PAGE如何規(guī)范采購制度一、總則（一）目的為了加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本采購制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據工作需要，定期或不定期提出采購需求：填寫《采購申請表》（見附件1），詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、預算、需求時間等信息。2.部門負責人對采購需求進行審核：確保需求合理、必要，并簽字確認。（二）采購申請審批1.《采購申請表》提交至采購部門：采購部門對采購申請進行初步審核，檢查信息是否完整、準確。2.根據采購金額大?。喊凑展緦徟鷻嘞抟?guī)定進行審批。小額采購：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批。中額采購：采購金額在[X]元至[X]元之間的，經采購部門負責人審核后，報分管領導審批。大額采購：采購金額超過[X]元的，需經采購部門負責人、分管領導審核后，報總經理審批。（三）采購實施1.采購部門根據審批后的采購申請：制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購責任人等。2.選擇供應商：建立供應商庫：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，對供應商進行評估和篩選，建立合格供應商庫。選擇供應商：根據采購需求，從供應商庫中選擇合適的供應商進行詢價、比價、議價。對于新的采購項目，可通過招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式確定供應商。3.采購談判：采購人員與選定的供應商就采購價格、質量標準、交貨期、售后服務等條款進行談判，達成一致后簽訂采購合同（見附件2）。4.采購合同簽訂：采購合同經雙方簽字蓋章后生效，采購部門負責將合同副本分發(fā)給相關部門存檔。5.采購訂單下達：采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單（見附件3），明確采購物品或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等。（四）采購驗收1.采購物品到貨前：采購部門通知相關驗收部門準備驗收工作。2.驗收部門按照采購合同及相關標準：對采購物品或服務進行驗收。數量驗收：檢查到貨數量是否與采購合同一致。質量驗收：對采購物品的質量進行檢驗，確保符合質量標準。規(guī)格驗收：核對采購物品的規(guī)格是否與合同要求相符。3.驗收合格：驗收部門填寫《采購驗收單》（見附件4），簽字確認。驗收不合格的，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。（五）采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收單：填寫《付款申請單》（見附件5），注明付款金額、付款方式、付款時間等信息。2.《付款申請單》提交至財務部門：財務部門對付款申請進行審核，檢查采購合同執(zhí)行情況、驗收情況、發(fā)票等相關資料是否齊全。3.根據公司財務制度：按照審批權限進行付款審批。小額付款：付款金額在[X]元以下的，由財務部門負責人審批。中額付款：付款金額在[X]元至[X]元之間的，經財務部門負責人審核后，報分管領導審批。大額付款：付款金額超過[X]元的，需經財務部門負責人、分管領導審核后，報總經理審批。4.財務部門根據審批后的付款申請：辦理付款手續(xù)，確保付款及時、準確。三、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。2.招標程序：編制招標文件：采購部門根據采購需求編制招標文件，明確招標項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準等。發(fā)布招標公告：通過公司官網、行業(yè)媒體、招標代理機構等渠道發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。發(fā)售招標文件：向購買招標文件的潛在供應商提供招標文件，并收取相應費用。開標：按照招標文件規(guī)定的時間、地點開標，公開唱標，公布投標報價、技術方案等內容。評標：組建評標委員會，按照評標標準對投標文件進行評審，推薦中標候選人。定標：根據評標委員會的推薦意見，確定中標供應商，并發(fā)布中標公告。（二）邀請招標采購1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目?；蛘卟捎霉_招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.邀請程序：確定邀請供應商名單：采購部門根據采購項目特點和供應商庫情況，確定邀請參與投標的供應商名單。發(fā)送邀請函：向邀請供應商發(fā)送邀請函，說明招標項目的基本情況、投標要求、開標時間和地點等。開標、評標、定標：與招標采購方式的相應程序相同。（三）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的，或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.談判程序：成立談判小組：由采購部門、技術部門、財務部門等相關人員組成談判小組。制定談判文件：明確談判項目的技術規(guī)格、商務條款、談判程序、評定成交的標準等。確定邀請供應商名單：從供應商庫中選擇不少于三家符合條件的供應商參與談判。談判：談判小組與供應商分別進行談判，要求供應商就采購項目的價格、技術方案、售后服務等進行報價和承諾。確定成交供應商：談判小組根據談判情況，綜合考慮供應商的報價、技術方案、售后服務等因素，確定成交供應商。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購程序：填寫《單一來源采購申請表》：采購部門詳細說明采用單一來源采購方式的原因、采購項目的基本情況、擬采購的貨物或者服務的說明、預算金額等信息。審批：按照公司審批權限規(guī)定進行審批。簽訂采購合同：與單一來源供應商簽訂采購合同。（五）詢價采購1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序：選擇供應商：從供應商庫中選擇不少于三家符合條件的供應商。發(fā)出詢價函：向供應商發(fā)出詢價函，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數量、質量標準、交貨時間等要求。供應商報價：供應商在規(guī)定時間內進行報價。確定成交供應商：采購部門根據供應商的報價情況，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商。四、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商篩選標準：采購部門根據公司采購需求和實際情況，制定供應商篩選標準，包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.收集供應商信息：通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、實地考察等。3.供應商評估：對收集到的供應商信息進行評估，可采用問卷調查、實地考察、樣品測試、業(yè)績評價等方式，確定供應商是否符合篩選標準。4.建立供應商庫：將評估合格的供應商納入供應商庫，并定期進行更新和維護。（二）供應商考核1.制定供應商考核指標：采購部門根據公司采購要求和供應商特點，制定供應商考核指標，包括交貨及時性、產品質量、價格合理性、售后服務等方面。2.定期考核：采購部門定期對供應商進行考核，可采用評分制或評級制，記錄考核結果。3.考核結果處理：根據考核結果，對表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（三）供應商激勵1.建立供應商激勵機制：采購部門制定供應商激勵措施，如價格優(yōu)惠、付款方式優(yōu)化、合作項目獎勵等，鼓勵供應商提高產品質量和服務水平。2.溝通與合作：采購部門與供應商保持密切溝通，及時反饋公司需求和意見，共同解決合作中出現的問題，建立良好的合作關系。五、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、原材料供應短缺、市場競爭加劇等。2.質量風險：采購物品質量不符合要求，影響公司生產經營。3.供應商風險：供應商違約、破產、停產等，導致采購合同無法履行。4.法律風險：采購活動違反法律法規(guī)，引發(fā)法律糾紛。5.內部管理風險：采購流程不規(guī)范、審批不嚴、人員失職等，導致采購成本增加、效率低下。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估：分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果：確定風險等級，采取相應的風險應對措施。（三）風險應對1.市場風險應對：建立價格預警機制：關注市場價格變化，及時調整采購策略。與供應商簽訂長期合同：鎖定采購價格，降低價格波動風險。拓展供應商渠道：增加原材料供應來源，降低供應短缺風險。2.質量風險應對：加強供應商質量管理：要求供應商提供質量保證文件，定期進行質量抽檢。建立驗收制度：嚴格按照驗收標準進行驗收，確保采購物品質量合格。與供應商簽訂質量協(xié)議：明確質量責任和賠償方式。3.供應商風險應對：對供應商進行信用評估：選擇信譽良好的供應商合作。簽訂詳細的采購合同：明確雙方權利義務，約束供應商行為。建立供應商備份機制：避免過度依賴單一供應商。4.法律風險應對：加強法律法規(guī)培訓：提高采購人員法律意識。聘請法律顧問：對采購合同等法律文件進行審核把關。確保采購活動合法合規(guī)：嚴格遵守法律法規(guī)及相關行業(yè)標準。5.內部管理風險應對：完善采購制度：明確采購流程和審批權限，加強內部監(jiān)督。加強采購人員培訓：提高采購人員業(yè)務水平和責任意識。建立采購績效評估體系：對采購人員工作進行考核評價。六、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計：檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.審計部門出具審計報告：對審計發(fā)現的問題提出整改意見和建議，督促相關部門進行整改。（二）采購部門自查1.采