PAGE紙簽字確認制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)各類文件、協(xié)議、報告等涉及重要事項的紙簽字確認流程，確保各項業(yè)務(wù)活動的有效性、準確性和可追溯性，維護公司/組織的合法權(quán)益，保障正常運營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在辦理涉及合同簽訂、文件審批、工作交接、重要決策記錄等需要通過紙質(zhì)簽字確認的業(yè)務(wù)場景。（三）基本原則1.合法性原則：簽字確認行為必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求，確保所涉及的文件和業(yè)務(wù)具有法律效力。2.真實性原則：簽字人應(yīng)保證簽字內(nèi)容真實、準確、完整，不得故意隱瞞或提供虛假信息。3.完整性原則：簽字確認過程應(yīng)涵蓋文件的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保所有必要信息均已明確記錄并得到確認。4.及時性原則：在規(guī)定的時間內(nèi)完成簽字確認手續(xù)，避免因拖延導(dǎo)致業(yè)務(wù)延誤或產(chǎn)生其他風(fēng)險。二、簽字確認的文件類型及要求（一）合同類1.合同簽訂要求合同文本應(yīng)明確雙方當事人的基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任等主要條款。合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)進行充分的合同評審，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。評審內(nèi)容包括合同的合法性、可行性、風(fēng)險評估等。合同一式多份，雙方當事人應(yīng)在每份合同上簽字并加蓋公章或合同專用章。簽字應(yīng)使用黑色或藍色墨水筆，清晰、完整地簽署姓名。2.特殊合同的簽字確認對于涉及金額較大、風(fēng)險較高的合同，除雙方當事人簽字外，還應(yīng)經(jīng)公司內(nèi)部相關(guān)部門負責(zé)人審核簽字，并報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。對于涉外合同，應(yīng)按照國際慣例及相關(guān)法律法規(guī)的要求進行簽字確認，可能需要辦理公證、認證等手續(xù)。（二）文件審批類1.文件審批流程各類請示、報告、方案等文件在提交審批前，應(yīng)確保內(nèi)容完整、邏輯清晰、數(shù)據(jù)準確。文件起草人應(yīng)在文件上注明起草日期、部門、姓名等信息。文件審批應(yīng)按照公司規(guī)定的審批層級進行，一般從基層部門開始，依次經(jīng)過部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等環(huán)節(jié)。各級審批人應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，對文件的合理性、可行性、必要性等進行審核，并簽署明確的審批意見（同意、不同意、修改后再報等）及姓名、日期。對于需要多部門會簽的文件，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽，并簽署意見。會簽完成后，由主辦部門將文件匯總整理，提交最終審批。2.審批意見的處理如果審批意見為不同意，文件起草人應(yīng)根據(jù)審批意見對文件進行修改完善，再次提交審批，直至獲得同意意見。如果審批意見為修改后再報，文件起草人應(yīng)按照審批意見的要求進行修改，并在修改后的文件上注明修改情況及日期，重新提交審批。（三）工作交接類1.交接文件的內(nèi)容員工離職或崗位調(diào)動時，應(yīng)進行工作交接。交接文件應(yīng)包括但不限于工作任務(wù)清單、未完成的工作事項、重要文件資料、客戶信息、設(shè)備資產(chǎn)等。交接文件應(yīng)詳細記錄各項交接內(nèi)容的名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息，并由交接雙方簽字確認。對于重要文件資料，應(yīng)注明存放位置、保管要求等。2.交接流程交接人應(yīng)提前準備好交接文件，并向接收人詳細介紹工作情況和注意事項。接收人應(yīng)認真核對交接文件內(nèi)容，如有疑問及時與交接人溝通。交接雙方在完成文件核對后，應(yīng)在交接文件上簽字確認，并注明交接日期。如有必要，可邀請監(jiān)交人在場監(jiān)督交接過程，監(jiān)交人也應(yīng)在交接文件上簽字。交接完成后，交接文件應(yīng)一式兩份，一份由接收人留存，作為繼續(xù)開展工作的依據(jù)；一份由交接人所在部門存檔，以備查閱。（四）重要決策記錄類1.決策記錄的內(nèi)容公司/組織在召開重要會議、做出重大決策時，應(yīng)做好決策記錄。決策記錄應(yīng)包括會議主題、參會人員、會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等詳細信息。決策記錄應(yīng)如實記錄參會人員的發(fā)言要點和表決情況，對于不同意見應(yīng)詳細記錄。決策結(jié)果應(yīng)明確、具體，如有決議事項，應(yīng)記錄決議內(nèi)容、責(zé)任部門、完成時間等。2.記錄要求及簽字確認決策記錄應(yīng)由專人負責(zé)記錄，記錄人應(yīng)確保記錄內(nèi)容準確、完整。記錄完成后，應(yīng)及時整理形成正式的決策記錄文件。決策記錄文件應(yīng)提交參會人員審核，參會人員應(yīng)在記錄文件上簽字確認，表明對記錄內(nèi)容的認可。如有修改意見，應(yīng)及時進行修改并再次簽字確認。決策記錄文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，保存期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司要求執(zhí)行。三、簽字確認的流程（一）準備階段1.文件起草與審核業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員根據(jù)工作需要起草各類文件，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)、公司政策及業(yè)務(wù)要求。起草完成后，應(yīng)進行內(nèi)部審核，檢查文件的格式、內(nèi)容、邏輯等是否正確。對于需要外部提供的文件，如合同模板、法律文件等，應(yīng)選擇具有資質(zhì)和信譽的機構(gòu)或個人提供，并對文件內(nèi)容進行審核把關(guān)。2.簽字頁準備根據(jù)文件類型和簽字要求，準備相應(yīng)的簽字頁。簽字頁應(yīng)明確簽字人的姓名、職務(wù)、簽字日期等信息，并預(yù)留足夠的簽字空間。對于多頁文件，應(yīng)在簽字頁上注明簽字文件的總頁數(shù)，并確保簽字頁與文件內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性和一致性。（二）簽字環(huán)節(jié)1.當面簽字在可能的情況下，應(yīng)安排簽字人當面簽字確認文件。簽字人應(yīng)仔細閱讀文件內(nèi)容，確認無誤后，在簽字頁上簽字。簽字應(yīng)清晰、完整，不得潦草或使用代簽。對于重要文件或涉及金額較大的合同，應(yīng)要求簽字人在簽字時注明簽字的具體日期和時間，以確保簽字的及時性和準確性。2.特殊情況簽字處理如果簽字人因特殊原因無法當面簽字，如出差、生病等，可以采用郵寄簽字、傳真簽字或電子掃描簽字等方式，但應(yīng)確保簽字的真實性和有效性。采用郵寄簽字方式時，簽字人應(yīng)將簽字后的文件原件寄回公司/組織，并在郵寄單上注明文件名稱、編號等信息。公司/組織收到郵寄文件后，應(yīng)及時核對簽字的真實性，并做好簽收記錄。采用傳真簽字方式時，簽字人應(yīng)將簽字后的文件傳真至公司/組織指定的傳真號碼，并在傳真件上注明傳真日期、簽字人姓名等信息。公司/組織收到傳真件后，應(yīng)及時打印出來，并與原件進行核對，確認無誤后簽字確認傳真件的有效性。采用電子掃描簽字方式時，簽字人應(yīng)使用符合國家法律法規(guī)要求的電子簽名軟件對文件進行簽字，并將簽字后的電子文件發(fā)送至公司/組織指定的電子郵箱或其他電子存儲平臺。公司/組織收到電子文件后，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行驗證和確認，確保電子簽名的真實性和有效性。（三）確認與存檔1.文件確認簽字完成后，相關(guān)人員應(yīng)對簽字文件進行再次確認，檢查簽字是否完整、清晰，文件內(nèi)容是否與簽字前一致。如有問題，應(yīng)及時與簽字人溝通解決。對于合同類文件，在簽字確認后，應(yīng)進行合同編號管理，建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂日期、履行情況等，便于查詢和跟蹤合同執(zhí)行情況。2.文件存檔確認無誤的簽字文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔。檔案管理人員應(yīng)將文件進行分類、編號、裝訂，并妥善保管。對于重要文件和長期保存的文件，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存檔，確保文件的安全性和可查閱性。電子檔案應(yīng)進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。四、簽字確認的責(zé)任與監(jiān)督（一）簽字人的責(zé)任1.保證簽字真實性：簽字人應(yīng)對簽字內(nèi)容的真實性負責(zé)，不得故意簽署虛假信息或與事實不符的內(nèi)容。如因簽字人原因?qū)е挛募霈F(xiàn)虛假或錯誤信息，簽字人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟賠償責(zé)任。2.遵守簽字流程：簽字人應(yīng)按照本制度規(guī)定的簽字流程進行簽字確認，不得擅自簡化或變更簽字程序。如因違反簽字流程導(dǎo)致文件簽字無效或產(chǎn)生其他問題，簽字人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.及時簽字確認：簽字人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成簽字確認手續(xù)，不得拖延。如因簽字人延誤導(dǎo)致業(yè)務(wù)延誤或產(chǎn)生其他風(fēng)險，簽字人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）審核人的責(zé)任1.認真審核文件：各級審核人應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，對文件的合法性、合理性、可行性等進行全面審核，確保審核意見準確、客觀。如因?qū)徍巳藢徍瞬粐缹?dǎo)致文件出現(xiàn)問題，審核人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.明確審核意見：審核人應(yīng)在文件上簽署明確的審核意見，包括同意、不同意、修改后再報等，并注明審核日期和審核人姓名。審核意見應(yīng)具有針對性和可操作性，為文件起草人提供明確的修改方向。3.跟蹤審核結(jié)果：對于需要修改后再報的文件，審核人應(yīng)跟蹤文件的修改情況，確保修改后的文件符合審核要求。如因?qū)徍巳宋锤檶徍私Y(jié)果導(dǎo)致文件再次審核不通過，審核人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）監(jiān)督部門及職責(zé)1.內(nèi)部審計部門負責(zé)定期對公司/組織內(nèi)的簽字確認制度執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查簽字流程是否合規(guī)、簽字文件是否真實有效、責(zé)任落實是否到位等。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違反簽字確認制度的行為進行嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.法務(wù)部門負責(zé)對簽字確認制度及相關(guān)文件的合法性進行審查，確保制度和文件符合國家法律法規(guī)的要求。在涉及重大合同簽訂、重要決策記錄等法律風(fēng)險較高的簽字確認事項中，提供法律專業(yè)意見和支持，協(xié)助公司/組織防范法律風(fēng)險。3.紀檢監(jiān)察部門負責(zé)對簽字確認過程中的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查，防止出現(xiàn)違規(guī)操作、貪污受賄等違法違紀行為。對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題進行嚴肅查處，維護公司/組織的正常運營秩序和良好形象。五、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.新員工入職培訓(xùn)：將簽字確認制度納入新員工入職培訓(xùn)課程，使新員工了解制度的基本內(nèi)容、適用范圍、簽字流程等，確保新員工在入職后能夠正確辦理簽字確認手續(xù)。2.定期培訓(xùn)：定期組織全體員工參加簽字確認制度培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括制度的更新變化、典型案例分析、實際操作要點等。培訓(xùn)方式可采用集中授課、線上學(xué)習(xí)、案例研討等多種形式，提高員工對制度的理解和執(zhí)行能力。3.專項培訓(xùn)：針對特定崗位或業(yè)務(wù)場景，如合同簽訂崗位、文件審批崗位等，開展專項簽字確認制度培訓(xùn)，使相關(guān)人員熟悉該崗位的簽字確認流程和要求，提高工作效率和準確性。（二）宣傳推廣1.內(nèi)部宣傳：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳簽字確認制度的重要性和具體要求，提高員工對制度的認識和重視程度。2.案例宣傳：收集整理簽字確認制度執(zhí)行過程中的典型案例，通過內(nèi)部刊物、會議等形式進行宣傳，使員工了解制度執(zhí)行的實際效果和違規(guī)行為的后果，起到警示作用。3.溝通交流：建立簽字確認制度溝通交流平臺，如微信群、QQ群等，方便員工在日常工作中對制度執(zhí)行過程中遇到的問題進行咨詢和交流