PAGE備用金使用制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司備用金管理，規(guī)范備用金使用行為，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及員工因工作需要借用備用金的情況。（三）定義備用金是指公司為滿(mǎn)足員工在日常工作中臨時(shí)性、小額資金需求而預(yù)先撥付的款項(xiàng)。二、備用金申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件1.因工作需要經(jīng)常發(fā)生差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品采購(gòu)等臨時(shí)性小額支出，且無(wú)法通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等其他方式支付的。2.單次支出金額在規(guī)定限額以?xún)?nèi)，且預(yù)計(jì)支出頻率較高的。（二）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《備用金申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)備用金的用途、金額、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審查，簽署審核意見(jiàn)。3.審核通過(guò)后，申請(qǐng)表依次提交至財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核備用金申請(qǐng)的合理性及資金安排的可行性；公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體資金狀況及業(yè)務(wù)需求進(jìn)行最終審批。（三）審批權(quán)限1.備用金申請(qǐng)金額在[X]元以下的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.備用金申請(qǐng)金額在[X]元至[X]元之間的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.備用金申請(qǐng)金額超過(guò)[X]元的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。三、備用金借款額度與期限（一）借款額度1.根據(jù)員工工作崗位和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定不同的備用金借款額度上限。具體額度標(biāo)準(zhǔn)如下：部門(mén)負(fù)責(zé)人：[X]元業(yè)務(wù)人員：[X]元其他人員：[X]元2.對(duì)于特殊業(yè)務(wù)或臨時(shí)性大額支出需求，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)提高備用金借款額度，但最高不得超過(guò)[X]元。（二）借款期限1.備用金借款期限原則上不得超過(guò)[X]個(gè)月。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借款期限的，借款人應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)還款時(shí)間，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.對(duì)于超過(guò)借款期限未歸還的備用金，財(cái)務(wù)部門(mén)將從借款人工資中扣除相應(yīng)款項(xiàng)，直至備用金歸還完畢。四、備用金使用規(guī)范（一）使用范圍1.差旅費(fèi)：包括員工因公務(wù)出差的交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)貼等。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：用于招待客戶(hù)、合作伙伴等發(fā)生的餐飲、住宿、禮品等費(fèi)用。3.辦公用品采購(gòu)：購(gòu)買(mǎi)辦公所需的文具、紙張、電腦耗材等物品。4.其他臨時(shí)性小額支出：如市內(nèi)交通費(fèi)、郵寄費(fèi)、小額設(shè)備維修費(fèi)用等。（二）使用原則1.專(zhuān)款專(zhuān)用原則：備用金必須按照申請(qǐng)用途使用，不得挪作他用。2.勤儉節(jié)約原則：在使用備用金時(shí)，應(yīng)盡量節(jié)約開(kāi)支，避免浪費(fèi)。3.合規(guī)合法原則：備用金的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，不得用于違法違規(guī)活動(dòng)。（三）報(bào)銷(xiāo)規(guī)定1.借款人應(yīng)在備用金使用完畢后及時(shí)到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，報(bào)銷(xiāo)期限不得超過(guò)借款期限。2.報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷(xiāo)憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、審批單等。報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)注明日期、內(nèi)容、金額等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、合法性、完整性以及報(bào)銷(xiāo)金額是否符合公司規(guī)定等。審核通過(guò)后，予以報(bào)銷(xiāo)沖減備用金。五、備用金管理與監(jiān)督（一）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)備用金的日常管理工作，包括備用金的核算、登記、監(jiān)督等。2.定期對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.對(duì)逾期未歸還的備用金進(jìn)行催收，并按照規(guī)定從借款人工資中扣除相應(yīng)款項(xiàng)。（二）審計(jì)部門(mén)職責(zé)1.定期對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查備用金的申請(qǐng)、審批、使用、報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（三）監(jiān)督檢查1.公司建立備用金監(jiān)督檢查機(jī)制，定期或不定期對(duì)備用金使用情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括備用金的使用是否符合規(guī)定用途、報(bào)銷(xiāo)憑證是否真實(shí)有效、借款期限是否超期等。2.對(duì)于違反備用金使用制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。六、備用金的歸還與核銷(xiāo)（一）歸還方式1.借款人應(yīng)在備用金使用完畢或借款期限屆滿(mǎn)后，及時(shí)將備用金歸還至財(cái)務(wù)部門(mén)。歸還方式可采用現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬等方式。2.如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式歸還備用金的，借款人應(yīng)在轉(zhuǎn)賬憑證上注明“歸還備用金”字樣，并將轉(zhuǎn)賬憑證復(fù)印件提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。（二）核銷(xiāo)流程1.借款人歸還備用金后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核銷(xiāo)處理。核銷(xiāo)時(shí)，在備用金臺(tái)賬中注明歸還日期、金額等信息，并將備用金申請(qǐng)單、報(bào)銷(xiāo)憑證等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。2.對(duì)于已核銷(xiāo)的備用金，如發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題需要重新處理的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行追溯調(diào)整。七、附則（