PAGE高管規(guī)范合同管理制度一、總則（一）目的本合同管理制度旨在規(guī)范公司合同管理流程，加強(qiáng)對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的控制，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，確保公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)依法有序進(jìn)行。（二）適用范圍本制度適用于公司及其所屬各部門、子公司、分公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.風(fēng)險(xiǎn)防范原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和控制，從合同條款擬定、審核、簽訂到履行全過(guò)程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，避免公司遭受重大經(jīng)濟(jì)損失和法律糾紛。3.全面管理原則涵蓋合同從立項(xiàng)、談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的規(guī)范化管理。4.分工協(xié)作原則明確公司各部門在合同管理中的職責(zé)分工，加強(qiáng)部門間的溝通協(xié)作，形成合同管理合力。5.效益優(yōu)先原則在保障合同合法合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，注重提高合同的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)。合同管理委員會(huì)由公司高管層組成，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)等。其主要職責(zé)如下：1.審議合同管理制度、流程和重大合同文本；2.決策重大合同的簽訂、變更、解除等事項(xiàng)；3.協(xié)調(diào)解決合同管理過(guò)程中的重大問(wèn)題和爭(zhēng)議；4.對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）合同管理部門公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。合同管理部門的職責(zé)如下：1.制定和完善合同管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)文本；2.參與合同談判、起草、審核等工作，提供法律和專業(yè)意見(jiàn)；3.統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔合同文件，建立合同管理臺(tái)賬；4.跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問(wèn)題；5.定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)建議；6.負(fù)責(zé)與合同相關(guān)的法律事務(wù)處理，參與法律糾紛的應(yīng)對(duì)和解決。（三）合同承辦部門合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同的立項(xiàng)、談判、起草、履行等工作。其職責(zé)如下：1.提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，說(shuō)明合同簽訂的必要性、可行性和主要條款；2.組織合同談判，與對(duì)方就合同條款進(jìn)行協(xié)商和溝通；3.根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本，確保合同條款明確、具體、合法合規(guī)；4.將合同文本提交合同管理部門和相關(guān)部門審核，并根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善；5.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行、變更、解除等具體工作，及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行情況；6.整理和保管合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件和資料，配合合同管理部門做好合同歸檔工作。（四）其他相關(guān)部門1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、資金預(yù)算等，確保合同財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控，并參與合同執(zhí)行過(guò)程中的財(cái)務(wù)監(jiān)督和款項(xiàng)支付工作。2.法務(wù)部門為合同管理提供法律支持，審查合同條款的合法性、合規(guī)性，參與重大合同談判，處理合同糾紛的法律事務(wù)，提供法律意見(jiàn)和建議。3.審計(jì)部門對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，合同簽訂、履行過(guò)程的合規(guī)性和效益性，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。三、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.合同承辦部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款，以及合同簽訂的必要性、可行性和預(yù)期經(jīng)濟(jì)效益。2.《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交合同管理部門。合同管理部門對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)審查合同項(xiàng)目是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)范圍，是否具備簽訂合同的條件。3.對(duì)于重大合同立項(xiàng)，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，必要時(shí)提交合同管理委員會(huì)審議。合同管理委員會(huì)根據(jù)論證結(jié)果做出立項(xiàng)決策。（二）合同談判1.合同立項(xiàng)通過(guò)后，合同承辦部門負(fù)責(zé)組織合同談判。談判人員應(yīng)熟悉合同業(yè)務(wù)，具備良好的溝通能力和談判技巧。談判前，談判人員應(yīng)充分收集對(duì)方的主體資格、資信狀況、履約能力等信息，制定談判策略和方案。2.在談判過(guò)程中，談判人員應(yīng)認(rèn)真研究合同條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，爭(zhēng)取有利的合同條件。對(duì)于涉及公司重大利益的條款，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.談判達(dá)成一致意見(jiàn)后，談判人員應(yīng)起草《合同談判紀(jì)要》，記錄談判的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)以及需要進(jìn)一步明確的事項(xiàng)。《合同談判紀(jì)要》經(jīng)雙方談判代表簽字確認(rèn)后，作為合同起草的依據(jù)。（三）合同起草1.合同承辦部門根據(jù)《合同談判紀(jì)要》起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)格式，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。2.合同文本應(yīng)包括以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法。3.對(duì)于特殊合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)，合同承辦部門可根據(jù)需要聘請(qǐng)律師或?qū)I(yè)顧問(wèn)起草合同文本，確保合同的合法性和專業(yè)性。（四）合同審核合同文本起草完成后，應(yīng)提交合同管理部門和相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：1.合法性審核審核合同是否符合國(guó)家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，合同條款是否存在違法違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。2.合規(guī)性審核審核合同是否符合公司內(nèi)部管理制度、流程和審批權(quán)限，合同簽訂是否履行了必要的審批程序。3.合理性審核審核合同條款是否合理、公平，是否維護(hù)了公司的合法權(quán)益，合同的經(jīng)濟(jì)效益是否顯著。4.完整性審核審核合同文本是否內(nèi)容完整，條款齊全，是否存在重大遺漏或模糊不清的條款。5.文字審核審核合同文字表述是否準(zhǔn)確、規(guī)范，是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)病或歧義。合同管理部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具《合同審核意見(jiàn)表》。審核意見(jiàn)應(yīng)明確指出合同存在的問(wèn)題和修改建議，合同承辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。（五）合同簽訂1.合同文本經(jīng)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂合同。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具公司法定代表人簽署的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限和權(quán)限。2.簽訂合同前，合同承辦部門應(yīng)確保對(duì)方當(dāng)事人具有合法有效的主體資格，核實(shí)對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等文件，并留存復(fù)印件。3.合同簽訂時(shí)，雙方應(yīng)在合同文本上加蓋單位公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，不得重疊、模糊或遺漏。4.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本原件交合同管理部門進(jìn)行編號(hào)、登記和歸檔，并留存一份復(fù)印件作為履行合同的依據(jù)。四、合同履行管理（一）合同交底合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)組織合同交底會(huì)議，向合同履行涉及的相關(guān)部門和人員詳細(xì)介紹合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求和注意事項(xiàng)等，確保各部門和人員熟悉合同條款，明確工作職責(zé)。（二）履行計(jì)劃制定合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并將履行計(jì)劃提交合同管理部門備案。履行計(jì)劃應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。（三）履行跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應(yīng)按照履行計(jì)劃組織合同履行工作，并定期向合同管理部門匯報(bào)合同履行情況。合同管理部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，對(duì)合同履行進(jìn)度、質(zhì)量、款項(xiàng)支付等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)督。2.在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如發(fā)函催告、協(xié)商解決、追究違約責(zé)任等，并向合同管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.對(duì)于重大合同或履行過(guò)程中出現(xiàn)重大問(wèn)題的合同，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究，制定應(yīng)對(duì)措施，確保合同順利履行。（四）款項(xiàng)支付管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式、結(jié)算周期和金額，審核合同承辦部門提交的付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)附合同原件、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)證明文件。2.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，按照公司資金管理制度和審批流程辦理款項(xiàng)支付手續(xù)?？铐?xiàng)支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，不得擅自變更付款方式、金額或期限。3.在款項(xiàng)支付過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方提供的發(fā)票不符合規(guī)定或存在其他問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同承辦部門溝通，暫停付款，并要求對(duì)方限期整改。（五）合同變更管理1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同條款，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂《合同變更協(xié)議》?！逗贤兏鼌f(xié)議》應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等，并按照合同簽訂的審核流程進(jìn)行審核和簽訂。2.合同變更涉及合同金額、履行期限變更的，應(yīng)報(bào)合同管理委員會(huì)審議批準(zhǔn)。合同變更后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門，并調(diào)整合同履行計(jì)劃和跟蹤臺(tái)賬。五、合同終止與解除管理（一）合同終止合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)即告終止。合同承辦部門應(yīng)在合同履行完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同履行情況報(bào)告合同管理部門，并提交相關(guān)證明文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算清單等。合同管理部門對(duì)合同履行情況進(jìn)行審核確認(rèn)后，辦理合同終止手續(xù)，將合同文件歸檔保存。（二）合同解除1.經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以解除合同。合同承辦部門應(yīng)與對(duì)方簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除合同的原因、時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)的處理等事項(xiàng)，并按照合同簽訂的審核流程進(jìn)行審核和簽訂。2.因不可抗力或一方嚴(yán)重違約導(dǎo)致合同無(wú)法履行的，另一方有權(quán)解除合同。解除合同方應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并提供相關(guān)證明文件。合同解除后，雙方應(yīng)按照法律規(guī)定和合同約定處理善后事宜。3.合同解除后，合同承辦部門應(yīng)將解除合同的情況報(bào)告合同管理部門，并提交《合同解除協(xié)議》及相關(guān)證明文件。合同管理部門對(duì)合同解除情況進(jìn)行審核確認(rèn)后，辦理合同解除手續(xù)，將合同文件歸檔保存。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防合同管理部門和合同承辦部門應(yīng)加強(qiáng)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合同糾紛隱患。在合同簽訂前，應(yīng)充分了解對(duì)方的資信狀況和履約能力，合理設(shè)定合同條款，避免因合同條款漏洞或不合理導(dǎo)致糾紛。（二）糾紛處理流程1.合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛時(shí)，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，并分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出初步處理意見(jiàn)。2.合同承辦部門將糾紛情況報(bào)告合同管理部門，合同管理部門會(huì)同法務(wù)部門對(duì)糾紛進(jìn)行評(píng)估，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、情節(jié)和對(duì)公司利益的影響程度，確定協(xié)商解決、仲裁或訴訟等處理方式。3.對(duì)于需要通過(guò)仲裁或訴訟解決的糾紛，合同管理部門應(yīng)及時(shí)聘請(qǐng)律師作為代理人，并配合律師做好證據(jù)收集、材料準(zhǔn)備、庭審答辯等工作。在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)調(diào)整處理策略。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤合同糾紛處理完畢后，合同承辦部門應(yīng)跟蹤糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保公司合法權(quán)益得到有效維護(hù)。如對(duì)方未按照處理結(jié)果履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)采取措施，申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行或通過(guò)其他法律途徑解決。七、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂、履行、變更、解除等過(guò)程中形成的各類文件和資料，包括合同文本、談判紀(jì)要、審核意見(jiàn)、授權(quán)委托書、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算清單、糾紛處理文件等，均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行收集整理。（二）檔案整理與歸檔1.合同承辦部門應(yīng)在合同履行完畢或糾紛處理結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同檔案資料整理成冊(cè)，移交合同管理部門。合同管理部門對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.合同管理部門按照檔案管理的要求，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，便于查詢和利用。3.合同檔案應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行歸檔存放，保存期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般合同檔案保存期限為[X]年，重要合同檔案保存期限為[X]年。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)