PAGE如何規(guī)范律師函制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織律師函的使用，確保律師函的發(fā)送符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，有效維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所有涉及律師函發(fā)送的相關(guān)業(yè)務(wù)活動及人員。（三）定義1.律師函：指由本公司/組織委托律師事務(wù)所出具，旨在向特定對象傳達(dá)法律要求、主張權(quán)利或表達(dá)法律意見的正式書面文件。2.委托律師事務(wù)所：指與本公司/組織簽訂法律服務(wù)合同，負(fù)責(zé)出具律師函的專業(yè)法律機構(gòu)。二、律師函的起草與審核（一）起草1.需求提出各業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員在需要發(fā)送律師函時，應(yīng)詳細(xì)填寫《律師函起草申請表》，說明發(fā)函背景、目的、涉及事項、對方信息及具體要求等內(nèi)容。2.資料提供同時，向負(fù)責(zé)起草律師函的法務(wù)人員或委托律師事務(wù)所提供與發(fā)函事項相關(guān)的全部資料，包括但不限于合同協(xié)議、往來文件、證據(jù)材料等，確保資料真實、完整、準(zhǔn)確。3.起草流程法務(wù)人員或委托律師事務(wù)所收到《律師函起草申請表》及相關(guān)資料后，應(yīng)及時安排專業(yè)律師進(jìn)行起草。起草律師應(yīng)依據(jù)事實和法律規(guī)定，明確闡述發(fā)函事項的法律關(guān)系、對方責(zé)任及我方要求，確保律師函內(nèi)容清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語言規(guī)范。（二）審核1.內(nèi)部審核律師函起草完成后，先由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括律師函格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映事實和法律依據(jù)、措辭是否恰當(dāng)、是否符合公司/組織利益等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與起草律師溝通修改。2.法律審核初步審核通過后，提交至公司/組織的法律顧問或外聘法律專家進(jìn)行法律審核。法律顧問或法律專家應(yīng)從專業(yè)法律角度對律師函進(jìn)行全面審查，重點關(guān)注法律適用是否正確、權(quán)利主張是否合理、風(fēng)險提示是否充分等。對于重大、復(fù)雜事項的律師函，必要時可組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)人員及律師事務(wù)所進(jìn)行專題研討，確保律師函的合法性、有效性和可操作性。3.審批經(jīng)法律審核通過的律師函，按照公司/組織內(nèi)部審批流程提交審批。審批人應(yīng)根據(jù)律師函涉及事項的重要程度、金額大小等因素進(jìn)行綜合判斷，做出批準(zhǔn)或修改的決定。對于涉及重大決策、大額經(jīng)濟(jì)利益或可能引發(fā)重大法律風(fēng)險的律師函，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。三、律師函的發(fā)送與送達(dá)（一）發(fā)送1.發(fā)送方式律師函原則上應(yīng)通過郵政特快專遞（EMS）或掛號信等具有可查詢記錄的方式發(fā)送，并要求收件人簽收。特殊情況下，如經(jīng)對方同意或根據(jù)實際情況確有必要，也可采用其他可靠的送達(dá)方式，但應(yīng)確保能夠有效證明送達(dá)事實。2.發(fā)送記錄負(fù)責(zé)發(fā)送律師函的人員應(yīng)詳細(xì)記錄發(fā)送過程，包括郵件單號、發(fā)件日期、收件人信息、郵寄地址等，并及時將發(fā)送記錄反饋給法務(wù)部門備案。發(fā)送記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和核對。（二）送達(dá)1.送達(dá)確認(rèn)對于通過郵政特快專遞或掛號信發(fā)送的律師函，應(yīng)及時跟蹤?quán)]件送達(dá)情況。如收件人簽收，應(yīng)要求其在回執(zhí)上簽字確認(rèn)；如收件人拒收或無法送達(dá)，應(yīng)保留相關(guān)證據(jù)，如郵政部門出具的拒收證明、退回郵件等。2.替代送達(dá)在無法直接送達(dá)的情況下，可根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定采用替代送達(dá)方式，如留置送達(dá)、公告送達(dá)等。采用替代送達(dá)方式時，應(yīng)嚴(yán)格按照法定程序進(jìn)行，并確保相關(guān)證據(jù)的收集和保存，以證明律師函已有效送達(dá)對方。四、律師函的跟蹤與反饋（一）跟蹤1.定期跟蹤法務(wù)部門應(yīng)定期對已發(fā)送的律師函進(jìn)行跟蹤，了解對方的反應(yīng)和動態(tài)。對于重要律師函，應(yīng)每周至少跟蹤一次；對于一般律師函，可每兩周跟蹤一次。跟蹤內(nèi)容包括對方是否有回復(fù)、回復(fù)內(nèi)容及采取的行動等。2.異常情況處理如發(fā)現(xiàn)對方有異常反應(yīng)或可能引發(fā)新的法律風(fēng)險的情況，應(yīng)及時與相關(guān)業(yè)務(wù)部門和律師事務(wù)所溝通，共同研究應(yīng)對措施，并及時向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）反饋1.反饋內(nèi)容律師事務(wù)所應(yīng)及時向公司/組織反饋律師函的發(fā)送及對方反應(yīng)情況，包括送達(dá)情況、對方回復(fù)內(nèi)容、律師分析意見及建議等。反饋應(yīng)形成書面報告，定期提交給法務(wù)部門。2.溝通協(xié)調(diào)法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)律師事務(wù)所的反饋報告，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，共同商討下一步工作方案。對于需要進(jìn)一步采取法律行動或協(xié)商解決的事項，應(yīng)明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保工作順利推進(jìn)。五、律師函的存檔與管理（一）存檔1.文件整理律師函發(fā)送及相關(guān)資料收集完成后，法務(wù)部門應(yīng)及時對文件進(jìn)行整理歸檔。歸檔內(nèi)容包括律師函原件、《律師函起草申請表》、相關(guān)證據(jù)材料、發(fā)送記錄、送達(dá)回執(zhí)、對方回復(fù)文件等。2.檔案管理建立專門的律師函檔案管理制度，對檔案進(jìn)行分類存放，便于查詢和檢索。檔案應(yīng)按照年度、發(fā)函事項等進(jìn)行分類編號，確保檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。同時，應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案丟失、損壞或泄密。（二）查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱律師函檔案的，應(yīng)填寫《律師函檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到法務(wù)部門查閱。查閱時應(yīng)在法務(wù)人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。2.借閱規(guī)定因特殊情況需要借閱律師函檔案的，應(yīng)填寫《律師函檔案借閱申請表》，經(jīng)法務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，按時歸還。歸還時，法務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料是否完整、有無損壞等情況。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督法務(wù)部門負(fù)責(zé)對律師函制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對律師函的起草、審核、發(fā)送、跟蹤及存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督接受公司/組織內(nèi)部審計部門及上級主管部門的監(jiān)督檢查，積極配合審計部門對律師函相關(guān)業(yè)務(wù)的審計工作，如實提供資料和情況，確保律師函制度的合規(guī)執(zhí)行。（二）考核1.考核指標(biāo)建立律師函制度執(zhí)行情況考核指標(biāo)體系，主要包括律師函起草質(zhì)量、審核通過率、發(fā)送及時率、送達(dá)成功率、跟蹤反饋及時性、檔案管理規(guī)范性等指標(biāo)。2.考核方式考核采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期考核每半年進(jìn)行一次，根據(jù)考核指標(biāo)對各相關(guān)部門及人員進(jìn)行評分排名；不定期抽查根據(jù)實際工作需要隨時開展，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行通報批評。3.結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果與部門及個人績效掛鉤，并作為公司/組織內(nèi)部評先評優(yōu)、晉升獎勵等的重要依據(jù)。對于在律師函制度執(zhí)行過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反制度規(guī)定、造成不良后果的，依法依規(guī)追究責(zé)任。