PAGE用印流程規(guī)范制度一、總則1.目的為加強公司印章管理，規(guī)范用印流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在確保公司印章的使用符合法律法規(guī)要求，維護(hù)公司正常運營秩序，防范因印章使用不當(dāng)引發(fā)的風(fēng)險。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報表、信函等材料上加蓋公司印章的行為。3.印章種類公司印章主要包括：公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。各印章具有不同的用途和使用范圍，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用。二、印章的保管1.保管原則公司印章實行專人保管制度，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將印章帶出公司或交予他人使用。嚴(yán)格按照用印流程進(jìn)行用印操作，對用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保用印內(nèi)容合法合規(guī)、真實有效。在用印過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況或疑問，應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并暫停用印。定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、磨損等情況，應(yīng)及時報告并申請更換。3.保管地點公章、合同專用章、財務(wù)專用章應(yīng)存放于公司保險柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。部門章由各部門指定專人保管，并報公司辦公室備案。三、用印流程1.申請用印申請人需填寫《用印申請表》，詳細(xì)注明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息。用印文件應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、真實有效。涉及合同、協(xié)議等重要文件的用印，需經(jīng)公司法律顧問審核通過。2.審批《用印申請表》提交至用印審批人處，審批人應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實際情況進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請內(nèi)容，對不符合規(guī)定或存在疑問的申請，應(yīng)及時與申請人溝通并要求補充相關(guān)材料或做出說明。審批通過后，審批人在《用印申請表》上簽字確認(rèn)。3.用印保管人員收到經(jīng)審批的《用印申請表》后，應(yīng)核對申請表內(nèi)容與用印文件是否一致。在用印過程中，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照用印范圍和審批意見進(jìn)行用印操作，確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。用印完畢后，保管人員應(yīng)在《用印申請表》上記錄用印時間、用印次數(shù)等信息，并加蓋“已用印章”。4.登記保管人員應(yīng)建立《印章使用登記簿》，對每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印文件名稱、用印申請人、審批人、用印內(nèi)容摘要等信息?！队≌率褂玫怯洸尽窇?yīng)妥善保管，以備查閱。四、各類印章的使用范圍1.公章用于公司對外的正式文件、報告、通知、信函等，證明公司的法定身份和授權(quán)。用于公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律效力的文件。用于公司出具的各類證明、介紹信等，證明公司員工的身份和授權(quán)。2.合同專用章專門用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟業(yè)務(wù)文件，具有明確的法律效力。使用合同專用章簽訂的合同，應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理規(guī)定進(jìn)行審核、審批和履行。3.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)收支、結(jié)算、票據(jù)等相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、支票、匯票等。財務(wù)專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家財務(wù)法律法規(guī)和公司財務(wù)制度，確保財務(wù)業(yè)務(wù)的規(guī)范操作。4.法定代表人章用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項，如簽署授權(quán)委托書、辦理重要業(yè)務(wù)文件等。法定代表人章的使用應(yīng)根據(jù)法定代表人的書面授權(quán)進(jìn)行，確保授權(quán)事項明確、合法。5.部門章用于各部門內(nèi)部的文件、通知、報表等，證明部門的工作安排和業(yè)務(wù)處理情況。部門章的使用范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在本部門內(nèi)部，不得用于對外簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。五、特殊情況用印規(guī)定1.緊急用印因緊急業(yè)務(wù)需要，無法按照正常用印流程進(jìn)行審批的，用印申請人應(yīng)填寫《緊急用印申請表》，詳細(xì)說明緊急事由和用印文件內(nèi)容?！毒o急用印申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，可先進(jìn)行用印操作，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。緊急用印情況應(yīng)在《印章使用登記簿》中詳細(xì)記錄，并注明補辦審批的時間和結(jié)果。2.異地用印因業(yè)務(wù)需要在異地用印的，用印申請人應(yīng)提前向公司辦公室提出申請，并說明異地用印的原因、時間、地點等信息。公司辦公室審核同意后，應(yīng)與保管人員協(xié)調(diào)安排異地用印事宜。異地用印可采用郵寄印章或委托當(dāng)?shù)胤种C構(gòu)代為用印等方式進(jìn)行。采用郵寄印章方式異地用印的，應(yīng)確保印章在郵寄過程中的安全，并要求收件人在收到印章后及時反饋用印情況。采用委托當(dāng)?shù)胤种C構(gòu)代為用印的，應(yīng)明確委托事項和責(zé)任，確保用印行為符合規(guī)定。3.電子印章使用隨著公司信息化建設(shè)的推進(jìn)，在符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，可逐步推廣使用電子印章。使用電子印章的文件應(yīng)具備電子簽名認(rèn)證等合法有效的技術(shù)保障措施，確保文件的真實性、完整性和不可篡改。電子印章的使用流程應(yīng)參照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，明確電子印章的申請、審批、使用、保管等環(huán)節(jié)的操作要求。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司辦公室負(fù)責(zé)定期對印章使用情況進(jìn)行檢查，重點檢查用印流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、用印文件是否合法合規(guī)等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)對涉及財務(wù)印章使用的財務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保財務(wù)印章使用符合財務(wù)制度和法律法規(guī)要求。2.外部審計公司應(yīng)定期接受外部審計機構(gòu)的審計，審計內(nèi)容包括印章管理和使用情況。對于審計中發(fā)現(xiàn)的印章管理問題，應(yīng)積極配合審計機構(gòu)進(jìn)行整改，并將整改情況及時報告公司管理層。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)