PAGE商場(chǎng)辦公室制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)商場(chǎng)辦公室的管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于商場(chǎng)辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展工作。2.堅(jiān)持高效、協(xié)作、創(chuàng)新的工作原則，不斷提升工作質(zhì)量和服務(wù)水平。3.明確職責(zé)分工，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.注重溝通協(xié)調(diào)，營(yíng)造良好的工作氛圍。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)商場(chǎng)辦公室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政、人事、財(cái)務(wù)、法務(wù)等崗位。（二）職責(zé)分工1.主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)商場(chǎng)辦公室的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開展。監(jiān)督檢查各項(xiàng)工作的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決。負(fù)責(zé)辦公室人員的考核、培訓(xùn)和晉升等工作。2.副主任職責(zé)協(xié)助主任開展工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體工作。組織落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)，確保工作質(zhì)量和進(jìn)度。及時(shí)向主任匯報(bào)工作進(jìn)展情況，提出工作建議和意見。3.行政崗位職責(zé)負(fù)責(zé)商場(chǎng)辦公室的日常行政管理工作，包括文件收發(fā)、檔案管理、辦公用品采購(gòu)等。安排會(huì)議、接待來訪人員，做好會(huì)議記錄和接待工作。維護(hù)辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生和安全秩序。4.人事崗位職責(zé)負(fù)責(zé)人事招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等工作。建立和維護(hù)員工檔案，辦理員工入職、離職等手續(xù)。組織開展員工活動(dòng)，增強(qiáng)員工凝聚力。5.財(cái)務(wù)崗位職責(zé)負(fù)責(zé)商場(chǎng)辦公室的財(cái)務(wù)管理工作，編制財(cái)務(wù)預(yù)算和決算。審核各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷，確保財(cái)務(wù)支出合規(guī)。進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為決策提供數(shù)據(jù)支持。6.法務(wù)崗位職責(zé)負(fù)責(zé)處理商場(chǎng)辦公室的法律事務(wù)，審查合同協(xié)議。提供法律咨詢和建議，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。處理法律糾紛和訴訟案件。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件收發(fā)收到外部文件后，行政人員應(yīng)及時(shí)登記，并根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類。重要文件應(yīng)立即呈送主任或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱，一般文件按照職責(zé)分工分發(fā)給相關(guān)人員辦理。發(fā)文時(shí)，由擬稿人填寫發(fā)文審批表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交主任審批簽發(fā)。行政人員負(fù)責(zé)文件的打印、裝訂和分發(fā)，并做好發(fā)文記錄。2.檔案管理建立健全檔案管理制度，對(duì)各類文件、資料進(jìn)行分類歸檔。檔案應(yīng)定期整理、更新，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。查閱檔案時(shí)，需填寫檔案查閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議組織根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員提出會(huì)議申請(qǐng)，填寫會(huì)議申請(qǐng)表。行政人員負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備工作，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。提前通知參會(huì)人員會(huì)議相關(guān)信息，并準(zhǔn)備好會(huì)議資料。2.會(huì)議記錄會(huì)議期間，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論結(jié)果和決議事項(xiàng)。會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)主任審核后發(fā)送給參會(huì)人員。3.會(huì)議跟進(jìn)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和反饋，及時(shí)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）接待管理1.接待申請(qǐng)因工作需要接待來訪人員時(shí)，由相關(guān)部門或人員填寫接待申請(qǐng)表，注明接待對(duì)象、目的、時(shí)間、人數(shù)等信息。接待申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交主任審批。2.接待安排根據(jù)接待規(guī)格和要求，行政人員負(fù)責(zé)安排接待事宜，包括車輛接送、餐飲住宿、參觀介紹等。提前與接待對(duì)象溝通，確定具體接待安排，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。3.接待總結(jié)接待工作結(jié)束后，行政人員應(yīng)及時(shí)對(duì)接待情況進(jìn)行總結(jié)，整理接待費(fèi)用報(bào)銷憑證。對(duì)接待過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足之處進(jìn)行分析，提出改進(jìn)建議。（四）辦公用品管理1.采購(gòu)計(jì)劃行政人員定期統(tǒng)計(jì)辦公用品的使用情況，根據(jù)實(shí)際需求制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)主任審批后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)流程選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議。采購(gòu)過程中，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和規(guī)格符合要求。辦公用品到貨后，行政人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并辦理入庫(kù)手續(xù)。3.領(lǐng)用發(fā)放員工根據(jù)工作需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政人員處領(lǐng)取。行政人員按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用記錄。（五）人事管理1.招聘與錄用根據(jù)崗位需求，制定招聘計(jì)劃，明確招聘渠道、招聘要求等。發(fā)布招聘信息，收集應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷，進(jìn)行初步篩選。組織面試、筆試等考核環(huán)節(jié)，確定擬錄用人員名單。辦理錄用手續(xù)，簽訂勞動(dòng)合同，安排新員工入職培訓(xùn)。2.培訓(xùn)與發(fā)展制定員工培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)員工崗位需求和個(gè)人發(fā)展情況提供培訓(xùn)課程。組織內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等活動(dòng)，提高員工業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。建立員工培訓(xùn)檔案，記錄員工培訓(xùn)情況和考核結(jié)果。3.績(jī)效考核制定績(jī)效考核制度和指標(biāo)體系，明確考核周期、考核方式等。組織員工進(jìn)行績(jī)效考核，收集考核數(shù)據(jù)，進(jìn)行評(píng)分和排名。根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，實(shí)施獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)員工積極工作。4.薪酬福利制定薪酬福利制度，明確薪酬結(jié)構(gòu)、福利待遇等。每月按時(shí)核算員工工資，確保工資發(fā)放準(zhǔn)確無誤。辦理員工社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等福利手續(xù)，維護(hù)員工合法權(quán)益。（六）財(cái)務(wù)管理1.預(yù)算管理每年末，根據(jù)商場(chǎng)辦公室的工作目標(biāo)和任務(wù)，編制下一年度財(cái)務(wù)預(yù)算。財(cái)務(wù)預(yù)算經(jīng)主任審核后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)預(yù)算，定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控。2.費(fèi)用報(bào)銷員工發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上相關(guān)發(fā)票和憑證。費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交財(cái)務(wù)人員審核。財(cái)務(wù)人員按照財(cái)務(wù)制度和審批流程進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)分析定期對(duì)商場(chǎng)辦公室的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析，包括收入、支出、利潤(rùn)等方面。通過財(cái)務(wù)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持和建議，優(yōu)化財(cái)務(wù)管理。（七）法務(wù)管理1.合同審查參與商場(chǎng)辦公室各類合同的起草、審核和簽訂工作。對(duì)合同條款進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性、完整性和有效性。提出法律意見和風(fēng)險(xiǎn)防范建議，避免合同糾紛。2.法律咨詢?yōu)樯虉?chǎng)辦公室提供日常法律咨詢服務(wù)，解答法律問題。參與重大決策和業(yè)務(wù)活動(dòng)，提供法律支持和保障。3.糾紛處理負(fù)責(zé)處理商場(chǎng)辦公室的法律糾紛和訴訟案件，維護(hù)公司合法權(quán)益。與律師事務(wù)所等法律專業(yè)機(jī)構(gòu)保持密切聯(lián)系，及時(shí)獲取法律支持和指導(dǎo)。四、工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）考勤制度1.員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退。2.如需請(qǐng)假，應(yīng)提前按照規(guī)定填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假。3.考勤情況將作為績(jī)效考核的重要依據(jù)之一。（二）工作態(tài)度1.員工應(yīng)保持積極主動(dòng)的工作態(tài)度，認(rèn)真履行工作職責(zé)。2.對(duì)待工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，注重工作質(zhì)量和效率。3.樹立團(tuán)隊(duì)合作精神，相互支持，共同完成工作任務(wù)。（三）保密制度1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，保守公司商業(yè)秘密和工作機(jī)密。2.不得泄露公司內(nèi)部信息、客戶資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。3.妥善保管公司文件和資料，不得擅自復(fù)制、傳播或銷毀。（四）廉潔自律1.員工應(yīng)遵守廉潔自律規(guī)定，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.嚴(yán)禁接受供應(yīng)商、客戶等的賄賂或不正當(dāng)利益。3.嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，杜絕違規(guī)報(bào)銷和浪費(fèi)行為。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.設(shè)立意見箱和舉報(bào)電話，接受員工和社會(huì)的監(jiān)督。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，確保制度規(guī)范的有效執(zhí)行。