PAGE規(guī)范催報催繳制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織財務管理，規(guī)范催報催繳工作流程，確保各項費用及時足額回收，維護公司/組織合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及催報催繳相關工作的所有部門及人員，包括但不限于銷售部門、財務部門、法務部門等。同時，適用于與公司/組織有業(yè)務往來的客戶、合作伙伴等相關方。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：催報催繳工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保每一個環(huán)節(jié)都合法合規(guī)。2.及時準確原則：及時發(fā)現(xiàn)并處理費用逾期情況，準確記錄相關信息，為后續(xù)催繳工作提供可靠依據(jù)。3.文明禮貌原則：在催繳過程中，要保持文明禮貌的態(tài)度，避免使用不當言語或行為引發(fā)不必要的糾紛。4.風險防控原則：對催繳過程中可能出現(xiàn)的風險進行識別、評估和防控，確保公司/組織利益不受損失。二、催報催繳工作職責（一）銷售部門1.在與客戶簽訂合同或協(xié)議時，明確約定費用支付方式、時間節(jié)點等條款，并確保客戶充分理解。2.負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時了解客戶業(yè)務進展，提前預判費用支付風險。3.在費用臨近支付期限前，提醒客戶按時付款，并協(xié)助財務部門解答客戶關于費用支付的疑問。4.對于逾期未支付費用的客戶，積極配合財務部門進行催繳工作，提供必要的客戶信息及業(yè)務情況說明。（二）財務部門1.負責建立健全費用臺賬，詳細記錄每一筆費用的發(fā)生時間、金額、支付期限、客戶信息等。2.在費用到期前，通過郵件、短信、電話等方式向客戶發(fā)送催報通知，提醒客戶按時支付費用。3.對逾期未支付的費用進行分類統(tǒng)計，分析逾期原因，制定針對性的催繳策略。4.定期與銷售部門溝通，了解客戶業(yè)務動態(tài)及費用支付風險情況，共同推進催繳工作。5.對于催繳多次仍未支付的客戶，及時將相關情況反饋給法務部門，并配合法務部門采取進一步措施。（三）法務部門1.為催報催繳工作提供法律支持，審核催繳函、合同條款等相關法律文件，確保合法合規(guī)。2.當催繳工作涉及法律糾紛時，負責制定法律應對策略，代表公司/組織參與訴訟、仲裁等法律程序。3.協(xié)助財務部門和銷售部門開展催繳工作，提供必要的法律建議和指導，維護公司/組織合法權益。三、催報催繳流程（一）催報通知1.費用到期前[X]個工作日，財務部門通過郵件、短信、電話等方式向客戶發(fā)送催報通知。郵件應明確費用明細、支付期限、逾期后果等內(nèi)容；短信應簡潔明了，突出關鍵信息；電話溝通時要禮貌熱情，確?？蛻羰盏酵ㄖ⒗斫庀嚓P要求。2.催報通知應發(fā)送至合同約定的客戶聯(lián)系人及相關負責人郵箱、手機號碼等，并留存發(fā)送記錄。（二）首次催繳1.費用逾期后[X]個工作日內(nèi)，財務部門再次與客戶聯(lián)系，了解逾期原因，并向客戶強調(diào)按時支付費用的重要性。2.根據(jù)客戶反饋情況，判斷是否存在特殊情況導致逾期。如客戶因資金周轉(zhuǎn)困難等合理原因申請延期支付，財務部門應及時記錄相關信息，并與銷售部門溝通，共同評估風險。如客戶無合理理由逾期，應明確告知客戶逾期后果，要求盡快支付費用。3.首次催繳過程中，財務部門可根據(jù)具體情況與客戶協(xié)商制定還款計劃，但需經(jīng)公司/組織相關領導審批同意。還款計劃應明確還款金額、時間節(jié)點等內(nèi)容，并要求客戶簽字確認。（三）多次催繳1.首次催繳后仍未支付的費用，在逾期[X]個工作日后，財務部門進行多次催繳。多次催繳可采用更加嚴肅的溝通方式，如發(fā)送正式催繳函等。2.催繳函應明確客戶逾期未支付費用的事實、金額、逾期天數(shù)，以及公司/組織的催繳要求和逾期后果等內(nèi)容。催繳函應加蓋公司/組織公章，并通過郵政特快專遞（EMS）等方式送達客戶。3.在多次催繳過程中，財務部門應持續(xù)與客戶保持溝通，了解客戶還款意愿和能力的變化情況。如發(fā)現(xiàn)客戶有還款跡象，應及時跟進并協(xié)助客戶完成支付流程。（四）法務介入1.多次催繳后仍未支付的費用，且金額較大或逾期時間較長，對公司/組織造成較大損失風險時，財務部門應及時將相關情況反饋給法務部門，由法務部門介入處理。2.法務部門接到通知后，應立即對案件進行分析評估，制定法律應對策略。如向客戶發(fā)送律師函，通過法律手段施加壓力，促使客戶盡快支付費用。3.根據(jù)具體情況，法務部門可代表公司/組織提起訴訟或仲裁等法律程序，維護公司/組織合法權益。在法律程序進行過程中，財務部門應積極配合提供相關證據(jù)材料和費用信息等。四、催報催繳記錄與檔案管理（一）記錄要求1.財務部門應建立完善的催報催繳記錄臺賬，詳細記錄每一次與客戶溝通的時間、方式、內(nèi)容、客戶反饋等信息。2.對于發(fā)送的催報通知、催繳函等文件，應留存副本，并注明發(fā)送時間、送達方式、簽收情況等。3.與客戶的電話溝通應進行錄音，錄音文件應妥善保存，保存期限不少于[X]年。錄音內(nèi)容應清晰可辨，能夠準確反映溝通情況。（二）檔案管理1.催報催繳工作相關的文件、記錄等應定期整理歸檔，建立專門的檔案庫進行保管。2.檔案應按照時間順序、客戶名稱等進行分類存放，便于查找和查閱。3.檔案保管期限應根據(jù)法律法規(guī)及公司/組織內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。對于涉及重大法律糾紛或重要客戶的檔案，應適當延長保管期限。4.檔案查閱應履行嚴格的審批手續(xù)，未經(jīng)批準不得擅自查閱、復印或銷毀檔案資料。查閱人員應妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、標記或損壞。五、催報催繳工作的監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設立專門的監(jiān)督小組，定期對催報催繳工作進行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由財務部門、審計部門等相關人員組成。2.監(jiān)督小組應檢查催報催繳工作流程是否合規(guī)、記錄是否完整準確、溝通方式是否恰當?shù)?。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.財務部門應定期向公司/組織管理層匯報催報催繳工作進展情況，包括逾期費用金額、催繳措施及效果、存在的問題及建議等，接受管理層的監(jiān)督和指導。（二）考核機制1.建立催報催繳工作考核制度，對涉及催報催繳工作的相關部門及人員進行考核評價?？己酥笜税ㄓ馄谫M用回收率、催繳及時率、客戶滿意度等。2.逾期費用回收率=實際收回逾期費用金額/逾期費用總額×100%3.催繳及時率=按時發(fā)送催報通知次數(shù)/應發(fā)送催報通知次數(shù)×100%4.客戶滿意度通過定期對客戶進行滿意度調(diào)查獲取，調(diào)查內(nèi)容包括催繳工作態(tài)度、溝通效果、解決問題能力等方面。5.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門及人員給予獎勵，如獎金、榮譽證書等；對未達標的部門及人員進行相應的處罰，如績效扣分、警告、調(diào)崗等。六、附則（一）解釋權本制度由公司/組織[具體部門]負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或?qū)χ贫葪l款理解存在歧義時，由負責解釋部門進行解釋和說明。（二）修訂與廢止1.本制度應根據(jù)國家法律