PAGE集團(tuán)代付業(yè)務(wù)規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范集團(tuán)代付業(yè)務(wù)操作，加強(qiáng)資金管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保代付業(yè)務(wù)合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)內(nèi)部各成員單位之間涉及代付業(yè)務(wù)的相關(guān)操作與管理。（三）基本原則1.合法性原則：代付業(yè)務(wù)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：代付信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致資金支付失誤或延誤。3.及時(shí)性原則：按照約定及時(shí)辦理代付業(yè)務(wù)，確保資金按時(shí)到賬，維護(hù)集團(tuán)整體運(yùn)營(yíng)效率。4.安全性原則：加強(qiáng)代付業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)防控，保障資金安全，防止出現(xiàn)資金損失等情況。二、代付業(yè)務(wù)定義與范圍（一）定義集團(tuán)代付業(yè)務(wù)是指集團(tuán)總部根據(jù)成員單位的申請(qǐng)，代為支付相關(guān)款項(xiàng)的業(yè)務(wù)行為。（二）范圍1.成員單位因業(yè)務(wù)合作產(chǎn)生的應(yīng)付貨款、服務(wù)費(fèi)等款項(xiàng)支付。2.成員單位員工的工資、獎(jiǎng)金、福利等薪酬類代付。3.其他經(jīng)集團(tuán)批準(zhǔn)的符合代付條件的款項(xiàng)支付。三、代付業(yè)務(wù)流程（一）申請(qǐng)1.成員單位如需集團(tuán)代付相關(guān)款項(xiàng)，應(yīng)提前向集團(tuán)提交代付申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)包含代付事項(xiàng)說(shuō)明、金額、收款方信息、付款原因等詳細(xì)內(nèi)容。2.申請(qǐng)應(yīng)加蓋成員單位公章，并由法定代表人或授權(quán)代表人簽字確認(rèn)。（二）審核1.集團(tuán)收到成員單位代付申請(qǐng)后，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)資料的完整性、代付事項(xiàng)的合理性、金額計(jì)算的準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于重大代付事項(xiàng)或存在疑問(wèn)的申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，必要時(shí)可要求成員單位補(bǔ)充相關(guān)資料或作出說(shuō)明。（三）審批1.經(jīng)審核通過(guò)的代付申請(qǐng)，按照集團(tuán)審批流程提交審批。審批層級(jí)根據(jù)代付金額大小及重要性確定，一般由成員單位負(fù)責(zé)人、集團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)直至集團(tuán)總經(jīng)理進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)內(nèi)容，簽署審批意見(jiàn)，對(duì)于不符合規(guī)定或存在風(fēng)險(xiǎn)的申請(qǐng)予以駁回，并說(shuō)明理由。（四）資金安排1.集團(tuán)財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過(guò)的代付申請(qǐng)，安排相應(yīng)資金。資金來(lái)源可以是集團(tuán)自有資金、成員單位上繳資金或其他合法合規(guī)的資金渠道。2.在資金安排過(guò)程中，應(yīng)確保資金充足，避免出現(xiàn)因資金不足導(dǎo)致代付延誤的情況。（五）支付操作1.財(cái)務(wù)部門依據(jù)代付申請(qǐng)及審批結(jié)果，按照約定的支付方式進(jìn)行款項(xiàng)支付。支付方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付、電子支付等，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇安全、便捷的支付方式。2.在支付操作過(guò)程中，嚴(yán)格按照銀行等金融機(jī)構(gòu)的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，確保支付信息準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，妥善保管支付憑證，作為記賬及后續(xù)查詢核對(duì)的依據(jù)。（六）記錄與反饋1.財(cái)務(wù)部門對(duì)每筆代付業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括代付申請(qǐng)日期、審批情況、支付日期、金額、收款方等信息。記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于后續(xù)查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。2.支付完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將代付結(jié)果反饋給成員單位，告知代付金額、支付日期、收款方是否收到款項(xiàng)等信息。對(duì)于代付過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題或異常情況，應(yīng)及時(shí)與成員單位溝通協(xié)調(diào)解決。四、職責(zé)分工（一）成員單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)提出代付申請(qǐng)，確保申請(qǐng)資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的合法性、合理性負(fù)責(zé)。2.配合集團(tuán)財(cái)務(wù)部門及相關(guān)部門進(jìn)行審核、審批工作，按照要求提供補(bǔ)充資料或作出說(shuō)明。3.對(duì)代付業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)反饋業(yè)務(wù)進(jìn)展及存在的問(wèn)題。（二）集團(tuán)財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)代付業(yè)務(wù)的日常管理工作，包括申請(qǐng)受理、審核、資金安排、支付操作、記錄與反饋等環(huán)節(jié)。2.制定和完善代付業(yè)務(wù)相關(guān)財(cái)務(wù)管理制度和操作流程，規(guī)范業(yè)務(wù)操作。3.對(duì)代付業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、準(zhǔn)確。4.定期對(duì)代付業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)業(yè)務(wù)情況，為決策提供依據(jù)。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.根據(jù)集團(tuán)要求，參與重大代付事項(xiàng)的聯(lián)合審核工作，從業(yè)務(wù)角度對(duì)代付事項(xiàng)的合理性、必要性等進(jìn)行審查。2.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好代付業(yè)務(wù)相關(guān)工作，如提供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支持、協(xié)助溝通協(xié)調(diào)等。五、風(fēng)險(xiǎn)防控（一）信用風(fēng)險(xiǎn)1.對(duì)申請(qǐng)代付的成員單位進(jìn)行信用評(píng)估，建立信用檔案。對(duì)于信用狀況不佳的成員單位，謹(jǐn)慎審批代付申請(qǐng)，必要時(shí)要求提供擔(dān)?；蛟黾訉徟鷮蛹?jí)。2.加強(qiáng)對(duì)收款方信用狀況的調(diào)查了解，避免因收款方信用問(wèn)題導(dǎo)致款項(xiàng)無(wú)法收回。（二）操作風(fēng)險(xiǎn)1.規(guī)范代付業(yè)務(wù)操作流程，加強(qiáng)對(duì)操作人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行操作，避免因操作失誤導(dǎo)致資金損失或業(yè)務(wù)延誤。2.建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)代付業(yè)務(wù)操作過(guò)程進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正操作過(guò)程中的問(wèn)題。（三）資金風(fēng)險(xiǎn)1.合理安排資金，確保代付業(yè)務(wù)所需資金充足。加強(qiáng)資金預(yù)算管理，提前做好資金預(yù)測(cè)和規(guī)劃，避免因資金短缺影響代付業(yè)務(wù)正常開(kāi)展。2.對(duì)代付資金進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)掌握資金流向和使用情況。如發(fā)現(xiàn)資金異常流動(dòng)或存在風(fēng)險(xiǎn)隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處置。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)1.在代付業(yè)務(wù)操作過(guò)程中，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保業(yè)務(wù)合法合規(guī)。加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，及時(shí)了解政策變化，調(diào)整業(yè)務(wù)操作以適應(yīng)法律要求。2.對(duì)于重大代付業(yè)務(wù)或存在法律風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)，咨詢專業(yè)法律意見(jiàn)，必要時(shí)聘請(qǐng)法律顧問(wèn)提供法律支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。六、信息管理（一）代付業(yè)務(wù)信息收集1.成員單位在提交代付申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)提供完整、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)信息，包括但不限于代付事項(xiàng)詳情、收款方信息、相關(guān)合同協(xié)議等。2.集團(tuán)財(cái)務(wù)部門在審核、審批及支付過(guò)程中，應(yīng)收集和整理與代付業(yè)務(wù)相關(guān)的各類信息，如審批意見(jiàn)、支付憑證、溝通記錄等。（二）信息存儲(chǔ)與保管1.建立專門的代付業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)代付業(yè)務(wù)信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，防止信息泄露、丟失或損壞。2.紙質(zhì)代付業(yè)務(wù)資料應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理、裝訂成冊(cè)，并妥善保管。保管期限應(yīng)符合法律法規(guī)及集團(tuán)檔案管理要求。（三）信息查詢與使用1.成員單位及集團(tuán)內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要，可按照規(guī)定程序查詢代付業(yè)務(wù)信息。查詢應(yīng)填寫(xiě)查詢申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)提供相關(guān)信息。2.代付業(yè)務(wù)信息的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循保密規(guī)定，不得擅自對(duì)外泄露或用于與代付業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的其他目的。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)代付業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查業(yè)務(wù)操作是否符合規(guī)定流程、資金使用是否合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)防控措施是否有效等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)代付業(yè)務(wù)的日常自查自糾工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正業(yè)務(wù)操作過(guò)程中的問(wèn)題，確保代付業(yè)務(wù)規(guī)范運(yùn)行。（二）外部監(jiān)督1.主動(dòng)接受國(guó)家相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供代付業(yè)務(wù)相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)監(jiān)管要求，及時(shí)調(diào)整和完善代付業(yè)務(wù)規(guī)范制度，確保集團(tuán)代付業(yè)務(wù)合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.成員單位存在以下行為之一的，視為違規(guī)：提供虛假代付申請(qǐng)資料。未經(jīng)審批擅自開(kāi)展代付業(yè)務(wù)。代付業(yè)務(wù)操作不符合規(guī)定流程。因管理不善導(dǎo)致代付業(yè)務(wù)出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)或損失。其他違反本規(guī)范制度及相關(guān)法律法規(guī)的行為。2.集團(tuán)內(nèi)部工作人員存在以下行為之一的，視為違規(guī)：在代付業(yè)務(wù)審核、審批過(guò)程中玩忽職守、濫用職權(quán)。泄露代付業(yè)務(wù)信息。協(xié)助成員單位違規(guī)辦理代付業(yè)務(wù)。其他違反本規(guī)范制度及相關(guān)工作紀(jì)律的行為。（二）違規(guī)處理措施1.對(duì)于成員單位的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)、暫停代付業(yè)務(wù)申請(qǐng)資格、要求限期整改等處理措施。造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。2.對(duì)于集團(tuán)內(nèi)部工作人員的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告、