PAGE采購領域規(guī)范管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購領域的各項活動，確保采購工作的合法性、合規(guī)性、高效性和公正性，保障公司利益，提高采購質量，降低采購成本，促進公司業(yè)務的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及采購活動的部門和人員，包括但不限于原材料采購、設備采購、服務采購等各類采購項目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：遵循公司內部制定的各項規(guī)章制度和流程，確保采購過程規(guī)范有序。3.公開透明原則：采購信息應及時、準確地公開，采購過程應接受監(jiān)督，確保公平競爭。4.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，不偏袒、不歧視，依據客觀標準進行采購決策。5.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。二、采購流程規(guī)范（一）采購需求提出1.各部門根據業(yè)務發(fā)展需要，定期或不定期提出采購需求。采購需求應明確、具體，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、交貨時間等詳細信息。2.對于緊急采購需求，應及時與采購部門溝通，并說明緊急原因和預計交貨時間。（二）采購申請審批1.采購需求部門填寫采購申請表，經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購申請表應詳細說明采購項目的必要性、預算金額、采購方式等內容。3.采購部門對采購申請進行初步審核，重點審核采購需求的合理性、預算的準確性以及采購方式的適用性。對于不符合要求的采購申請，采購部門應及時與需求部門溝通并提出修改意見。4.經采購部門審核通過的采購申請，按照公司審批權限規(guī)定，提交至相應層級的領導進行審批。審批通過后，采購申請生效，進入采購執(zhí)行階段。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部門應建立供應商信息庫，通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況。對于符合基本要求的潛在供應商，采購部門安排實地考察或要求其提供樣品進行測試，以進一步了解其實際情況。2.供應商評估與準入采購部門定期對已合作的供應商進行評估，評估內容包括交貨及時性、產品質量、價格合理性、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于新申請準入的供應商，采購部門應按照公司制定的供應商準入標準進行審核，審核通過后，將其納入供應商信息庫，并給予相應的供應商等級。3.供應商淘汰與更換對于連續(xù)兩次評估結果為不合格的供應商，采購部門應及時將其從供應商信息庫中淘汰，并停止與其合作。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商存在嚴重違約行為或產品質量問題，采購部門有權立即終止合作，并采取相應的措施，如要求供應商承擔違約責任、更換供應商等。（四）采購方式確定1.采購部門根據采購項目的特點、金額大小、市場情況等因素，綜合考慮選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.對于達到國家規(guī)定的公開招標數額標準的采購項目，必須采用公開招標方式進行采購。對于未達到公開招標數額標準，但符合其他采購方式適用條件的項目，可以采用相應的采購方式進行采購。3.在確定采購方式時，采購部門應嚴格按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進行審批，并確保采購方式的選擇符合公平、公正、公開的原則。（五）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商協(xié)商擬訂采購合同條款，合同條款應明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。2.采購合同草案經采購部門負責人審核后，提交至公司法律部門進行合法性審查。法律部門應重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。3.根據法律部門的審查意見，采購部門與供應商對合同條款進行修改和完善，確保合同的合法性和有效性。4.采購合同經雙方簽字蓋章后生效，并按照合同約定履行各自的義務。采購部門應建立采購合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行詳細記錄。（六）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門根據合同約定，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。2.采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調，采取相應的措施解決問題。（七）采購驗收1.采購物品到貨前，采購部門應通知相關驗收部門和人員做好驗收準備工作。驗收部門和人員應根據采購合同和相關標準，對采購物品的數量、質量、規(guī)格等進行驗收。2.對于重要的采購項目或金額較大的采購物品，應組織成立專門的驗收小組進行驗收。驗收小組應由采購部門、使用部門、質量部門等相關人員組成，共同對采購物品進行驗收。3.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)采購物品存在數量短缺、質量不合格、規(guī)格不符等問題，驗收人員應及時填寫驗收報告，并要求供應商限期整改或退換貨。4.采購物品經驗收合格后，驗收人員應在驗收報告上簽字確認，并將驗收報告提交至采購部門。采購部門根據驗收結果辦理付款手續(xù)。（八）采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.付款申請單應詳細說明采購項目的名稱、合同編號、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等內容。3.財務部門對付款申請進行審核，重點審核采購合同的執(zhí)行情況是否符合約定、驗收報告是否真實有效、付款金額是否準確等。審核通過后，按照公司財務管理制度辦理付款手續(xù)。4.對于采用預付款方式的采購項目，采購部門應在簽訂采購合同后，按照合同約定的預付款比例申請預付款。在支付預付款時，應嚴格控制風險，確保預付款的安全收回。三、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部門應分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對密切關注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動情況，通過與多家供應商談判、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。建立市場價格預警機制，當市場價格出現(xiàn)異常波動時，及時調整采購策略，確保采購成本的合理性。2.供應商風險應對加強對供應商的管理和監(jiān)督，定期對供應商進行評估和考核，確保供應商的資質和信譽良好。與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權利和義務，約束供應商的行為，降低供應商違約風險。建立供應商備用機制，對于重要的采購項目，選擇多家供應商作為備用，以防止因單一供應商出現(xiàn)問題而影響采購業(yè)務的正常開展。3.質量風險應對在采購合同中明確質量標準和驗收條款，要求供應商提供質量合格證明文件。加強對采購物品的檢驗和驗收工作，嚴格按照相關標準進行檢驗，確保采購物品的質量符合要求。對于質量不合格的采購物品，及時與供應商溝通協(xié)商，要求其承擔違約責任，采取退換貨、整改等措施，確保公司利益不受損失。4.合同風險應對加強采購合同的管理，嚴格按照合同簽訂流程進行合同擬訂、審核、簽訂等工作，確保合同的合法性和有效性。定期對采購合同進行審查和清理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題，防范合同風險。對于合同變更、終止等情況，應按照合同約定和公司規(guī)定的程序進行處理，確保合同變更、終止的合法性和合規(guī)性。5.付款風險應對建立健全付款審批制度，嚴格按照公司財務管理制度辦理付款手續(xù)，確保付款金額準確、付款時間合理。加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時掌握供應商的交貨情況和驗收結果，避免因供應商未履行合同義務而導致付款風險。對于存在付款風險的采購項目，應采取相應的風險防范措施，如要求供應商提供擔保、暫扣部分貨款等，確保公司資金安全。四、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，審查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受管理層的監(jiān)督和指導。3.公司設立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報信息，公司應及時進行調查處理，并對舉報人給予保護和獎勵。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供采購活動的相關資料和信息，確保采購活動合法合規(guī)。2.對于涉及公共利益、社會關注度高的采購項目，應主動接受社會公眾的監(jiān)督，及時公開采購信息和采購結果，提高采購活動的透明度。五、采購人員管理（一）人員資質與培訓1.采購人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉采購業(yè)務流程和相關法律法規(guī)。采購人員應具備良好的溝通協(xié)調能力、談判能力、風險意識和責任心。2.公司定期組織采購人員參加業(yè)務培訓和法律法規(guī)培訓，提高采購人員的業(yè)務水平和綜合素質。培訓內容包括采購流程、供應商管理、合同管理、風險管理、法律法規(guī)等方面。（二）職業(yè)道德與廉潔自律1.采購人員應遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實守信，廉潔奉公