PAGE規(guī)范涉密文件銷毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織涉密文件管理，確保國家秘密和公司/組織商業(yè)秘密安全，防止涉密文件信息泄露，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范涉密文件銷毀工作流程，明確各部門職責(zé)，保障公司/組織的正常運(yùn)營和合法權(quán)益，維護(hù)國家安全和社會穩(wěn)定。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等涉密文件的銷毀管理。包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、存儲介質(zhì)等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保涉密文件銷毀工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在銷毀過程中，采取有效措施確保涉密文件信息不被泄露，保障國家安全和公司/組織利益。3.集中統(tǒng)一原則：涉密文件銷毀工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門部門負(fù)責(zé)組織實施。4.全程監(jiān)督原則：對涉密文件銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作真實、徹底、有效。二、涉密文件界定與分級（一）涉密文件界定1.國家秘密文件：涉及國家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交等方面的秘密信息，依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施條例確定的文件。2.商業(yè)秘密文件：公司/組織在經(jīng)營活動中形成的，不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息等文件。3.工作秘密文件：公司/組織在工作中產(chǎn)生的，不屬于國家秘密和商業(yè)秘密，但不宜公開的內(nèi)部文件。（二）涉密文件分級1.絕密級：最重要的涉密文件，泄露會使國家或公司/組織的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級：重要的涉密文件，泄露會使國家或公司/組織的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。3.秘密級：一般的涉密文件，泄露會使國家或公司/組織的安全和利益遭受損害。三、涉密文件銷毀流程（一）文件清理與鑒定1.定期清理：各部門應(yīng)定期對本部門產(chǎn)生的涉密文件進(jìn)行清理，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。清理周期根據(jù)實際情況確定，一般為每季度一次。2.鑒定審核：清理后的涉密文件由各部門負(fù)責(zé)人組織專人進(jìn)行鑒定，根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)和保密期限，確定是否需要銷毀以及銷毀的方式和時間。鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后報保密管理部門審核。3.保密管理部門審核：保密管理部門收到各部門報送的涉密文件鑒定記錄后，應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的涉密等級、鑒定依據(jù)、銷毀方式等。審核通過后，由保密管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并反饋給各部門。（二）銷毀申請與審批1.申請?zhí)峤唬航?jīng)鑒定需要銷毀的涉密文件，由各部門填寫《涉密文件銷毀申請表》，詳細(xì)注明文件名稱、數(shù)量、涉密等級、產(chǎn)生時間、銷毀原因等信息，并附上鑒定記錄。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至保密管理部門。2.審批流程：保密管理部門收到《涉密文件銷毀申請表》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批。對于絕密級文件，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于機(jī)密級文件，需經(jīng)分管保密工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于秘密級文件，由保密管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。審批通過后，在申請表上加蓋審批章，并注明批準(zhǔn)時間。（三）銷毀實施1.選擇銷毀方式：根據(jù)涉密文件的性質(zhì)、數(shù)量和保密要求，選擇合適的銷毀方式。常見的銷毀方式包括焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等。焚燒：適用于紙質(zhì)涉密文件的銷毀。應(yīng)選擇具有資質(zhì)的專業(yè)焚燒機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，確保文件在高溫下完全燃燒，不留任何痕跡。粉碎：對于一些不宜采用焚燒方式銷毀的紙質(zhì)文件或存儲介質(zhì)，可采用粉碎方式。粉碎后的文件顆粒應(yīng)達(dá)到一定的細(xì)度要求，確保無法恢復(fù)其中的信息。電子數(shù)據(jù)擦除：針對電子文檔和存儲介質(zhì)中的涉密信息，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法被恢復(fù)。擦除后的存儲介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理破壞，防止信息泄露。2.簽訂銷毀合同：與選定的銷毀服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)的銷毀合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同應(yīng)包括銷毀服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保密條款、違約責(zé)任等條款，確保銷毀工作的順利進(jìn)行。3.現(xiàn)場監(jiān)督：在涉密文件銷毀過程中，公司/組織應(yīng)安排專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。監(jiān)督人員應(yīng)全程跟蹤銷毀操作，確保銷毀方式符合要求，銷毀過程真實、徹底。監(jiān)督人員應(yīng)填寫《涉密文件銷毀現(xiàn)場監(jiān)督記錄》，詳細(xì)記錄銷毀時間、地點(diǎn)、方式、文件數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄與歸檔1.記錄要求：銷毀工作完成后，銷毀服務(wù)提供商應(yīng)向公司/組織提供銷毀證明，證明文件已按照合同要求進(jìn)行銷毀。公司/組織的監(jiān)督人員應(yīng)將銷毀證明、現(xiàn)場監(jiān)督記錄、銷毀申請表等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.歸檔流程：歸檔工作由保密管理部門負(fù)責(zé)組織實施。將整理好的銷毀記錄資料按照年度、類別進(jìn)行分類存放，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并定期進(jìn)行備份。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的保密檔案室，確保檔案的安全和完整。四、各部門職責(zé)（一）產(chǎn)生部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉密文件的日常清理和保管工作，確保文件的安全和完整。2.按照規(guī)定的時間和要求，對本部門產(chǎn)生的涉密文件進(jìn)行鑒定，提出銷毀申請，并附上鑒定記錄。3.配合保密管理部門和銷毀服務(wù)提供商做好涉密文件銷毀的現(xiàn)場監(jiān)督工作，確保銷毀過程符合要求。4.對本部門涉密文件銷毀工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善涉密文件管理工作。（二）保密管理部門職責(zé)1.制定和完善公司/組織涉密文件銷毀制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)對各部門報送的涉密文件鑒定記錄進(jìn)行審核，確定銷毀方式和審批流程。3.組織協(xié)調(diào)涉密文件銷毀工作，選擇具有資質(zhì)的銷毀服務(wù)提供商，并簽訂銷毀合同。4.對涉密文件銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作安全、保密、徹底。5.負(fù)責(zé)涉密文件銷毀記錄的歸檔和管理工作，定期對銷毀記錄進(jìn)行檢查和核對，確保檔案的完整和安全。6.對公司/組織涉密文件銷毀工作進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高各部門人員的保密意識和業(yè)務(wù)水平。（三）其他部門職責(zé)1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核涉密文件銷毀工作的費(fèi)用支出，確保費(fèi)用合理合規(guī)。2.審計部門負(fù)責(zé)對涉密文件銷毀工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查銷毀工作是否符合規(guī)定和程序。3.人力資源部門負(fù)責(zé)將涉密文件銷毀制度納入員工培訓(xùn)內(nèi)容，提高員工的保密意識和責(zé)任意識。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.保密管理部門應(yīng)定期對各部門涉密文件銷毀工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件清理情況、鑒定記錄、銷毀申請與審批、銷毀實施過程、銷毀記錄歸檔等方面。2.公司/組織內(nèi)部設(shè)立保密監(jiān)督舉報電話和郵箱，鼓勵員工對發(fā)現(xiàn)的涉密文件管理問題進(jìn)行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部審計1.定期聘請專業(yè)的審計機(jī)構(gòu)對公司/組織涉密文件銷毀工作進(jìn)行審計，審計內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、銷毀流程合規(guī)性、費(fèi)用支出合理性等方面。2.根據(jù)審計結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，完善涉密文件銷毀制度和工作流程，提高公司/組織的保密管理水平。（三）責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致涉密文件信息泄露的部門和個人，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。責(zé)任追究方式包括警告、罰款、降職、撤職、解除勞動合同等，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.對在涉密文件銷毀工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵，激勵全體員工積極參與保密工作，共同維護(hù)公司/組織的安全和利益。六、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.保密管理部門應(yīng)制定年度涉密文件銷毀培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家法律法規(guī)、公司/組織涉密文件銷毀制度、銷毀流程、保密意識等方面，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有針對性和實用性。（二）培訓(xùn)實施1.根據(jù)培訓(xùn)計劃，定期組織開展涉密文件銷毀培訓(xùn)工作。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。2.培訓(xùn)對象包括公司/組織各級管理人員、涉密文件產(chǎn)生部門和使用部門的工作人員、保密管理部門工作人員等。確保全體員工了解涉密文件銷毀工作的重要性和相關(guān)要求，掌握基本的保密知識和技能。（三）教育宣傳1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)平臺等多種渠道，廣泛宣傳涉密文件銷毀工作的法律法規(guī)和公司/組織制度，提高員工的保密意識和責(zé)任意識。2.定期發(fā)布涉密文件管