為規(guī)范行政辦公室日常運(yùn)營(yíng)秩序，提升辦公效率與服務(wù)質(zhì)量，維護(hù)良好的工作環(huán)境與團(tuán)隊(duì)協(xié)作氛圍，依據(jù)公司管理要求及實(shí)際工作需要，特制定本規(guī)范。一、總則1.適用范圍：本規(guī)范適用于公司行政辦公室及所屬各崗位人員，涵蓋日常辦公行為、環(huán)境管理、文書檔案、會(huì)議組織、后勤安全等工作范疇。2.管理原則：堅(jiān)持高效協(xié)作（簡(jiǎn)化流程、強(qiáng)化配合）、規(guī)范有序（制度約束、流程清晰）、安全保密（重視信息安全與辦公安全）、以人為本（兼顧工作效率與員工體驗(yàn)）的原則，保障辦公工作科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。二、人員日常管理（一）考勤管理1.工作時(shí)間：實(shí)行周一至周五工作制（特殊崗位按排班執(zhí)行），每日工作時(shí)段為9:00-18:00（含1小時(shí)午休，具體以公司通知為準(zhǔn)）。2.請(qǐng)假流程：?jiǎn)T工因事、因病需請(qǐng)假時(shí)，事假/病假需提前1個(gè)工作日向直屬上級(jí)提交書面申請(qǐng)（特殊情況可先電話報(bào)備，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全手續(xù)），經(jīng)審批后方可離崗；請(qǐng)假時(shí)長(zhǎng)超3個(gè)工作日的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部聯(lián)合審批。3.考勤統(tǒng)計(jì)：行政部每月5日前匯總上月考勤數(shù)據(jù)，結(jié)合打卡記錄、請(qǐng)假憑證形成考勤報(bào)表，作為績(jī)效考核、薪資核算的依據(jù)。（二）行為規(guī)范1.著裝要求：辦公時(shí)間內(nèi)，商務(wù)崗人員著正裝（襯衫、西褲/套裙）；非商務(wù)崗人員著裝整潔得體，禁止穿拖鞋、背心、短褲進(jìn)入辦公區(qū)。2.辦公紀(jì)律：禁止在辦公時(shí)間內(nèi)玩游戲、刷短視頻、炒股或從事與工作無關(guān)的活動(dòng)；辦公區(qū)域內(nèi)保持安靜，禁止大聲喧嘩、爭(zhēng)吵或聚集閑聊，接聽私人電話應(yīng)移步至走廊等非干擾區(qū)域；手機(jī)調(diào)至靜音或振動(dòng)模式，會(huì)議及重要溝通場(chǎng)合需關(guān)機(jī)或調(diào)至飛行模式。（三）協(xié)作與溝通1.部門間協(xié)作需遵循“首問負(fù)責(zé)”原則：首位接收協(xié)作需求的人員需跟蹤至問題解決，禁止推諉扯皮；跨部門協(xié)作需提前明確任務(wù)邊界、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人，必要時(shí)簽訂書面協(xié)作單。2.內(nèi)部溝通優(yōu)先使用企業(yè)微信、OA系統(tǒng)等官方渠道，重要事項(xiàng)需同步郵件留痕；對(duì)外溝通需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，確?？趶浇y(tǒng)一、信息準(zhǔn)確。三、辦公環(huán)境管理（一）衛(wèi)生管理1.實(shí)行“個(gè)人工位負(fù)責(zé)制+公共區(qū)域值日制”：個(gè)人工位每日下班前整理，文件、辦公用品分類歸位，桌面無雜物；公共區(qū)域（走廊、會(huì)議室、茶水間）由值日人員按排班表清掃，垃圾每日17:30前清理，衛(wèi)生間衛(wèi)生由保潔人員定時(shí)維護(hù)。2.禁止在辦公區(qū)隨地吐痰、亂扔垃圾，茶水間使用后需清理個(gè)人餐具、水杯，保持臺(tái)面整潔。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）由行政部統(tǒng)一登記造冊(cè)，使用人需愛護(hù)設(shè)備，按操作手冊(cè)規(guī)范使用；設(shè)備故障需填寫《報(bào)修單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部維修，禁止私自拆卸。2.節(jié)約能源：下班前關(guān)閉個(gè)人工位的電腦、臺(tái)燈、打印機(jī)電源；非使用時(shí)段關(guān)閉公共區(qū)域的空調(diào)、照明；洗手后及時(shí)關(guān)閉水龍頭，避免長(zhǎng)流水。（三）環(huán)境秩序1.辦公區(qū)域布局嚴(yán)禁私自改動(dòng)，工位物品擺放需整齊有序，禁止在墻面、桌面亂貼亂畫；公共通道禁止堆放雜物，確保消防通道暢通。2.辦公區(qū)禁止私拉電線、使用大功率違規(guī)電器（如熱得快、電暖器）；吸煙需至指定吸煙區(qū)，禁止在辦公區(qū)、樓梯間吸煙。四、文書與檔案管理（一）公文處理1.收文流程：行政部收到外部公文后，登記編號(hào)并呈送總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)批示，按批示意見流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門承辦；承辦部門需在3個(gè)工作日內(nèi)反饋處理結(jié)果（復(fù)雜事項(xiàng)可申請(qǐng)延期）。2.發(fā)文流程：部門擬稿后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部核稿（格式、措辭合規(guī)性），報(bào)總經(jīng)理審批后印發(fā)；發(fā)文需加蓋公章，電子版同步上傳OA系統(tǒng)歸檔。（二）檔案管理1.檔案分類：按“人事檔案、合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案”等類別歸檔，紙質(zhì)檔案需編號(hào)、裝盒，電子檔案同步備份至指定服務(wù)器。2.借閱流程：借閱紙質(zhì)檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員審批；涉密檔案（如核心客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）僅限指定人員查閱，借閱后需當(dāng)日歸還。（三）信息管理2.員工離職前需移交全部工作文檔（含電子文件），刪除個(gè)人設(shè)備中的公司涉密信息，經(jīng)行政部、IT部雙重確認(rèn)后方可辦理離職手續(xù)。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議組織1.會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起人需提前1個(gè)工作日確定議題、時(shí)間、參會(huì)人員，通過OA系統(tǒng)發(fā)送會(huì)議通知（附會(huì)議資料）；會(huì)議室使用需提前在“會(huì)議室預(yù)約表”登記，避免沖突。2.會(huì)后落實(shí)：行政部需在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》，明確任務(wù)責(zé)任人、完成時(shí)限，發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)部門；責(zé)任人需按要求推進(jìn)工作，每周向會(huì)議發(fā)起人反饋進(jìn)度。（二）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員需提前5分鐘到場(chǎng)，遲到者需向主持人說明原因；無特殊情況不得缺席，確需請(qǐng)假的需提前向發(fā)起人報(bào)備，委托他人參會(huì)需提交書面委托書。2.會(huì)議期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，禁止交頭接耳、中途離場(chǎng)（緊急情況需舉手示意）；發(fā)言需圍繞議題，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，避免冗長(zhǎng)討論。六、后勤與安全管理（一）后勤保障1.辦公用品管理：行政部每月25日統(tǒng)計(jì)各部門需求，統(tǒng)一采購(gòu)、發(fā)放；員工領(lǐng)用辦公用品需填寫《領(lǐng)用登記表》，按需領(lǐng)取，禁止浪費(fèi)（如一次性筆芯用完后換芯，而非整支丟棄）。2.后勤服務(wù)：茶水間提供的飲品、零食僅限辦公時(shí)間內(nèi)取用，禁止私自帶離；快遞收發(fā)需至公司指定區(qū)域，禁止在辦公區(qū)堆放個(gè)人快遞。（二）安全管理1.消防安全：辦公區(qū)禁止存放易燃、易爆物品，消防器材（滅火器、消火栓）由行政部每月檢查，確保完好有效；員工需熟悉疏散通道及滅火器使用方法，嚴(yán)禁堵塞消防通道。2.防盜與應(yīng)急：下班前關(guān)閉門窗、鎖好抽屜；辦公設(shè)備、重要文件需妥善保管，貴重物品禁止帶入辦公區(qū)；遇火災(zāi)、地震等突發(fā)事件，按《應(yīng)急預(yù)案》有序撤離，事后及時(shí)上報(bào)行政部。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部每周開展“辦公紀(jì)律巡查”，重點(diǎn)檢查考勤、環(huán)境、設(shè)備使用等情況，發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)場(chǎng)記錄并責(zé)令整改；部門負(fù)責(zé)人每月組織本部門自查，形成《自查報(bào)告》交行政部備案。2.員工可通過“意見箱”“企業(yè)微信反饋通道”匿名提報(bào)違規(guī)行為或優(yōu)化建議，行政部需在3個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)處理結(jié)果。（二）考核辦法1.月度考核：將辦公規(guī)范執(zhí)行情況納入部門及個(gè)人績(jī)效考核，滿分10分；違規(guī)一次扣1-3分（如遲到扣1分、辦公區(qū)吸煙扣3分），得分與績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤。2.獎(jiǎng)懲措施：季度評(píng)選“優(yōu)秀辦公團(tuán)隊(duì)”“規(guī)范標(biāo)兵”，給予榮譽(yù)證書及績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)；屢教