單的填寫規(guī)范、費用標(biāo)準(zhǔn)、附件完整性等進(jìn)行審核，審核通過后簽字并注明日期。3.總經(jīng)理審批：根據(jù)公司財務(wù)授權(quán)制度，超過一定金額的報銷需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理對報銷事項進(jìn)行最終審批，簽字并注明日期。三、各類費用報銷填寫規(guī)范（一）差旅費1.出差審批單：員工出差前應(yīng)填寫出差審批單，注明出差事由、目的地、預(yù)計出差時間、費用預(yù)算等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可出差。出差審批單應(yīng)作為差旅費報銷的附件之一。2.交通費用飛機(jī)票：填寫航班號、出發(fā)地、目的地、日期、票價等信息，并附上登機(jī)牌?；疖嚻保禾顚戃嚧?、出發(fā)站、到達(dá)站、日期、票價等信息，并附上火車票。汽車票：填寫車票號碼、出發(fā)地、目的地、日期、票價等信息，并附上汽車票。市內(nèi)交通費：按實際發(fā)生金額填寫，注明起止地點、事由等，并附上相應(yīng)的發(fā)票。3.住宿費用：填寫酒店名稱、入住日期、退房日期、房間類型、房價等信息，并附上酒店開具的發(fā)票。發(fā)票上應(yīng)注明酒店名稱、地址、聯(lián)系方式等信息，且與實際入住酒店一致。4.餐飲補(bǔ)貼：按照公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)填寫補(bǔ)貼金額，無需提供發(fā)票。（二）辦公用品費1.發(fā)票：提供辦公用品銷售方開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。2.清單：如果發(fā)票上未詳細(xì)列出辦公用品明細(xì)，可以附上銷售方提供的加蓋公章的清單，清單內(nèi)容應(yīng)與發(fā)票一致。3.入庫單：購買的辦公用品入庫時，應(yīng)填寫入庫單，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。入庫單應(yīng)由倉庫管理人員簽字確認(rèn)。報銷時，入庫單應(yīng)作為附件之一。（三）業(yè)務(wù)招待費1.招待事由：詳細(xì)說明招待的對象、目的、時間、地點等信息，以便審核人員了解招待的必要性和合理性。2.發(fā)票：提供餐飲、娛樂等服務(wù)提供方開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明服務(wù)內(nèi)容、金額等信息。發(fā)票應(yīng)與招待事由相符，不得開具與業(yè)務(wù)無關(guān)的發(fā)票進(jìn)行報銷。3.審批單：業(yè)務(wù)招待費報銷前，應(yīng)填寫業(yè)務(wù)招待費審批單，注明招待對象、預(yù)計金額、招待事由等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可報銷。審批單應(yīng)作為業(yè)務(wù)招待費報銷的附件之一。（四）通訊費1.發(fā)票：提供通訊運營商開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明手機(jī)號碼、費用所屬期間、金額等信息。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)：按照公司規(guī)定的通訊費報銷標(biāo)準(zhǔn)填寫報銷金額，超出標(biāo)準(zhǔn)部分不予報銷。（五）車輛費用1.加油費：提供加油站開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明加油日期、加油金額、車牌號等信息。2.維修保養(yǎng)費：提供汽車維修店或保養(yǎng)店開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明維修保養(yǎng)項目、金額等信息，并附上維修清單。3.保險費：提供保險公司開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明保險險種、保險期間、金額等信息。4.停車費：提供停車場開具的正規(guī)發(fā)票或收據(jù)，發(fā)票或收據(jù)上應(yīng)注明停車日期、停車地點、金額等信息。四、報銷憑證要求（一）發(fā)票1.真實性：發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、完整，不得虛開、偽造發(fā)票。2.合法性：發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，不得使用過期發(fā)票、作廢發(fā)票進(jìn)行報銷。3.完整性：發(fā)票上的各項信息應(yīng)填寫齊全，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、銷售方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計等。發(fā)票上的字跡應(yīng)清晰，不得涂改、挖補(bǔ)。（二）收據(jù)1.行政事業(yè)性收費收據(jù)：由財政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收費收據(jù)，可作為報銷憑證。收據(jù)上應(yīng)加蓋收款單位財務(wù)專用章或收費專用章。2.內(nèi)部收據(jù)：公司內(nèi)部自制的收據(jù)，如借款收據(jù)、押金收據(jù)等，可作為公司內(nèi)部往來款項的結(jié)算憑證，但不得作為費用報銷憑證。（三）其他憑證1.合同：與費用支出相關(guān)的合同，如采購合同、租賃合同等，應(yīng)作為報銷的附件之一。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、費用標(biāo)準(zhǔn)、支付方式等內(nèi)容。2.出差審批單：員工出差前填寫的出差審批單，應(yīng)作為差旅費報銷的附件之一。出差審批單應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.入庫單：購買的辦公用品、材料等入庫時填寫的入庫單，應(yīng)作為報銷的附件之一。入庫單應(yīng)由倉庫管理人員簽字確認(rèn)。五、報銷流程（一）準(zhǔn)備報銷材料員工按照本制度的要求，收集整理好各項報銷憑證，并填寫完整的報銷單。報銷憑證應(yīng)真實、有效、完整，與報銷事由相符。（二）部門負(fù)責(zé)人審核員工將填寫好的報銷單及相關(guān)附件提交給所在部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人對報銷事項進(jìn)行審核，確認(rèn)費用的合理性和必要性，簽字并注明日期。審核內(nèi)容包括：1.報銷事項是否符合公司業(yè)務(wù)需要。2.費用金額是否合理，是否超出公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.報銷憑證是否真實、有效、完整。（三）財務(wù)審核部門負(fù)責(zé)人審核通過后，員工將報銷單及相關(guān)附件提交給財務(wù)部門。財務(wù)人員對報銷單的填寫規(guī)范、費用標(biāo)準(zhǔn)、附件完整性等進(jìn)行審核，審核通過后簽字并注明日期。審核內(nèi)容包括：1.報銷單填寫是否規(guī)范，各項信息是否完整、準(zhǔn)確。2.費用是否符合公司財務(wù)制度的規(guī)定，是否在預(yù)算范圍內(nèi)。3.報銷憑證是否符合要求，發(fā)票是否真實、合法、有效，附件是否齊全。（四）總經(jīng)理審批根據(jù)公司財務(wù)授權(quán)制度，超過一定金額的報銷需經(jīng)總經(jīng)理審批。財務(wù)審核通過后，員工將報銷單提交給總經(jīng)理?？偨?jīng)理對報銷事項進(jìn)行最終審批，簽字并注明日期。（五）報銷支付總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)管理制度和資金狀況，安排報銷款項的支付。支付方式可采用現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等方式。六、違規(guī)處理1.員工違反本制度規(guī)定，虛報、假報費用的，公司將追回虛報、假報的費用，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.部門負(fù)責(zé)人對本部門員工的報銷事項審核不嚴(yán)，導(dǎo)