PAGE文件保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、使用和存檔，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在工作過程中所產(chǎn)生、接收、使用和保管的各類文件。（三）文件定義本制度所指文件包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同協(xié)議、規(guī)章制度、報告報表、會議紀要、信函郵件等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由行政部門統(tǒng)一負責(zé)，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類分級原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、來源、用途等進行分類分級管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文件信息的安全。4.便捷高效原則：優(yōu)化文件管理流程，提高文件處理效率，滿足公司日常工作需要。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司各類規(guī)章制度、通知公告、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各業(yè)務(wù)部門的合同協(xié)議、項目文檔、業(yè)務(wù)報告、市場調(diào)研資料等。3.財務(wù)文件：財務(wù)報表、預(yù)算決算、審計報告、稅務(wù)資料等。4.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。5.技術(shù)文件：研發(fā)報告、技術(shù)方案、圖紙資料、產(chǎn)品說明書等。（二）文件編號1.編號規(guī)則采用“年份+部門代碼+流水號”的方式進行編號。年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。部門代碼：根據(jù)公司部門設(shè)置，為每個部門分配一個兩位代碼，如行政部為“01”，財務(wù)部為“02”等。流水號：按照文件產(chǎn)生的先后順序，從“001”開始依次編號。2.編號示例行政部2023年第5號文件編號為：202301005業(yè)務(wù)部2023年第12號合同協(xié)議編號為：202303012三、文件的形成與收集（一）文件形成1.各部門及員工在工作過程中應(yīng)及時、準確地形成各類文件，確保文件內(nèi)容真實、完整、清晰。2.文件起草人應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求進行撰寫，注明文件的標題、編號、日期、起草人、審核人等信息。（二）文件收集1.各部門指定專人負責(zé)本部門文件的收集工作，定期對工作中產(chǎn)生的文件進行整理和匯總。2.文件收集人員應(yīng)及時收集各類文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件，并確保文件的齊全性。3.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，由相關(guān)接收部門負責(zé)收集，并及時傳遞給行政部門進行統(tǒng)一管理。四、文件的審核與批準（一）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交給本部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括文件的準確性、完整性、合規(guī)性、邏輯性等。2.部門負責(zé)人應(yīng)認真審核文件內(nèi)容，提出修改意見，并簽字確認。對于重要文件，還應(yīng)組織相關(guān)人員進行會審。（二）批準1.經(jīng)審核通過的文件，由部門負責(zé)人提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行批準。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度進行審批，對于涉及重大事項、重要決策的文件，應(yīng)進行嚴格把關(guān)。3.文件經(jīng)批準后，方可正式生效并進入流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。五、文件的流轉(zhuǎn)與傳遞（一）紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)1.文件起草部門完成文件的審核與批準后，將紙質(zhì)文件一式多份交至行政部門。2.行政部門根據(jù)文件的分發(fā)范圍，進行編號登記，并加蓋“文件分發(fā)章”，然后將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。3.接收文件的部門和人員應(yīng)在“文件簽收登記表”上簽字確認，注明簽收日期。（二）電子文件流轉(zhuǎn)1.文件起草部門將電子文件發(fā)送至公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的共享文件夾，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名。2.行政部門定期對電子文件進行備份，并根據(jù)文件的分發(fā)范圍，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。3.接收電子文件的部門和人員應(yīng)及時登錄辦公系統(tǒng)或共享文件夾查看文件，并進行下載保存。（三）文件傳遞1.對于需要傳遞給外部單位的文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.文件傳遞方式可根據(jù)實際情況選擇郵寄、專人送達、電子傳輸?shù)确绞健?.在文件傳遞過程中，應(yīng)確保文件的安全和保密，采取必要的防護措施，如加密、封裝等。六、文件的使用與查閱（一）文件使用1.各部門及員工應(yīng)按照文件的規(guī)定和要求使用文件，并妥善保管，不得擅自修改、復(fù)印、外傳。2.如需對文件進行復(fù)印或摘錄，應(yīng)填寫“文件復(fù)印/摘錄申請表”，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到行政部門辦理相關(guān)手續(xù)。（二）文件查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫“文件查閱申請表”，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到行政部門查閱文件。行政部門應(yīng)按照規(guī)定提供文件，并做好查閱記錄。3.查閱文件時，應(yīng)在指定地點進行，不得將文件帶出公司或擅自轉(zhuǎn)借他人。如需借閱文件，應(yīng)按照文件借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、文件的借閱與歸還（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫“文件借閱申請表”，詳細說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報行政部門負責(zé)人批準。（二）借閱審批1.行政部門負責(zé)人根據(jù)文件的重要程度、保密級別等因素進行審批。對于涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴格控制借閱范圍和期限。2.審批通過后，行政部門應(yīng)在“文件借閱登記表”上登記借閱信息，并將文件交給借閱人。（三）借閱期限1.文件借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還文件，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向行政部門說明情況，并申請延期。（四）文件歸還1.借閱人歸還文件時，應(yīng)確保文件的完整性和準確性，不得有損壞、涂改等情況。2.行政部門在收到歸還的文件后應(yīng)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人溝通解決。3.借閱人歸還文件后，行政部門應(yīng)在“文件借閱登記表”上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。八、文件的保管與存儲（一）保管責(zé)任1.行政部門負責(zé)公司文件的統(tǒng)一保管工作，指定專人負責(zé)文件的日常管理和維護。2.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門文件的保管，并定期對文件進行整理和盤點。（二）保管環(huán)境1.文件保管場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮等，確保文件的安全。2.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)存放在專用的文件柜中，并按照分類分級的原則進行存放。3.對于電子文件，應(yīng)存儲在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備上，并定期進行備份。（三）存儲方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照年度、類別、編號順序進行裝訂成冊，并在文件封面注明文件名稱、編號、年度等信息。2.電子文件應(yīng)按照文件分類建立文件夾，并按照編號順序進行命名存儲。同時，應(yīng)建立電子文件索引目錄，便于查找和管理。九、文件的保密與銷毀（一）保密措施1.公司文件分為絕密、機密、秘密三個級別，嚴格按照國家保密法律法規(guī)和公司保密制度進行管理。2.對于涉及公司機密的文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制查閱等措施，防止文件信息泄露。3.接觸公司機密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）文件銷毀1.文件在保管期限屆滿或因其他原因不再需要時，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)填寫“文件銷毀申請表”，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報行政部門負責(zé)人批準。4.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。5.行政部門應(yīng)安排專人負責(zé)文件銷毀工作，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。十、文件管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.行政部門負責(zé)對公司文件管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保文件管理工作符合本制度規(guī)范的要求。2.各部門負責(zé)人負責(zé)對本部門文件管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檢查內(nèi)容1.文件的形成、收集、審核、批準、流轉(zhuǎn)、使用、查閱、借閱、歸還、保管、存儲、保密、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.文件的分類分級、編號、標識等是否準確規(guī)范。3.文件管理工作的記錄是否完整、準確。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達“文件管理整改通知書”，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)