PAGE勞務(wù)資料室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強勞務(wù)資料室的管理，確保勞務(wù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高勞務(wù)管理工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部勞務(wù)資料室的管理，包括勞務(wù)合同、員工檔案、考勤記錄、工資核算資料、培訓(xùn)資料、安全資料等各類與勞務(wù)相關(guān)的文件、資料和記錄的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保勞務(wù)資料管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：勞務(wù)資料應(yīng)如實反映勞務(wù)工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.安全保密原則：加強勞務(wù)資料的安全保護，防止資料泄露、丟失或損壞，對涉及公司機密和員工隱私的資料嚴(yán)格保密。4.便于查閱原則：資料分類清晰、標(biāo)識明確，便于快速查閱和使用，提高工作效率。二、勞務(wù)資料的分類與編號（一）勞務(wù)合同類1.分類勞動合同勞務(wù)分包合同勞務(wù)派遣合同2.編號規(guī)則合同編號采用年份+合同類別代碼+流水號的形式。例如：2023LD001，其中“2023”表示年份，“LD”表示勞務(wù)合同類別代碼，“001”表示流水號。（二）員工檔案類1.分類個人基本信息檔案工作經(jīng)歷檔案培訓(xùn)記錄檔案考核評價檔案2.編號規(guī)則員工編號采用入職年份+部門代碼+順序號的形式。例如：2023BM01001，其中“2023”表示入職年份，“BM01”表示部門代碼，“001”表示順序號。員工檔案編號在員工編號后加上檔案類別代碼，如個人基本信息檔案編號為2023BM01001JB，工作經(jīng)歷檔案編號為2023BM01001GJ等。（三）考勤記錄類1.分類日?？记谟涗浾埣儆涗浖影嘤涗?.編號規(guī)則考勤記錄編號采用月份+部門代碼+考勤類別代碼+順序號的形式。例如：202305BM01KQ001，其中“202305”表示月份，“BM01”表示部門代碼，“KQ”表示考勤類別代碼，“001”表示順序號。（四）工資核算資料類1.分類工資表獎金分配表工資調(diào)整記錄2.編號規(guī)則工資核算資料編號采用年份+月份+部門代碼+資料類別代碼+順序號的形式。例如：202305BM01GZ001，其中“202305”表示年份和月份，“BM01”表示部門代碼，“GZ”表示資料類別代碼，“001”表示順序號。（五）培訓(xùn)資料類1.分類內(nèi)部培訓(xùn)教材外部培訓(xùn)證書培訓(xùn)簽到表2.編號規(guī)則培訓(xùn)資料編號采用年份+培訓(xùn)類別代碼+順序號的形式。例如：2023PX001，其中“2023”表示年份，“PX”表示培訓(xùn)類別代碼，“001”表示順序號。（六）安全資料類1.分類安全培訓(xùn)記錄安全檢查報告事故處理記錄2.編號規(guī)則安全資料編號采用年份+安全類別代碼+順序號的形式。例如：2023AQ001，其中“2023”表示年份，“AQ”表示安全類別代碼，“001”表示順序號。三、勞務(wù)資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)勞務(wù)資料的收集工作，確保資料及時、準(zhǔn)確、完整。2.勞務(wù)合同簽訂后，合同簽訂部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)附件提交至勞務(wù)資料室。3.員工入職時，人力資源部門應(yīng)及時收集員工個人基本信息資料，并在員工入職后[X]個工作日內(nèi)整理歸檔。4.考勤記錄由各部門考勤員每日記錄，每月末匯總后在[X]個工作日內(nèi)提交至勞務(wù)資料室。5.工資核算資料由財務(wù)部門負(fù)責(zé)收集和整理，每月工資核算完成后在[X]個工作日內(nèi)提交至勞務(wù)資料室。6.培訓(xùn)資料由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)收集，培訓(xùn)結(jié)束后在[X]個工作日內(nèi)將培訓(xùn)教材、簽到表、證書等資料提交至勞務(wù)資料室。安全資料由安全管理部門負(fù)責(zé)收集，安全檢查、事故處理等工作完成后在[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)資料提交至勞務(wù)資料室。（二）整理要求1.勞務(wù)資料室管理人員收到資料后，應(yīng)及時進行整理。按照資料分類和編號規(guī)則進行分類編號，確保資料標(biāo)識清晰、分類準(zhǔn)確。2.對每份資料進行核對，檢查資料內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。如有缺失或錯誤，及時與相關(guān)部門溝通補充或更正。3.將整理好的資料按照類別順序存放，建立資料目錄索引，便于查閱。四、勞務(wù)資料的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.勞務(wù)資料室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。2.資料存儲架應(yīng)堅固耐用，能夠滿足資料存放的要求。3.資料應(yīng)存放在干燥、清潔的環(huán)境中，避免陽光直射和潮濕。（二）保管方式1.勞務(wù)資料應(yīng)按照類別和編號順序存放，同一類別的資料應(yīng)集中存放。2.對于重要的勞務(wù)合同、機密資料等應(yīng)采取專柜保管，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理。3.建立資料借閱登記制度，對借閱資料的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細(xì)記錄。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.定期對勞務(wù)資料進行盤點，確保資料數(shù)量與目錄相符，資料無損壞、丟失等情況。盤點周期為每[X]個月一次。五、勞務(wù)資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱勞務(wù)資料的，應(yīng)填寫《勞務(wù)資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到勞務(wù)資料室查閱。2.涉及公司機密和員工隱私的勞務(wù)資料，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱。3.外部單位因工作需要查閱勞務(wù)資料的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由勞務(wù)資料室管理人員陪同查閱，并嚴(yán)格按照查閱范圍進行查閱。（二）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛護勞務(wù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。如需復(fù)印或摘錄資料內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)勞務(wù)資料室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將資料歸還勞務(wù)資料室，由管理人員進行核對和整理。3.嚴(yán)禁將勞務(wù)資料帶出勞務(wù)資料室，如需臨時借用，應(yīng)按照借閱規(guī)定辦理手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。六、勞務(wù)資料的銷毀（一）銷毀條件1.勞務(wù)資料超過保存期限且已無保存價值的，可進行銷毀。2.因公司機構(gòu)調(diào)整或業(yè)務(wù)變更，相關(guān)勞務(wù)資料不再適用的，可進行銷毀。3.勞務(wù)資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞無法修復(fù)且已無保存價值的，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.由相關(guān)部門提出勞務(wù)資料銷毀申請，并填寫《勞務(wù)資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.勞務(wù)資料室管理人員對申請銷毀的資料進行審核，確認(rèn)符合銷毀條件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由勞務(wù)資料室管理人員會同相關(guān)部門人員共同對資料進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。4.銷毀完成后，在《勞務(wù)資料銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔。七、勞務(wù)資料室管理人員職責(zé)（一）資料管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)勞務(wù)資料室的日常管理工作，包括資料的收集、整理、存儲、保管、查閱、使用和銷毀等。2.按照資料分類和編號規(guī)則對勞務(wù)資料進行分類編號，建立資料目錄索引，確保資料管理規(guī)范、有序。3.定期對勞務(wù)資料進行盤點，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）安全保密職責(zé)1.加強勞務(wù)資料室的安全管理，采取必要的安全措施，防止資料泄露、丟失或損壞。2.對涉及公司機密和員工隱私的勞務(wù)資料嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁無關(guān)人員查閱和使用。3.對資料查閱和借閱情況進行登記，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱和借閱手續(xù)。（三）溝通協(xié)調(diào)職責(zé)1.與各部門保持密切溝通，及時了解勞務(wù)資料的產(chǎn)生和需求情況，確保資料收集工作的順利進行。2.對資料整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，督促補