PAGE便利店采購規(guī)范制度一、總則（一）目的本采購規(guī)范制度旨在確保便利店采購活動(dòng)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提高采購效率，保證商品質(zhì)量，降低采購成本，維護(hù)公司利益，促進(jìn)便利店業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有便利店的商品采購活動(dòng)，包括但不限于食品、日用品、文具、煙草、飲料等各類商品的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、符合消費(fèi)者需求的商品，保障消費(fèi)者權(quán)益。3.性價(jià)比最優(yōu)原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和談判策略，爭(zhēng)取最優(yōu)的采購價(jià)格和條件，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。5.誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)便利店商品的采購工作。采購部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，合理設(shè)置采購崗位，明確各崗位職責(zé)。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)便利店的銷售情況、庫存狀況和市場(chǎng)需求，制定合理的采購計(jì)劃，確保商品供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)估，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量。3.采購談判：與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，爭(zhēng)取有利的采購價(jià)格、交貨期、付款方式等條件，簽訂采購合同。4.采購執(zhí)行：按照采購合同的要求，組織商品采購、驗(yàn)收、入庫等工作，確保采購任務(wù)的順利完成。5.采購成本控制：監(jiān)控采購成本，分析采購價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，采取有效措施降低采購成本。6.市場(chǎng)調(diào)研：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和行業(yè)信息，收集、分析相關(guān)數(shù)據(jù)，為采購決策提供依據(jù)。7.與其他部門協(xié)作：與銷售部門、庫存管理部門、財(cái)務(wù)部門等其他部門密切協(xié)作，共同完成公司的業(yè)務(wù)目標(biāo)。（三）其他部門職責(zé)1.銷售部門：及時(shí)向采購部門反饋市場(chǎng)需求信息、銷售情況和客戶反饋，協(xié)助采購部門制定采購計(jì)劃。2.庫存管理部門：提供庫存數(shù)據(jù)，協(xié)助采購部門合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算、支付和核算，審核采購合同和相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷，監(jiān)督采購成本控制情況。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.各門店根據(jù)銷售情況、庫存狀況和市場(chǎng)需求，定期填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需采購的商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.采購申請(qǐng)表經(jīng)門店負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到采購申請(qǐng)表后，進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合公司的銷售數(shù)據(jù)、庫存水平、市場(chǎng)趨勢(shì)等因素，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購商品的種類、數(shù)量、采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.組織相關(guān)人員對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、物流配送能力、信譽(yù)度等方面。4.根據(jù)考察和評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對(duì)象。（四）采購談判1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購商品的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)行情，運(yùn)用談判技巧，爭(zhēng)取有利的采購條件。3.談判達(dá)成一致后，雙方簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，條款清晰、明確、具體。（五）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商按照采購訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保商品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.商品到貨前，采購部門應(yīng)通知庫存管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（六）驗(yàn)收1.庫存管理部門組織相關(guān)人員對(duì)到貨商品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、包裝等方面。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)驗(yàn)收合格的商品辦理入庫手續(xù)；對(duì)驗(yàn)收不合格的商品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商更換或處理。3.驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄并反饋給采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決。（七）入庫與付款1.驗(yàn)收合格的商品辦理入庫手續(xù)后，庫存管理部門更新庫存臺(tái)賬，采購部門將采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料整理歸檔。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核無誤后辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同的約定執(zhí)行，確保公司資金的安全和合理使用。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同必須由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂，簽訂前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核和審批。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。3.采購合同應(yīng)采用書面形式，一式多份，雙方各執(zhí)一份，并報(bào)公司相關(guān)部門備案。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的要求執(zhí)行采購任務(wù)，確保合同的順利履行。2.在合同執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要變更合同條款，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)作為采購合同的組成部分，具有同等法律效力。（三）合同變更與解除1.如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е虏少徍贤瑹o法履行或需要變更、解除合同，采購部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并按照法律法規(guī)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。2.合同變更或解除后，采購部門應(yīng)及時(shí)清理相關(guān)賬目，處理好善后事宜。（四）合同糾紛處理1.在采購合同履行過程中如發(fā)生糾紛，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理，如仲裁或訴訟。在糾紛處理過程中，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。五、采購成本控制（一）成本控制目標(biāo)1.采購部門應(yīng)制定明確的采購成本控制目標(biāo)，確保采購成本在預(yù)算范圍內(nèi)，并逐步降低采購成本占銷售額的比例。2.采購成本控制目標(biāo)應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營目標(biāo)、市場(chǎng)行情和歷史數(shù)據(jù)等因素制定，并報(bào)公司管理層審批。（二）成本控制措施1.供應(yīng)商管理：通過優(yōu)化供應(yīng)商選擇、建立長期合作關(guān)系、定期評(píng)估供應(yīng)商等方式，爭(zhēng)取更有利的采購價(jià)格和條件。2.采購談判：加強(qiáng)采購談判技巧的培訓(xùn)，提高采購人員與供應(yīng)商談判的能力，爭(zhēng)取最優(yōu)的采購價(jià)格和條款。3.采購批量控制：根據(jù)市場(chǎng)需求和庫存狀況，合理確定采購批量，避免采購批量過大導(dǎo)致庫存積壓和資金占用，或采購批量過小導(dǎo)致采購成本增加。4.成本分析與監(jiān)控：定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本變動(dòng)趨勢(shì)和異常情況，采取有效措施進(jìn)行調(diào)整和控制。5.采購流程優(yōu)化：不斷優(yōu)化采購流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，提高采購效率，降低采購成本。（三）成本核算與分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立完善的采購成本核算體系，對(duì)采購成本進(jìn)行準(zhǔn)確核算和分析。2.采購部門應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部門提供采購成本數(shù)據(jù)，包括采購金額、采購數(shù)量、采購價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等信息。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購成本數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，找出成本變動(dòng)的原因和影響因素，為采購成本控制提供決策依據(jù)。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，積極開發(fā)新的供應(yīng)商，拓寬采購渠道。新供應(yīng)商的開發(fā)應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過多種途徑尋找潛在供應(yīng)商。2.對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和評(píng)估，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.組織相關(guān)人員對(duì)符合條件的新供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、物流配送能力、信譽(yù)度等方面。4.根據(jù)考察和評(píng)估結(jié)果，對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對(duì)象，并簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核（評(píng)估周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，如每季度或每半年進(jìn)行一次），評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，明確各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)估指標(biāo)應(yīng)具有可操作性和客觀性，能夠真實(shí)反映供應(yīng)商的實(shí)際表現(xiàn)。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購量（訂單）、提供更好的合作條件、頒發(fā)榮譽(yù)證書等，激勵(lì)供應(yīng)商不斷提高自身的供貨能力和服務(wù)水平。2.建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)違反采購合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨期延誤等情況的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的懲罰措施，如扣除貨款、減少采購量、暫停合作、終止合作等，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（四）供應(yīng)商信息管理1.采購部門應(yīng)建立完善的供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作記錄、評(píng)估考核結(jié)果等信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的記錄和更新。2.定期對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，為供應(yīng)商選擇、評(píng)估、考核和合作決策提供依據(jù)。3.加強(qiáng)供應(yīng)商信息的保密管理，防止供應(yīng)商信息泄露給公司帶來不利影響。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.建立采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，明確各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)應(yīng)具有可操作性和客觀性，能夠真實(shí)反映采購風(fēng)險(xiǎn)的大小。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類管理，分為高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)采購活動(dòng)應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控和防范措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和行業(yè)信息，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和策略，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)驗(yàn)收不合格的商品及時(shí)處理。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)追溯供應(yīng)商責(zé)任，要求供應(yīng)商采取整改措施或承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)估。選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商作為合作對(duì)象，降低供應(yīng)商違約或破產(chǎn)等風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款清晰、明確、具體。在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)對(duì)合同的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)對(duì)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在采購活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。如遇法律糾紛，及時(shí)咨詢專業(yè)律師，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（