企業(yè)行政文件存檔與資料管理制度一、適用范圍與常見應(yīng)用場(chǎng)景本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政文件、資料的規(guī)范化管理，涵蓋文件從形成到歸檔、保管、借閱、銷毀的全生命周期管理。常見應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常行政文件處理：如通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告等文件的歸檔；專項(xiàng)資料管理：如合同協(xié)議、資質(zhì)證書、證照復(fù)印件、員工檔案、項(xiàng)目資料等分類存檔；年度檔案整理：每年年底對(duì)當(dāng)年形成的文件進(jìn)行系統(tǒng)梳理、分類、編號(hào)與歸檔；檔案借閱與查詢：?jiǎn)T工因工作需要查閱、借閱已歸檔文件時(shí)的流程管理；電子檔案管理：電子文件（如郵件、掃描件、電子文檔）的存儲(chǔ)、備份與查閱；檔案移交與銷毀：部門間檔案移交、超期檔案鑒定與銷毀的規(guī)范操作。二、文件存檔與資料管理標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）文件分類與編號(hào)規(guī)則分類維度按部門：綜合管理部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部等；按類型：文書類（通知、紀(jì)要）、合同類（協(xié)議、合同）、證照類（資質(zhì)、證照）、員工類（檔案、名冊(cè)）、項(xiàng)目類（立項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)收材料）等；按密級(jí)：公開級(jí)（內(nèi)部共享）、內(nèi)部級(jí)（部門內(nèi)）、秘密級(jí)（需審批查閱）。編號(hào)規(guī)則格式：部門代碼-文件類型代碼-年份-流水號(hào)示例：ZL-WS-2024-001（綜合管理部-文書類-2024年-第1號(hào)）部門代碼：綜合部（ZL）、財(cái)務(wù)部（CW）、人力資源部（RL）、業(yè)務(wù)部（YW）；文件類型代碼：文書（WS）、合同（HT）、證照（ZZ）、員工（YG）、項(xiàng)目（XM）。（二）歸檔前準(zhǔn)備與審核文件收集：各部門指定專人（如文員）負(fù)責(zé)本部門文件收集，保證文件完整（含、附件、審批簽批單），無缺頁、破損。文件審核：內(nèi)容審核：檢查文件是否規(guī)范（如格式統(tǒng)一、表述準(zhǔn)確、無錯(cuò)別字），審批流程是否完整（如請(qǐng)示類需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批）；敏感信息審核：確認(rèn)文件密級(jí)，標(biāo)注“公開/內(nèi)部/秘密”字樣。文件預(yù)處理：紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針，采用無酸檔案盒裝訂，每份文件附“歸檔文件封面”（含文件名稱、編號(hào)、日期、頁數(shù)）；電子文件：轉(zhuǎn)換為PDF格式（避免格式兼容問題），命名規(guī)則與紙質(zhì)文件編號(hào)一致，存儲(chǔ)至指定服務(wù)器文件夾（如“D:/企業(yè)檔案/2024年/綜合管理部”）。（三）正式歸檔操作登記入冊(cè)：紙質(zhì)文件：填寫《文件歸檔登記表》（見表1），注明文件名稱、編號(hào)、形成部門、日期、頁數(shù)、存放位置（如：檔案室-A區(qū)-3柜-2層），歸檔人簽字；電子文件：在檔案管理系統(tǒng)中錄入文件信息，電子文檔，系統(tǒng)自動(dòng)電子檔案目錄。上架存放：紙質(zhì)檔案：按“部門-年份-類型”順序排列于檔案柜，標(biāo)簽清晰（如“綜合管理部-2024年-文書類”）；電子檔案：服務(wù)器文件夾按“部門-年份-類型”分級(jí)存儲(chǔ)，定期（每月）備份至移動(dòng)硬盤或云端（如企業(yè)內(nèi)部云盤），備份記錄需存檔。（四）檔案借閱與歸還流程借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見表2），注明借閱文件名稱/編號(hào)、用途、借閱期限（一般不超過3個(gè)工作日）、借閱人簽字；密級(jí)文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)審批，秘密級(jí)文件需經(jīng)分管副總審批。借閱審批：綜合管理部檔案管理員審核申請(qǐng)表，確認(rèn)權(quán)限與用途，符合條件的簽字批準(zhǔn)；電子檔案借閱：經(jīng)審批后，檔案管理員在系統(tǒng)中開放查閱權(quán)限，禁止（特殊需求需經(jīng)分管副總批準(zhǔn)）。借閱與歸還：紙質(zhì)檔案：借閱人持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表至檔案室登記，領(lǐng)取檔案（需當(dāng)面核對(duì)文件完整性），歸還時(shí)檔案管理員檢查文件是否完好，確認(rèn)無誤后收回并注銷借閱記錄；電子檔案：借閱人通過系統(tǒng)查閱，到期后系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)閉權(quán)限，如需延期需重新申請(qǐng)。（五）保管與定期維護(hù)環(huán)境管理：檔案室保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備（如滅火器、溫濕度計(jì)、防盜門）；紙質(zhì)檔案柜定期清潔，避免陽光直射；電子服務(wù)器定期檢查運(yùn)行狀態(tài)。定期檢查：每季度：檔案管理員核對(duì)紙質(zhì)檔案目錄與實(shí)物，檢查是否有缺失、損壞；電子檔案?jìng)浞菸募c主存儲(chǔ)文件一致性檢查；每年：組織檔案鑒定小組（由綜合管理部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部代表組成）對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行評(píng)估，形成《檔案年度檢查報(bào)告》。（六）檔案鑒定與銷毀流程鑒定標(biāo)準(zhǔn)：超過保管期限的檔案（如文書類保管期限10年，合同類保管期限15年）；失去保存價(jià)值的檔案（如重復(fù)文件、內(nèi)容不完整的草稿）。銷毀流程：部門申請(qǐng)：檔案形成部門提交《檔案銷毀審批表》（見表3），注明擬銷毀檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因；鑒定小組審核：對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定，確認(rèn)可銷毀的，由部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員簽字；銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)檔案：采用粉碎或焚燒方式（需有2人以上監(jiān)銷），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《檔案銷毀記錄》；電子檔案：從服務(wù)器及備份設(shè)備中徹底刪除（不可恢復(fù)操作），記錄刪除時(shí)間與操作人。三、配套管理工具表單表1：文件歸檔登記表序號(hào)文件名稱文件編號(hào)形成部門形成日期頁數(shù)存放位置密級(jí)歸檔人歸檔日期備注1關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知ZL-WS-2024-001綜合管理部2024-01-152檔案室-A區(qū)-3柜-1層公開張*2024-01-16-2XX項(xiàng)目合作協(xié)議YW-HT-2024-002業(yè)務(wù)部2024-02-2015檔案室-B區(qū)-1柜-2層秘密李*2024-02-22附審批單表2：檔案借閱申請(qǐng)表借閱部門借閱人借閱日期聯(lián)系方式業(yè)務(wù)部王*2024-03-01借閱文件信息借閱用途借閱期限文件名稱：XX項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；編號(hào)：XM-YS-2024-003項(xiàng)目復(fù)盤2024-03-03審批意見審批人審批日期同意借閱，按時(shí)歸還。趙*(業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人)2024-02-29綜合管理部審核：檔案管理員：歸還狀態(tài)：□已歸還□未歸還劉*(檔案管理員)2024-03-01表3：檔案銷毀審批表擬銷毀檔案名稱文件編號(hào)保管期限形成日期銷毀原因2023年工作總結(jié)（草稿）ZL-WS-2023-00510年2023-12-05內(nèi)容重復(fù)，無保存價(jià)值鑒定小組意見部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員確認(rèn)經(jīng)鑒定，該檔案無繼續(xù)保存必要，同意銷毀。陳*(綜合管理部負(fù)責(zé)人)2024-03-10監(jiān)銷人銷毀日期備注張、劉2024-03-15紙質(zhì)檔案已粉碎，記錄存檔四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示及時(shí)性原則：文件應(yīng)在形成后30日內(nèi)完成歸檔，避免積壓；電子文件需在24小時(shí)內(nèi)至指定服務(wù)器。保密性原則：秘密級(jí)檔案需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)分管副總審批，嚴(yán)禁私自復(fù)制、摘抄；電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限，定期更新密碼。完整性原則：歸檔文件需包含所有附件、審批記錄，不得遺漏；借閱檔案時(shí)借閱人與檔案管理員共同檢查文件完整性，歸還時(shí)確認(rèn)無涂改、損毀。可追溯性原則：所有操作（歸檔、借閱、銷毀）需留有書面或電子記錄，保證每份檔案的流向可查；檔案管理員變動(dòng)時(shí)，需辦