PAGE酒店采買制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為了加強酒店采買工作的管理，規(guī)范采買流程，確保采購物資的質(zhì)量，控制采購成本，提高酒店運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、符合酒店經(jīng)營需求的物資和服務(wù)，以保障酒店的正常運營和服務(wù)質(zhì)量。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高酒店經(jīng)濟效益。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機會參與競爭，杜絕不正當交易行為。5.職責明確原則：明確各部門在采購工作中的職責，建立健全采購工作流程和審批機制，確保采購工作有序進行。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責酒店各類物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購工作，制定采購計劃并組織實施。2.建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商進行評估、選擇和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合酒店利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化采購流程和成本控制。（二）需求部門1.根據(jù)酒店經(jīng)營和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購需求，并填寫采購申請單。2.參與采購談判，提供技術(shù)支持和使用要求，協(xié)助采購部門選擇合適的供應(yīng)商和采購產(chǎn)品。3.負責對采購物資進行驗收，確保物資符合質(zhì)量要求和使用標準。4.對采購工作進行監(jiān)督和評價，反饋采購過程中存在的問題和改進意見。（三）財務(wù)部門1.審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關(guān)，確保酒店資金安全。3.負責采購款項的支付和賬務(wù)處理，定期與采購部門核對采購賬目。4.對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合酒店利益。2.審查采購合同的合法性、完整性和有效性，防范采購風險。3.對采購成本和效益進行審計評估，提出審計意見和建議，促進采購工作的規(guī)范和優(yōu)化。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際需求填寫采購申請單，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息。2.采購申請單需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。對于預(yù)算金額較大或重要的采購項目，還需報酒店管理層審批。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請單后，對申請內(nèi)容進行審核和匯總，結(jié)合酒店庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的具體內(nèi)容、采購時間、采購方式、預(yù)計采購金額等，并報部門負責人審批。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商檔案。3.組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行實地考察或樣品檢驗，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、售后服務(wù)能力等方面的情況。4.根據(jù)考察和評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象，并建立合格供應(yīng)商名錄。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就采購物資或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。2.談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場行情，運用談判技巧，維護酒店利益。3.談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資或服務(wù)的詳細規(guī)格、價格、數(shù)量、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。4.采購合同經(jīng)采購部門負責人審核后，提交至財務(wù)部門審核付款條款，再報酒店管理層審批。審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同內(nèi)容下達采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購訂單應(yīng)編號管理，以便跟蹤訂單執(zhí)行情況。同時，采購部門應(yīng)將采購訂單副本抄送需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，確保各方及時了解采購進展。（六）采購物資驗收1.采購物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準備工作，包括制定驗收標準、安排驗收人員等。2.采購物資到貨時，采購部門應(yīng)及時通知需求部門進行驗收。驗收人員按照驗收標準對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對，確保物資符合要求。3.對于驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。（七）采購款項支付1.采購物資驗收合格后，供應(yīng)商憑采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證向酒店財務(wù)部門申請付款。2.財務(wù)部門收到付款申請后，按照合同約定的付款方式和時間進行審核，確保付款金額準確無誤。審核通過后，報酒店管理層審批。3.酒店管理層審批通過后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)，并將付款情況及時反饋給采購部門。采購部門應(yīng)定期與財務(wù)部門核對采購賬目，確保賬目清晰。四、采購方式（一）招標采購1.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、影響面廣的采購項目，應(yīng)采用招標采購方式。2.招標采購應(yīng)按照國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準進行，制定詳細的招標文件，明確招標項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容。3.通過公開招標、邀請招標等方式，吸引多家合格供應(yīng)商參與投標，按照評標標準進行評標，選擇中標供應(yīng)商。（二）詢價采購1.對于采購金額較小、市場價格比較透明的物資或服務(wù)，可采用詢價采購方式。2.采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其提供產(chǎn)品報價和相關(guān)資料。3.對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商進行采購。（三）競爭性談判采購1.對于技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或時間緊迫的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。2.采購部門邀請不少于三家符合條件的供應(yīng)商進行談判，就采購項目的技術(shù)、商務(wù)等方面進行協(xié)商，要求供應(yīng)商提供詳細的解決方案和報價。3.通過談判，選擇最符合酒店需求、價格合理的供應(yīng)商作為成交對象。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采用單一來源采購方式的，采購部門應(yīng)填寫單一來源采購申請表，說明采購理由，并報酒店管理層審批。審批通過后，與供應(yīng)商進行協(xié)商談判，簽訂采購合同。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.酒店各部門應(yīng)根據(jù)年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制本部門的采購預(yù)算，并提交至采購部門匯總。2.采購部門結(jié)合酒店整體預(yù)算安排，對各部門的采購預(yù)算進行審核和平衡，編制酒店年度采購預(yù)算草案。3.采購預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核后，報酒店管理層審批。審批通過后的采購預(yù)算作為年度采購工作的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，控制采購支出，確保采購資金不超預(yù)算。2.對于因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，需求部門應(yīng)填寫預(yù)算調(diào)整申請表，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)采購部門審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報酒店管理層審批。（三）預(yù)算監(jiān)督與考核1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行過程中的問題。2.酒店建立采購預(yù)算考核機制，對采購部門和需求部門的預(yù)算執(zhí)行情況進行考核評價，將考核結(jié)果與部門績效掛鉤。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應(yīng)商風險、合同風險、付款風險等。2.通過收集市場信息、分析供應(yīng)商情況、審查采購合同等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險，并制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。（二）風險應(yīng)對1.對于市場風險，采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，合理安排采購時間和數(shù)量，避免因市場價格波動等因素造成損失。2.對于質(zhì)量風險，加強對采購物資的檢驗和驗收工作，嚴格把控質(zhì)量標準，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，并在合同中明確質(zhì)量違約責任。3.對于供應(yīng)商風險，建立供應(yīng)商評估和管理機制，定期對供應(yīng)商進行考核評價，及時淘汰不合格供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風險。4.對于合同風險，加強采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。5.對于付款風險，嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行付款，加強對付款環(huán)節(jié)的審核和監(jiān)督，防范資金風險。（三）風險監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時掌握風險變化情況。2.設(shè)定風險預(yù)警指標，當風險指標達到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，降低風險影響。七、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.采購檔案應(yīng)包括采購申請單、采購計劃、供應(yīng)商資料、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等與采購活動相關(guān)的文件和資料。2.采購檔案應(yīng)按照時間順序和類別進行整理歸檔，確保檔案資料完整、準確、清晰。（二）檔案保管1.采購檔案由采購部門指定專人負責保管，確保檔案安全。2.檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和酒店相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般重要采購檔案應(yīng)長期保存。（