PAGE聯(lián)系人制度工作規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，特制定本聯(lián)系人制度工作規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司全體員工，包括各部門(mén)、各崗位之間的工作聯(lián)系與協(xié)作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：聯(lián)系人信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保工作溝通的順暢。2.及時(shí)性原則：及時(shí)更新聯(lián)系人信息，保證信息的時(shí)效性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的聯(lián)系人，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、聯(lián)系人信息管理（一）聯(lián)系人信息內(nèi)容1.基本信息：包括姓名、性別、部門(mén)、職位、聯(lián)系方式（辦公電話、手機(jī)、電子郵箱等）。2.職責(zé)范圍：明確聯(lián)系人在公司各項(xiàng)工作中的主要職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍。3.特殊事項(xiàng)說(shuō)明：如聯(lián)系人的特殊工作要求、工作時(shí)間安排、緊急聯(lián)系人等信息。（二）信息收集與錄入1.各部門(mén)負(fù)責(zé)：各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)員工的聯(lián)系人信息，并確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.定期更新：聯(lián)系人信息如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)通知所在部門(mén)的信息收集人員進(jìn)行更新，更新周期為每季度一次。3.統(tǒng)一錄入：信息收集人員將更新后的聯(lián)系人信息錄入公司統(tǒng)一的聯(lián)系人管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)信息與實(shí)際情況一致。（三）信息審核與維護(hù)1.審核機(jī)制：公司人力資源部門(mén)對(duì)錄入的聯(lián)系人信息進(jìn)行審核，確保信息符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.信息維護(hù)：定期對(duì)聯(lián)系人管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，清理無(wú)效信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性。三、聯(lián)系人工作流程（一）日常工作聯(lián)系1.明確溝通事項(xiàng)：?jiǎn)T工在工作中需要與其他部門(mén)或人員進(jìn)行溝通協(xié)作時(shí)，首先明確溝通事項(xiàng)的性質(zhì)、目的和要求。2.查找聯(lián)系人：通過(guò)公司聯(lián)系人管理系統(tǒng)或其他渠道查找相關(guān)聯(lián)系人的信息。3.選擇溝通方式：根據(jù)溝通事項(xiàng)的緊急程度和重要性，選擇合適的溝通方式，如電話、郵件、即時(shí)通訊工具等。4.記錄溝通內(nèi)容：在溝通結(jié)束后，及時(shí)記錄溝通內(nèi)容，包括溝通時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、溝通事項(xiàng)、溝通結(jié)果等，確保溝通信息的可追溯性。（二）重要事項(xiàng)溝通1.制定溝通計(jì)劃：對(duì)于重要事項(xiàng)的溝通，應(yīng)提前制定溝通計(jì)劃，明確溝通的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、溝通議程等。2.組織會(huì)議溝通：根據(jù)溝通計(jì)劃組織會(huì)議進(jìn)行溝通，會(huì)議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，形成會(huì)議紀(jì)要。3.跟蹤溝通結(jié)果：重要事項(xiàng)溝通結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)跟蹤溝通結(jié)果的執(zhí)行情況，確保溝通事項(xiàng)得到有效落實(shí)。（三）跨部門(mén)協(xié)作1.成立項(xiàng)目小組：對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的跨部門(mén)協(xié)作項(xiàng)目，應(yīng)成立項(xiàng)目小組，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和各成員的職責(zé)分工。2.定期溝通協(xié)調(diào)：項(xiàng)目小組應(yīng)定期召開(kāi)溝通協(xié)調(diào)會(huì)議，及時(shí)解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。3.信息共享與協(xié)同：項(xiàng)目小組成員應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部協(xié)同辦公平臺(tái)等方式實(shí)現(xiàn)信息共享，協(xié)同完成項(xiàng)目任務(wù)。四、聯(lián)系人溝通技巧（一）語(yǔ)言表達(dá)技巧1.清晰準(zhǔn)確：表達(dá)觀點(diǎn)時(shí)應(yīng)清晰明了，避免使用模糊或歧義的語(yǔ)言。2.簡(jiǎn)潔明了：語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，突出重點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)和復(fù)雜的表述。3.禮貌得體：使用禮貌用語(yǔ)，尊重對(duì)方意見(jiàn)和感受，營(yíng)造良好的溝通氛圍。（二）傾聽(tīng)技巧1.專注傾聽(tīng)：認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方的講話，不打斷對(duì)方，給予對(duì)方充分的表達(dá)機(jī)會(huì)。2.理解對(duì)方：理解對(duì)方的觀點(diǎn)和意圖，嘗試從對(duì)方角度思考問(wèn)題。3.反饋確認(rèn)：在傾聽(tīng)結(jié)束后，及時(shí)反饋?zhàn)约旱睦斫夂涂捶?，確認(rèn)溝通信息的準(zhǔn)確性。（三）非語(yǔ)言溝通技巧1.肢體語(yǔ)言：保持良好的肢體姿態(tài)，如坐姿端正、眼神交流等，傳遞積極的溝通信號(hào)。2.表情管理：保持適當(dāng)?shù)谋砬椋宫F(xiàn)自信、友好和專業(yè)的形象。3.溝通環(huán)境：選擇合適的溝通環(huán)境，避免干擾因素，確保溝通效果。五、聯(lián)系人工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)員工的聯(lián)系人工作進(jìn)行日常監(jiān)督，確保工作規(guī)范的執(zhí)行。2.審計(jì)監(jiān)督：公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)聯(lián)系人制度工作規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核指標(biāo)1.溝通效率：考核員工與聯(lián)系人之間溝通的及時(shí)性和有效性，以任務(wù)完成時(shí)間和溝通效果為依據(jù)。2.協(xié)作質(zhì)量：評(píng)估員工在跨部門(mén)協(xié)作中與聯(lián)系人的協(xié)作質(zhì)量，包括工作配合度、問(wèn)題解決能力等。3.信息準(zhǔn)確性：檢查員工提供和獲取聯(lián)系人信息的準(zhǔn)確性，以信息錯(cuò)誤率為考核指標(biāo)。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效掛鉤：將聯(lián)系人工作考核結(jié)果與員工績(jī)效掛鉤，作為績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放和晉升的重要依據(jù)。2.培訓(xùn)與改進(jìn)：對(duì)于考核結(jié)果不理想的員工，針對(duì)性地提供培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其改進(jìn)工作方法和提高溝通協(xié)作能力。六、聯(lián)系人工作保密規(guī)定（一）保密范圍1.公司機(jī)密信息：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)秘密、客戶信息等。2.聯(lián)系人敏感信息：如聯(lián)系人的特殊工作要求、個(gè)人隱私等信息。（二）保密措施1.信息安全管理：加強(qiáng)公司信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。2.人員培訓(xùn)：對(duì)涉及聯(lián)系人信息管理和溝通的員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。3.簽訂保密協(xié)議：對(duì)于接觸公司機(jī)密信息的聯(lián)系人，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）違規(guī)處理1.警告與批評(píng)：對(duì)于違反保密規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予警告、批評(píng)等處理。2.解除勞動(dòng)合同：對(duì)于嚴(yán)重違反保密規(guī)定，給公司造成重大損失的員工，依法解除勞動(dòng)合同，并追究法律責(zé)任。七、附則