PAGE財(cái)務(wù)存檔規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料，以及與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的其他資料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。2.存檔：是指將財(cái)務(wù)檔案按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行整理、分類(lèi)、裝訂、編號(hào)，并妥善保管的過(guò)程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)整理、歸檔和保管，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、財(cái)務(wù)檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，以及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。4.其他類(lèi)：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、銀行對(duì)賬單、發(fā)票存根等。（二）編號(hào)1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)應(yīng)按照月份和憑證順序號(hào)進(jìn)行編制，如“20XX年X月001號(hào)”。3.會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)應(yīng)按照賬簿名稱(chēng)和頁(yè)碼進(jìn)行編制，如“總賬第1頁(yè)”、“明細(xì)賬第1冊(cè)第1頁(yè)”等。4.財(cái)務(wù)報(bào)告的編號(hào)應(yīng)按照?qǐng)?bào)告年份和報(bào)告期進(jìn)行編制，如“20XX年度財(cái)務(wù)報(bào)告（第1期）”。5.其他類(lèi)財(cái)務(wù)檔案的編號(hào)應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行編制，確保編號(hào)的合理性和規(guī)范性。三、財(cái)務(wù)檔案的整理與裝訂（一）整理1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理。2.整理財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)的要求，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)將原始憑證按照記賬憑證的順序進(jìn)行整理，粘貼整齊，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。4.對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿，應(yīng)檢查賬簿的登記是否完整、準(zhǔn)確，賬頁(yè)是否齊全，編號(hào)是否連續(xù)。5.對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)告，應(yīng)檢查報(bào)告的內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。6.對(duì)于其他類(lèi)財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的有序存放。（二）裝訂1.整理好的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀(guān)。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的順序進(jìn)行裝訂，每本憑證的厚度應(yīng)適中，一般以23厘米為宜。3.裝訂會(huì)計(jì)憑證時(shí)，應(yīng)在憑證左上角打三個(gè)孔，用線(xiàn)繩或裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，并在封面上注明憑證年度、月份、冊(cè)數(shù)、起止日期、憑證張數(shù)等信息。4.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照賬簿的順序進(jìn)行裝訂，每本賬簿的封面應(yīng)注明賬簿名稱(chēng)、年度、月份、冊(cè)數(shù)等信息。5.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照?qǐng)?bào)告的順序進(jìn)行裝訂，每本報(bào)告的封面應(yīng)注明報(bào)告年份、報(bào)告期、報(bào)告名稱(chēng)等信息。6.其他類(lèi)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行裝訂，確保裝訂的牢固性和整齊性。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證的保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿的保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為永久。4.其他類(lèi)財(cái)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)的順序進(jìn)行存放，便于查閱和管理。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于損壞、變質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，并做好記錄。3.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出保管庫(kù)，不得擅自銷(xiāo)毀檔案。4.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)做好檔案的保密工作，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案保管人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫(kù)。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。六、財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿(mǎn)，且確無(wú)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因保管不善等原因造成財(cái)務(wù)檔案損壞、變質(zhì)，無(wú)法修復(fù)或復(fù)制的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清理，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)同審計(jì)部門(mén)、檔案管理部門(mén)等共同進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和檔案內(nèi)容的徹底銷(xiāo)毀。5.銷(xiāo)毀結(jié)束后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。