PAGE電子合同規(guī)范化制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子合同的管理，確保電子合同的簽訂、履行、存檔等環(huán)節(jié)合法、合規(guī)、有效，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及與公司簽訂電子合同的外部合作方，涵蓋通過電子形式訂立的各類合同、協(xié)議等具有法律約束力的文件。（三）基本原則1.合法性原則：電子合同的訂立、變更、解除等行為應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：電子合同內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映雙方的意思表示，不存在虛假、欺詐等情形。3.完整性原則：電子合同應(yīng)包含合同必備條款，確保合同權(quán)利義務(wù)明確、完整。4.安全性原則：采取有效技術(shù)手段保障電子合同數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等風(fēng)險(xiǎn)。二、電子合同的簽訂（一）簽訂流程1.合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起電子合同簽訂申請，填寫合同基本信息，包括合同名稱、對方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等主要條款。提交相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料及審批所需的其他文件。2.合同審核法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)關(guān)注合同是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門對合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保財(cái)務(wù)安排合理合規(guī)。根據(jù)公司內(nèi)部審批權(quán)限，提交各級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，進(jìn)入合同簽訂環(huán)節(jié)。3.合同簽訂由授權(quán)代表通過電子合同平臺(tái)，使用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字證書進(jìn)行身份認(rèn)證。仔細(xì)閱讀合同條款，確認(rèn)無誤后，按照系統(tǒng)提示進(jìn)行電子簽名操作。電子簽名應(yīng)符合《電子簽名法》規(guī)定，具備與手寫簽名或者蓋章同等的法律效力。對方當(dāng)事人也需在電子合同平臺(tái)完成身份認(rèn)證和簽名確認(rèn)，合同即視為簽訂生效。（二）簽訂要求1.合同條款明確：合同條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義性表述。對于關(guān)鍵條款，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)說明和解釋。2.雙方身份確認(rèn)：在簽訂電子合同前，必須確保雙方當(dāng)事人身份真實(shí)、有效。通過電子合同平臺(tái)提供的身份認(rèn)證機(jī)制，如數(shù)字證書、人臉識(shí)別等方式進(jìn)行核實(shí)。3.簽名規(guī)范：電子簽名應(yīng)與當(dāng)事人真實(shí)身份相對應(yīng)，且簽名過程應(yīng)可追溯、不可篡改。簽名人應(yīng)對簽名行為的真實(shí)性負(fù)責(zé)。三、電子合同的履行（一）履行責(zé)任1.合同雙方應(yīng)按照電子合同約定的內(nèi)容全面履行各自的義務(wù)。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。2.對于合同履行過程中涉及的變更事項(xiàng)，如合同標(biāo)的調(diào)整、履行期限變更、價(jià)款調(diào)整等，應(yīng)按照合同約定的變更程序進(jìn)行操作。變更事項(xiàng)應(yīng)以書面形式（電子形式）記錄，并經(jīng)雙方當(dāng)事人確認(rèn)。（二）溝通與協(xié)調(diào)1.建立有效的溝通機(jī)制，合同雙方應(yīng)保持密切聯(lián)系，及時(shí)通報(bào)合同履行情況。對于重要事項(xiàng)或緊急情況，應(yīng)及時(shí)以書面或電子方式通知對方。2.在履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式處理，如仲裁或訴訟。四、電子合同的存檔（一）存檔要求1.電子合同簽訂完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行存檔。存檔內(nèi)容應(yīng)包括合同正文、雙方當(dāng)事人的身份信息、簽名記錄、履行過程中的相關(guān)文件等。2.存檔的電子合同應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，確保數(shù)據(jù)的完整性和可訪問性。建議采用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。（二）存檔期限根據(jù)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，確定電子合同的存檔期限。一般情況下，重要合同的存檔期限不少于[X]年，以滿足可能的查詢、審計(jì)等需求。（三）查詢與調(diào)閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢或調(diào)閱電子合同存檔的，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括查詢目的、合同名稱、當(dāng)事人信息等。2.經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門提供相應(yīng)的電子合同文件。查詢或調(diào)閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或篡改合同內(nèi)容。五、電子合同的變更與解除（一）變更程序1.合同雙方協(xié)商一致需要變更電子合同內(nèi)容的，應(yīng)填寫合同變更申請表，詳細(xì)說明變更事項(xiàng)及理由。2.按照合同簽訂流程，對變更后的合同條款進(jìn)行審核、審批。審核通過后，雙方當(dāng)事人在電子合同平臺(tái)上對變更內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并重新簽訂變更后的電子合同。3.變更后的電子合同應(yīng)與原合同一并存檔，注明變更日期及變更內(nèi)容。（二）解除程序1.合同雙方協(xié)商一致解除電子合同的，應(yīng)簽訂合同解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除日期、雙方權(quán)利義務(wù)的處理等內(nèi)容。2.按照合同簽訂流程，對解除協(xié)議進(jìn)行審核、審批。審核通過后，雙方當(dāng)事人在電子合同平臺(tái)上對解除協(xié)議進(jìn)行確認(rèn)。3.解除后的電子合同應(yīng)與原合同一并存檔，注明解除日期及解除原因。六、電子合同的安全管理（一）技術(shù)保障1.選用具備安全可靠技術(shù)的電子合同平臺(tái)，確保平臺(tái)具備數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、防篡改等功能。2.定期對電子合同平臺(tái)進(jìn)行安全評估和檢測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全漏洞。（二）人員管理1.加強(qiáng)對涉及電子合同管理的人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，提高其對電子合同安全重要性的認(rèn)識(shí)。2.明確相關(guān)人員在電子合同安全管理中的職責(zé)，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止因人員失誤導(dǎo)致安全事故。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子合同數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。七、電子合同的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.定期對電子合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評估，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。2.關(guān)注法律法規(guī)政策的變化，及時(shí)調(diào)整電子合同管理制度，以適應(yīng)新的法律要求。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。對于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)法務(wù)審核，咨詢專業(yè)法律意見；對于技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，加大技術(shù)投入，提升安全防護(hù)能力；對于操作風(fēng)險(xiǎn)，完善操作流程，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患并發(fā)出預(yù)警信號，以便采取措施進(jìn)行防范和處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對電子合同的簽訂、履行、存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否符合本制度及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.對審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，如