PAGE規(guī)范保密臺(tái)賬制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的保密管理，規(guī)范保密臺(tái)賬的建立、使用和管理，確保公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等得到妥善保護(hù)，防止信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及保密信息管理的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保保密臺(tái)賬制度合法有效。2.全面覆蓋原則：涵蓋公司/組織各類保密信息，包括但不限于技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、客戶信息等，做到無遺漏。3.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保密臺(tái)賬記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，信息更新及時(shí)，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和時(shí)效性。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止保密臺(tái)賬信息被非法獲取、篡改或泄露。二、保密臺(tái)賬的建立（一）臺(tái)賬分類1.人員保密臺(tái)賬記錄公司/組織內(nèi)涉及保密工作的人員信息，包括姓名、部門、崗位、入職時(shí)間、保密承諾簽署情況等。對接觸重要保密信息的人員進(jìn)行標(biāo)識(shí)和跟蹤管理。2.文件資料保密臺(tái)賬詳細(xì)登記公司/組織各類保密文件、資料的名稱、編號(hào)、密級(jí)、來源、產(chǎn)生時(shí)間、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。對于電子文件，還應(yīng)記錄存儲(chǔ)位置、訪問權(quán)限等相關(guān)內(nèi)容。3.設(shè)備設(shè)施保密臺(tái)賬對涉及保密信息存儲(chǔ)、處理的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行登記，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。記錄設(shè)備設(shè)施的型號(hào)、編號(hào)、使用部門、啟用時(shí)間、維護(hù)記錄、存儲(chǔ)保密信息情況等。4.會(huì)議活動(dòng)保密臺(tái)賬針對涉及保密內(nèi)容的會(huì)議、活動(dòng)進(jìn)行記錄，包括會(huì)議/活動(dòng)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、會(huì)議/活動(dòng)內(nèi)容摘要、保密要求及措施等。5.對外合作保密臺(tái)賬當(dāng)公司/組織與外部單位開展合作涉及保密信息時(shí)，建立相應(yīng)臺(tái)賬，記錄合作項(xiàng)目名稱、合作單位、合作內(nèi)容、保密協(xié)議簽訂情況、保密信息交接記錄等。（二）臺(tái)賬建立流程1.信息收集各部門/崗位指定專人負(fù)責(zé)收集本部門/崗位涉及保密臺(tái)賬的相關(guān)信息，確保信息全面、準(zhǔn)確。2.信息整理收集到的信息由專人進(jìn)行整理，按照臺(tái)賬分類要求進(jìn)行分類匯總，去除重復(fù)、無效信息。3.臺(tái)賬錄入將整理好的信息錄入保密臺(tái)賬管理系統(tǒng)或紙質(zhì)臺(tái)賬，確保錄入內(nèi)容與原始信息一致。錄入過程中要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，防止錯(cuò)誤信息錄入。4.臺(tái)賬審核臺(tái)賬錄入完成后，由保密管理部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括信息的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。對于審核不通過的信息，及時(shí)反饋給錄入部門進(jìn)行修改完善。5.臺(tái)賬存檔審核通過的保密臺(tái)賬按照規(guī)定進(jìn)行存檔。紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)存放在安全保密的檔案柜中，電子臺(tái)賬應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。三、保密臺(tái)賬的使用（一）日常查詢1.公司/組織內(nèi)相關(guān)人員因工作需要查詢保密臺(tái)賬時(shí)，應(yīng)填寫查詢申請表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。2.查詢申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至保密管理部門。3.保密管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后，為查詢?nèi)藛T提供相應(yīng)的臺(tái)賬信息，并做好查詢記錄。查詢記錄應(yīng)包括查詢時(shí)間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等。（二）統(tǒng)計(jì)分析1.保密管理部門定期對保密臺(tái)賬進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如統(tǒng)計(jì)保密文件資料的數(shù)量變化、各類人員接觸保密信息的情況、設(shè)備設(shè)施的使用頻率等。2.通過統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)保密管理中存在的問題和潛在風(fēng)險(xiǎn)，為制定針對性的保密措施提供數(shù)據(jù)支持。3.統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)以報(bào)告形式提交給公司/組織管理層，為決策提供參考依據(jù)。（三）信息共享1.在確保安全保密的前提下，根據(jù)工作需要，部分保密臺(tái)賬信息可在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行有限度的共享。2.信息共享應(yīng)遵循最小化原則，僅提供必要的信息給相關(guān)人員，并明確共享信息的使用范圍和保密要求。3.共享信息的過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括共享時(shí)間、共享人員、共享內(nèi)容、接收人員等，以便進(jìn)行追溯和管理。四、保密臺(tái)賬的管理（一）專人負(fù)責(zé)保密臺(tái)賬管理工作由公司/組織指定的專人負(fù)責(zé)，該人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)、責(zé)任心和專業(yè)知識(shí)。專人負(fù)責(zé)對保密臺(tái)賬進(jìn)行日常維護(hù)、更新、保管等工作，確保臺(tái)賬信息的安全和完整。（二）定期更新1.保密臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行更新，確保信息的時(shí)效性。2.人員信息發(fā)生變動(dòng)（如離職、崗位調(diào)整等）時(shí)，應(yīng)及時(shí)在人員保密臺(tái)賬中進(jìn)行更新。3.文件資料的密級(jí)、保管期限、存放地點(diǎn)等信息如有變更，應(yīng)在文件資料保密臺(tái)賬中同步更新。4.設(shè)備設(shè)施的維護(hù)記錄、使用情況等發(fā)生變化時(shí)，要及時(shí)更新設(shè)備設(shè)施保密臺(tái)賬。（三）安全保管1.保密臺(tái)賬應(yīng)存放在安全保密的場所，防止臺(tái)賬信息被非法獲取、篡改或損壞。2.對于紙質(zhì)臺(tái)賬，應(yīng)存放在有鎖的檔案柜中，并放置在專門的保密檔案室或房間內(nèi)。檔案柜應(yīng)定期檢查，確保其安全性。3.對于電子臺(tái)賬，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、備份存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，并定期進(jìn)行恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。4.嚴(yán)格限制對保密臺(tái)賬的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。訪問應(yīng)進(jìn)行登記，記錄訪問時(shí)間、訪問人員、訪問內(nèi)容等信息。（四）監(jiān)督檢查1.保密管理部門定期對保密臺(tái)賬的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括臺(tái)賬的建立、使用、更新、保管等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用自查、互查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。3.建立保密臺(tái)賬管理監(jiān)督檢查檔案，記錄檢查情況、整改情況等信息，以便進(jìn)行跟蹤和管理。五、保密臺(tái)賬的保密措施（一）人員保密培訓(xùn)1.對涉及保密臺(tái)賬管理的人員進(jìn)行定期的保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、保密臺(tái)賬管理要求、信息安全知識(shí)等。3.通過培訓(xùn)，使相關(guān)人員熟悉保密臺(tái)賬管理流程，掌握保密技能，明確保密責(zé)任。（二）技術(shù)防護(hù)措施1.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段對保密臺(tái)賬進(jìn)行保護(hù)，如加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、訪問控制技術(shù)等。2.對保密臺(tái)賬管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.定期對保密臺(tái)賬管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（三）物理隔離措施1.對于存放保密臺(tái)賬紙質(zhì)文件的場所，應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.在保密檔案室或房間設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制人員出入，并對進(jìn)入人員進(jìn)行身份驗(yàn)證和登記。3.對涉及保密臺(tái)賬管理的設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等，應(yīng)放置在專門的機(jī)房或區(qū)域，與其他設(shè)備設(shè)施進(jìn)行物理隔離，防止信息泄露。（四）應(yīng)急處置措施1.制定保密臺(tái)賬信息泄露應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.當(dāng)發(fā)生保密臺(tái)賬信息泄露事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施防止信息進(jìn)一步擴(kuò)散。3.對泄露事件進(jìn)行調(diào)查，查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任，并及時(shí)向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)告。4.根據(jù)事件影響程度，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如對泄露信息進(jìn)行追回、更換密碼、更新系統(tǒng)等，降低事件造成的損失。六、保密臺(tái)賬的銷毀（一）銷毀條件1.保密臺(tái)賬中的信息已超過保管期限，且經(jīng)鑒定不再具有保存價(jià)值的。2.因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，保密臺(tái)賬已不再使用且無留存必要的。3.保密臺(tái)賬信息存在安全隱患，經(jīng)評估需要銷毀的。（二）銷毀流程1.由使用部門提出保密臺(tái)賬銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明銷毀臺(tái)賬的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至保密管理部門。3.保密管理部門對銷毀申請進(jìn)行審核，審核通過后，組織相關(guān)人員對擬銷毀的保密臺(tái)賬進(jìn)行清點(diǎn)、核對。4.采用適當(dāng)?shù)姆绞綄ΡＣ芘_(tái)賬進(jìn)行銷毀，如紙質(zhì)臺(tái)賬可采用粉碎、焚燒等方式銷毀，電子臺(tái)賬可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式銷毀。5.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、參與人員等。6.銷毀完成后，由保密管理