PAGE談話制度執(zhí)行不規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，確保談話制度的有效執(zhí)行，規(guī)范工作流程，提高溝通效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工，包括各級管理人員、普通員工以及涉及談話相關(guān)工作的所有人員。（三）基本原則1.合法性原則：談話制度的執(zhí)行必須符合國家法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度要求，確保所有談話活動在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.真實(shí)性原則：談話內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，不得隱瞞事實(shí)、歪曲真相，保證信息的可靠性。3.保密性原則：對于談話過程中涉及的機(jī)密信息、個(gè)人隱私等內(nèi)容，談話人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。4.及時(shí)性原則：談話應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，合理安排談話時(shí)間，確保問題得到及時(shí)溝通和解決。二、談話制度執(zhí)行規(guī)范（一）談話準(zhǔn)備1.明確談話目的：談話人員應(yīng)在談話前清晰確定談話的目的，例如了解工作進(jìn)展、解決問題、溝通思想、進(jìn)行績效評估等，以便有針對性地組織談話內(nèi)容。2.確定談話對象：根據(jù)談話目的，準(zhǔn)確選定談話對象，確保談話對象與談話主題相關(guān)且具備必要的信息和知識。3.收集相關(guān)資料：談話人員應(yīng)提前收集與談話主題相關(guān)的資料，如工作數(shù)據(jù)、文件記錄、前期溝通情況等，為談話提供充分的依據(jù)。4.選擇合適的談話時(shí)間和地點(diǎn)：談話時(shí)間應(yīng)選擇雙方都較為方便且無干擾的時(shí)段，地點(diǎn)應(yīng)安靜、舒適，有利于談話的順利進(jìn)行。（二）談話過程1.開場溝通：談話開始時(shí)，談話人員應(yīng)簡要介紹談話的目的和大致流程，讓談話對象對談話有清晰的了解，營造輕松、開放的談話氛圍。2.提問與傾聽：談話過程中，談話人員應(yīng)通過提問引導(dǎo)談話對象表達(dá)觀點(diǎn)和想法，同時(shí)認(rèn)真傾聽，給予對方充分的表達(dá)機(jī)會，不打斷、不急于評判。3.表達(dá)清晰準(zhǔn)確：談話人員應(yīng)使用簡潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范的語言表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。4.記錄關(guān)鍵信息：對于談話過程中的重要觀點(diǎn)、問題、建議等關(guān)鍵信息，談話人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。5.控制談話節(jié)奏：談話人員應(yīng)根據(jù)談話進(jìn)展情況，合理控制談話節(jié)奏，避免出現(xiàn)時(shí)間過長或過短、話題偏離等情況。（三）談話結(jié)束1.總結(jié)歸納：談話結(jié)束時(shí)，談話人員應(yīng)對談話內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)歸納，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)內(nèi)容，確保雙方對談話結(jié)果達(dá)成共識。2.明確下一步行動：根據(jù)談話結(jié)果，明確下一步的工作任務(wù)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保談話能夠產(chǎn)生實(shí)際的工作效果。3.感謝與反饋：談話人員應(yīng)感謝談話對象的參與和配合，并告知對方如有任何疑問或反饋可隨時(shí)溝通。三、談話記錄管理（一）記錄要求1.內(nèi)容完整：談話記錄應(yīng)詳細(xì)記錄談話的時(shí)間、地點(diǎn)、談話人員、談話主題、談話內(nèi)容、關(guān)鍵信息、結(jié)論以及下一步行動等內(nèi)容，確保記錄完整無遺漏。2.格式規(guī)范：談話記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的格式進(jìn)行記錄，包括標(biāo)題、正文、落款等部分，正文部分應(yīng)條理清晰、層次分明。3.語言準(zhǔn)確：記錄語言應(yīng)準(zhǔn)確反映談話內(nèi)容，避免使用模糊、不確定的詞匯，對于談話對象的原話應(yīng)盡量準(zhǔn)確記錄。（二）記錄保存1.定期整理：談話記錄形成后，談話人員應(yīng)及時(shí)對記錄進(jìn)行整理，確保內(nèi)容清晰、易于查閱。2.歸檔保存：整理后的談話記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，確定合理的保存期限，以便日后查閱和參考。3.電子備份：除紙質(zhì)記錄外，談話記錄還應(yīng)進(jìn)行電子備份，存儲在安全可靠的電子存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）查閱與使用1.查閱權(quán)限：嚴(yán)格限定談話記錄的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)記錄，并遵守查閱登記制度。2.使用規(guī)范：查閱人員應(yīng)妥善保管談話記錄，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非授權(quán)目的，如需使用記錄內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對談話制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.自我監(jiān)督：談話人員應(yīng)自覺遵守談話制度，對自身的談話行為進(jìn)行自我監(jiān)督，確保談話過程規(guī)范、有效。3.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)以及社會公眾的監(jiān)督，積極配合外部監(jiān)督檢查工作，及時(shí)反饋和整改存在的問題。（二）考核標(biāo)準(zhǔn)1.談話準(zhǔn)備情況：考核談話人員是否按照規(guī)定進(jìn)行談話準(zhǔn)備，包括明確談話目的、確定談話對象、收集相關(guān)資料、選擇合適的談話時(shí)間和地點(diǎn)等。2.談話過程表現(xiàn)：考核談話人員在談話過程中的溝通能力、傾聽能力、表達(dá)能力、記錄能力以及對談話節(jié)奏的控制能力等。3.談話記錄質(zhì)量：考核談話記錄是否完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，是否符合記錄要求和保存規(guī)定。4.談話效果評估：根據(jù)談話后工作的進(jìn)展情況、問題解決效果等，評估談話是否達(dá)到預(yù)期目的，是否對工作產(chǎn)生積極影響。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效掛鉤：將談話制度執(zhí)行情況的考核結(jié)果與員工的績效考核掛鉤，作為員工績效評定、薪酬調(diào)整、晉升晉級等的重要依據(jù)。2.培訓(xùn)與改進(jìn)：對于談話制度執(zhí)行不規(guī)范的員工，根據(jù)考核結(jié)果制定針對性的培訓(xùn)計(jì)劃，幫助其提升談話能力和執(zhí)行規(guī)范水平，促進(jìn)其改進(jìn)工作。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反談話制度規(guī)定：如未按規(guī)定進(jìn)行談話準(zhǔn)備、談話過程中違反基本原則、未按要求記錄談話內(nèi)容等。2.泄露談話機(jī)密信息：將談話過程中涉及的機(jī)密信息、個(gè)人隱私等泄露給無關(guān)人員。3.談話記錄造假：故意編造、篡改談話記錄內(nèi)容，以達(dá)到不正當(dāng)目的。（二）處理措施1.警告：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，責(zé)令其立即整改，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評。2.罰款：根據(jù)違規(guī)情節(jié)的嚴(yán)重程度，對違規(guī)人員處以一定金額的罰款，罰款金額應(yīng)在公司規(guī)定的范圍內(nèi)。3.績效扣分：在績效考核中對違規(guī)人員進(jìn)行相應(yīng)的績效扣分，影響其績效評定結(jié)果和薪酬待遇。4.降職或辭退：對于違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重、造成惡劣影響的人員，給予降職處理或直接辭退，解除勞動合同關(guān)系。（三）申訴與復(fù)查1.申訴渠道：員工如對違規(guī)處理結(jié)果有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過公司內(nèi)部申訴渠道提出申訴，說明申訴理由和證據(jù)。2.復(fù)查程序：公司接到申訴后，應(yīng)及時(shí)組織復(fù)查，對申訴事項(xiàng)進(jìn)行全面調(diào)查核實(shí)，根據(jù)復(fù)查結(jié)果做出維持、變更或撤銷原處理決定