PAGE電話規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司內(nèi)部電話的使用，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時和高效，維護公司正常的工作秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作時間內(nèi)使用公司電話進行業(yè)務(wù)溝通、信息交流等相關(guān)活動。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和通信行業(yè)相關(guān)規(guī)定，合法合規(guī)使用電話。2.以提高工作效率、促進業(yè)務(wù)開展為宗旨，合理使用電話資源。3.秉持禮貌、專業(yè)、高效的態(tài)度進行電話溝通，維護公司良好形象。二、電話使用規(guī)范（一）接聽規(guī)范1.電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，禮貌問候，自報部門和姓名，如“您好，[部門名稱][姓名]”。2.認(rèn)真傾聽對方講話，不得隨意打斷，如有必要記錄重要信息，確保準(zhǔn)確無誤。3.對于來電咨詢，應(yīng)耐心解答，不清楚的問題及時轉(zhuǎn)接相關(guān)人員或向上級匯報后給予回復(fù)，不得推諉或敷衍。4.若對方找的人員不在，應(yīng)禮貌告知對方，并詢問是否需要幫忙轉(zhuǎn)達(dá)，記錄好留言信息，包括姓名、單位、聯(lián)系電話、留言內(nèi)容等，及時轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員。（二）撥打規(guī)范1.撥打前明確通話目的，整理好思路，準(zhǔn)備好相關(guān)資料，確保通話內(nèi)容簡潔明了。2.準(zhǔn)確撥號，避免撥錯號碼浪費時間和資源。3.接通后確認(rèn)對方身份，再次自報部門和姓名，簡要說明通話目的，進入正式溝通環(huán)節(jié)。4.通話過程中語言表達(dá)清晰、條理清楚，語速適中，音量適宜，避免使用模糊、歧義或不文明的語言。5.重要電話應(yīng)提前預(yù)約時間，避免打擾對方正常工作。（三）轉(zhuǎn)接規(guī)范1.轉(zhuǎn)接電話前應(yīng)向?qū)Ψ秸f明轉(zhuǎn)接原因和轉(zhuǎn)接對象的相關(guān)信息，征得對方同意后進行轉(zhuǎn)接。2.轉(zhuǎn)接時準(zhǔn)確告知被轉(zhuǎn)接人員來電者的姓名、單位、聯(lián)系電話及主要事項，確保信息完整傳遞。3.若被轉(zhuǎn)接人員暫時無法接聽，應(yīng)禮貌告知來電者，并詢問是否需要留言或等待，按照接聽規(guī)范記錄留言信息。（四）會議電話規(guī)范1.提前測試會議電話設(shè)備，確保聲音清晰、畫面正常，準(zhǔn)備好相關(guān)會議資料。2.會議開始前提醒參會人員保持電話暢通，準(zhǔn)時接入會議。3.會議過程中遵守會議紀(jì)律，不得隨意打斷發(fā)言，如有意見或問題應(yīng)舉手示意，經(jīng)主持人同意后發(fā)言。4.會議結(jié)束后及時關(guān)閉會議電話設(shè)備，清理會議現(xiàn)場。三、電話費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際情況，制定合理的電話費用預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，包括固定電話月租費、通話費、長途費、國際長途費等。2.各部門應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)合理使用電話資源，嚴(yán)格控制電話費用支出。（二）費用核算1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)每月對公司電話費用進行核算，按照部門、項目等維度進行明細(xì)統(tǒng)計。2.定期向各部門通報電話費用使用情況，包括費用總額、明細(xì)清單、與預(yù)算對比分析等。（三）費用控制1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)關(guān)注本部門電話費用支出情況，對異常費用進行及時分析和處理。2.對于超出預(yù)算的部門，應(yīng)查找原因，采取有效措施進行整改，如加強電話使用管理、優(yōu)化溝通方式等。3.嚴(yán)禁利用公司電話進行私人聊天、撥打付費電話等違規(guī)行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理，并追回相應(yīng)費用。四、電話設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.根據(jù)工作需要，為員工配備必要的電話設(shè)備，包括固定電話、移動電話等，并確保設(shè)備性能良好、功能正常。2.定期對電話設(shè)備進行檢查和維護，及時更新和更換老化、損壞的設(shè)備。（二）設(shè)備使用1.員工應(yīng)妥善保管和使用公司配備的電話設(shè)備，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆卸、改裝或損壞設(shè)備。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時報告相關(guān)部門進行維修處理，不得自行維修以免造成更大損失。3.移動電話應(yīng)按照公司規(guī)定進行使用和管理，確保工作時間保持暢通，及時處理工作事務(wù)。（三）設(shè)備維護1.制定電話設(shè)備維護計劃，定期對設(shè)備進行清潔、保養(yǎng)、調(diào)試等維護工作，延長設(shè)備使用壽命。2.建立電話設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)備故障情況、維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息，便于跟蹤和管理。3.對于因人為原因造成設(shè)備損壞的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的維修費用或賠償責(zé)任。五、電話信息安全管理（一）信息保密1.員工在電話溝通中涉及公司機密信息、商業(yè)秘密、客戶信息等，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無關(guān)人員。2.對于重要信息的傳遞，應(yīng)采用加密、專線等安全可靠的方式進行，確保信息安全。（二）信息存儲1.對于通過電話溝通獲取的重要信息，如需存儲，應(yīng)按照公司信息存儲管理規(guī)定進行妥善保存，確保信息的完整性和可追溯性。2.禁止在未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備或存儲介質(zhì)上存儲公司電話信息，防止信息泄露風(fēng)險。（三）信息安全意識培訓(xùn)1.定期組織員工進行電話信息安全意識培訓(xùn)，提高員工對信息安全重要性的認(rèn)識，增強防范信息泄露的能力。2.教育員工在電話溝通中注意識別信息安全風(fēng)險，如詐騙電話、惡意騷擾等，避免上當(dāng)受騙或造成公司信息泄露。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負(fù)責(zé)對電話規(guī)范管理制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，包括電話使用情況、費用支出情況、設(shè)備管理情況等。2.設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對違規(guī)使用電話的行為進行舉報，一經(jīng)查實，嚴(yán)肅處理。（二）考核評價1.將電話規(guī)范管理納入員工績效考核體系，對遵守制度、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵。2.對于違反電話規(guī)范管理制度的員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育、警告、罰款等