PAGE行文規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的行文管理，確保各類文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)信息傳遞與溝通的順暢，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、與外部單位往來文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等全過程管理。（三）基本原則1.合法性原則：行文應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：文件表述要準(zhǔn)確清晰，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)真實(shí)可靠，避免歧義或模糊不清。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、體例和行文規(guī)則，保證文件的規(guī)范性和一致性。4.時(shí)效性原則：及時(shí)處理各類文件，確保信息傳遞的及時(shí)性，避免延誤工作。5.保密性原則：涉及公司/組織機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、行文種類及格式（一）種類1.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。2.報(bào)告：用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議等。3.通知：傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。4.通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。5.決定：對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。6.意見：對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。7.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（二）格式1.文件頭公司/組織標(biāo)識(shí)：位于文件首頁上方正中，采用公司/組織統(tǒng)一的標(biāo)志圖案及名稱。文件編號(hào)：由年份、部門代碼、文件順序號(hào)組成，如“[年份][部門代碼][順序號(hào)]”，位于文件標(biāo)識(shí)下方居中位置。密級(jí)：根據(jù)文件內(nèi)容涉及的機(jī)密程度，分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”，標(biāo)注在文件首頁右上角。緊急程度：分為“特急”“加急”，標(biāo)注在文件首頁右上角，密級(jí)之下。2.主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，頂格寫在標(biāo)題下空一行左側(cè)。3.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，一般每自然段左空二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。4.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.[附件名稱1]”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排。6.成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行右空四字編排。7.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。8.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)，如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。9.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。三、行文規(guī)則（一）行文關(guān)系1.公司/組織各部門之間一般不得越級(jí)行文。因特殊情況必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的部門。2.向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。黨委、政府的部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門。下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。3.向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。（二）聯(lián)合行文1.同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。2.聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。（三）其他行文要求1.行文應(yīng)使用法定計(jì)量單位、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.公文語言應(yīng)簡潔明了、莊重得體，避免使用生僻詞匯、口語化表述或帶有歧義的語句。3.涉及公司/組織重要事項(xiàng)、重大決策、對(duì)外合作等文件，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研、論證和協(xié)調(diào)，確保文件內(nèi)容的科學(xué)性、合理性和可行性。四、行文流程（一）起草1.各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件的起草工作。起草人應(yīng)深入了解文件的背景、目的和要求，并進(jìn)行充分的資料收集和分析。2.文件內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密，觀點(diǎn)明確，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。起草過程中應(yīng)廣泛征求相關(guān)部門和人員的意見，確保文件的科學(xué)性、合理性和可操作性。3.起草完成后，起草人應(yīng)在文件首頁注明起草部門及起草人姓名，并填寫《行文審批表》，詳細(xì)說明文件的主題、內(nèi)容、依據(jù)、起草過程等情況。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、行文規(guī)則等進(jìn)行全面審查，確保文件質(zhì)量符合要求。2.審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在《行文審批表》上簽署審核意見，并將文件提交至公司/組織辦公室。3.辦公室收到文件后，對(duì)文件的格式、編號(hào)、密級(jí)、緊急程度等進(jìn)行再次審核，并對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行必要的文字校對(duì)和格式調(diào)整。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與起草部門溝通修改。（三）簽發(fā)1.根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，按照公司/組織的審批權(quán)限，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。一般性文件由部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。涉及公司/組織重要事項(xiàng)、重大決策、對(duì)外合作等文件，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等進(jìn)行全面把關(guān)，并簽署明確的意見。如同意簽發(fā)，應(yīng)在《行文審批表》上簽署姓名及日期；如不同意簽發(fā)，應(yīng)明確指出問題并提出修改意見，退回起草部門重新修改。（四）印發(fā)1.辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、排版、印刷等工作。印刷完成后，對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。2.文件印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，嚴(yán)格控制文件的發(fā)放范圍，避免文件的濫發(fā)和浪費(fèi)。3.辦公室將印發(fā)好的文件按照規(guī)定的分發(fā)渠道進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)放日期、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放份數(shù)等信息。（五）歸檔1.文件印發(fā)后，辦公室應(yīng)及時(shí)將文件的定稿、《行文審批表》、印刷清樣等相關(guān)材料進(jìn)行整理歸檔。歸檔材料應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊，并按照檔案管理的要求進(jìn)行妥善保管。2.歸檔文件應(yīng)建立電子檔案，以便于查詢和利用。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)和標(biāo)注索引。3.定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行清理和檢查，對(duì)超過保管期限或已無保存價(jià)值的文件，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件銷毀登記表》，注明文件名稱、文號(hào)、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。五、行文責(zé)任（一）起草人責(zé)任1.對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，確保文件符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.按照規(guī)定的格式和行文規(guī)則起草文件，保證文件的規(guī)范性和一致性。3.積極配合審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的工作，根據(jù)反饋意見及時(shí)修改完善文件。（二）審核人責(zé)任1.認(rèn)真履行審核職責(zé)，對(duì)文件的內(nèi)容、格式、行文規(guī)則等進(jìn)行全面細(xì)致的審查，提出準(zhǔn)確、合理的審核意見。2.對(duì)審核通過的文件質(zhì)量負(fù)責(zé)，如因?qū)徍税殃P(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致文件出現(xiàn)問題，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）簽發(fā)人責(zé)任1.對(duì)簽發(fā)文件的決策正確性、合法性負(fù)責(zé)，確保文件符合公司/組織的整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。2.在簽發(fā)文件前，認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等進(jìn)行全面把關(guān)，簽署明確的意見。如因簽發(fā)失誤導(dǎo)致文件出現(xiàn)問題，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）其他相關(guān)人員責(zé)任1.參與文件起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)工作