PAGE規(guī)范管理會議制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性和有效性，特制定本制度。本制度旨在明確會議的組織、流程、要求等方面的規(guī)范，使公司各級會議能夠有序、高效地進行，為公司的正常運營和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項目會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應注重實效，精簡流程，避免形式主義，確保會議能夠解決實際問題，達成預期目標。2.分級負責原則：根據(jù)會議的性質和級別，明確各級管理人員在會議組織、主持、參與等方面的職責，確保會議有序進行。3.規(guī)范有序原則：會議的組織、議程安排、記錄等環(huán)節(jié)應嚴格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，保證會議的規(guī)范性和嚴肅性。二、會議分類及職責分工（一）公司級會議1.定義：公司級會議是由公司高層領導主持，涉及公司整體戰(zhàn)略、決策、重大事項等方面的會議。2.職責分工會議召集人：公司總經(jīng)理或董事長，負責確定會議主題、議程和參會人員范圍。會議組織者：公司行政部門，負責會議的籌備工作，包括場地安排、資料準備、通知發(fā)布等。會議記錄人：行政部門指定專人，負責記錄會議內容、決議等。參會人員：公司高層領導、各部門負責人等。（二）部門級會議1.定義：部門級會議是由各部門負責人主持，圍繞部門工作開展、任務安排、溝通協(xié)調等方面的會議。2.職責分工會議召集人：各部門負責人，負責確定會議主題、議程和參會人員范圍。會議組織者：各部門內勤人員，負責會議的籌備工作，如場地申請、資料收集等。會議記錄人：部門內勤人員兼任，負責記錄會議內容。參會人員：部門全體員工或相關崗位人員。（三）項目會議1.定義：項目會議是針對公司具體項目開展過程中涉及的進度、質量、問題解決等方面的會議。2.職責分工會議召集人：項目經(jīng)理，負責確定會議主題、議程和參會人員范圍。會議組織者：項目助理，負責會議的籌備工作，如資料整理、通知發(fā)送等。會議記錄人：項目助理兼任，負責記錄會議內容。參會人員：項目團隊成員、相關協(xié)作部門人員等。三、會議組織與籌備（一）會議計劃1.會議召集人應提前制定會議計劃，明確會議的主題、目的、時間、地點、議程、參會人員等信息。2.對于重要會議，應提前[X]個工作日將會議計劃提交給會議組織者，以便進行籌備工作。（二）會議通知1.會議組織者應根據(jù)會議召集人的要求，及時發(fā)布會議通知。通知應明確會議的基本信息，包括時間、地點、主題、議程等，并要求參會人員提前做好準備。2.會議通知應采用書面、郵件、內部通訊軟件等多種方式發(fā)布，確保所有參會人員能夠及時收到通知。對于重要會議，應提前[X]個工作日發(fā)出通知；對于一般性會議，應提前[X]個工作日發(fā)出通知。（三）會議資料準備1.根據(jù)會議主題和議程，會議組織者應準備相關的會議資料，如報告、文件、數(shù)據(jù)等。資料應確保準確、完整，并提前分發(fā)給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好發(fā)言準備。2.對于需要在會議上討論和決策的重要事項，應提前準備詳細的分析報告和方案建議，供參會人員參考。（四）會議場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和需求，合理安排會議場地。場地應具備良好的通風、采光條件，音響、投影等設備應正常運行，確保會議能夠順利進行。2.對于重要會議，應提前檢查場地布置、設備調試等情況，確保會議環(huán)境符合要求。四、會議流程（一）會議簽到1.參會人員應按照會議通知要求，提前到達會議場地進行簽到。簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息。2.會議組織者應在會議開始前[X]分鐘完成簽到工作，并對未按時簽到的人員進行記錄和催辦。（二）會議開場1.會議召集人應準時到達會議場地，宣布會議開始。會議開場時，應簡要介紹會議的主題、目的和議程安排，使參會人員對會議有一個清晰的了解。2.會議召集人應強調會議紀律，要求參會人員關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳，確保會議秩序。（三）會議討論1.按照會議議程安排，依次進行各項議題的討論。參會人員應積極發(fā)言，充分發(fā)表自己的意見和建議，圍繞議題展開深入討論。2.會議召集人應引導會議討論方向，確保討論圍繞主題進行，避免偏離議題或出現(xiàn)混亂局面。對于討論中出現(xiàn)的分歧和爭議，應及時進行協(xié)調和溝通，尋求共識。（四）會議決策1.在充分討論的基礎上，對于需要做出決策的事項，會議召集人應組織參會人員進行表決。表決方式可根據(jù)具體情況采用舉手、投票等方式進行。2.會議決策應遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，確保決策的科學性和公正性。對于重大決策事項，應進行充分的論證和風險評估，確保決策的可行性。（五）會議總結1.會議討論和決策結束后，會議召集人應對會議進行總結。總結內容應包括會議討論的主要內容、達成的共識、做出的決策等。2.會議召集人應明確下一步的工作安排和要求，確保會議決策能夠得到有效落實。（六）會議結束1.會議召集人宣布會議結束后，參會人員應有序離開會議場地。會議組織者應及時清理會議場地，整理會議資料。2.對于重要會議，會議組織者應在會議結束后[X]個工作日內將會議記錄整理成會議紀要，并發(fā)送給參會人員和相關部門，以便傳達會議精神，落實會議決策。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄要求1.會議記錄人應認真記錄會議內容，包括會議討論的議題、發(fā)言要點、決策結果等。記錄應準確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。2.會議記錄過程中，應使用規(guī)范的記錄格式和語言，避免使用模糊、歧義的表述。對于重要發(fā)言和決策，應逐字逐句記錄，確保記錄的真實性和準確性。（二）會議紀要撰寫1.會議紀要應根據(jù)會議記錄進行撰寫，突出會議的重點內容、決策結果和下一步工作安排。紀要應語言簡潔、邏輯清晰，便于閱讀和理解。2.會議紀要應在會議結束后[X]個工作日內完成撰寫，并經(jīng)會議召集人審核后發(fā)布。審核通過后的會議紀要應作為公司重要的文件資料進行存檔。（三）會議記錄與紀要的保存1.會議記錄和紀要應按照公司檔案管理規(guī)定進行保存，保存期限根據(jù)文件的重要性和時效性確定。一般情況下，重要會議的記錄和紀要應長期保存，一般性會議的記錄和紀要應保存[X]年。2.會議記錄和紀要應妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。如需查閱或使用會議記錄和紀要，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議召集人請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得在會議期間從事與會議無關的事情，如玩手機、看報紙等。3.參會人員應尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷或干擾他人。對于不同意見，應通過合理的方式進行表達和溝通，避免情緒化的爭吵和沖突。（二）會議組織者紀律1.會議組織者應認真做好會議的籌備工作，確保會議按時、順利進行。如因組織不力導致會議出現(xiàn)延誤或其他問題，應承擔相應責任。2.會議組織者應嚴格遵守會議紀律，不得擅自更改會議議程或內容。如需調整會議議程，應提前征得會議召集人的同意。3