PAGE采購(gòu)發(fā)票管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)發(fā)票管理，規(guī)范采購(gòu)發(fā)票的取得、審核、入賬、保管等流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)在采購(gòu)商品、接受服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的發(fā)票管理。（三）基本原則1.合法性原則采購(gòu)發(fā)票的取得、使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和稅收政策的規(guī)定。2.真實(shí)性原則發(fā)票內(nèi)容必須真實(shí)反映采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得虛開(kāi)發(fā)票。3.完整性原則發(fā)票各項(xiàng)要素填寫(xiě)齊全，字跡清晰，印章齊全，不得遺漏或涂改。4.及時(shí)性原則應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)取得發(fā)票，并及時(shí)進(jìn)行審核、入賬等處理。二、采購(gòu)發(fā)票的取得（一）采購(gòu)業(yè)務(wù)流程與發(fā)票取得要求1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議時(shí)，明確發(fā)票開(kāi)具的要求，包括發(fā)票類(lèi)型（增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票等）、開(kāi)票信息（公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)等）、發(fā)票內(nèi)容（商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等）、開(kāi)票時(shí)間等。2.在采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票的情況，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、內(nèi)容開(kāi)具發(fā)票。3.對(duì)于貨到票未到的情況，采購(gòu)人員應(yīng)在貨物驗(yàn)收合格后，及時(shí)催促供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票，并在收到發(fā)票后按照規(guī)定流程進(jìn)行處理。（二）特殊采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)票取得規(guī)定1.采購(gòu)固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等長(zhǎng)期資產(chǎn)，應(yīng)取得相應(yīng)的增值稅專用發(fā)票，以便按規(guī)定進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣或分期抵扣。2.采購(gòu)免稅貨物或服務(wù)，應(yīng)取得稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)可的免稅發(fā)票或其他合規(guī)憑證。3.采購(gòu)進(jìn)口貨物，應(yīng)取得海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書(shū)，并按照規(guī)定進(jìn)行申報(bào)抵扣。（三）發(fā)票取得的時(shí)間要求1.一般情況下，采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)取得發(fā)票。如有特殊情況需要延長(zhǎng)取得發(fā)票時(shí)間的，采購(gòu)人員應(yīng)向財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)明原因，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.對(duì)于貨到票未到的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)在貨物驗(yàn)收合格后30天內(nèi)取得發(fā)票。三、采購(gòu)發(fā)票的審核（一）審核職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)票的業(yè)務(wù)真實(shí)性進(jìn)行審核，包括采購(gòu)合同、訂單、驗(yàn)收單等與發(fā)票內(nèi)容的一致性審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)票的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核，包括發(fā)票的真?zhèn)?、發(fā)票類(lèi)型是否符合規(guī)定、開(kāi)票信息是否準(zhǔn)確、發(fā)票內(nèi)容是否與采購(gòu)業(yè)務(wù)相符、發(fā)票的開(kāi)具時(shí)間是否合規(guī)等。（二）審核內(nèi)容1.發(fā)票真?zhèn)螌徍送ㄟ^(guò)國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等官方渠道，對(duì)取得的增值稅發(fā)票進(jìn)行真?zhèn)尾轵?yàn)。2.發(fā)票類(lèi)型審核根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和公司的稅務(wù)處理要求，審核發(fā)票類(lèi)型是否正確。如一般納稅人采購(gòu)貨物或服務(wù)，應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票；小規(guī)模納稅人采購(gòu)貨物或服務(wù)，可取得增值稅普通發(fā)票。3.開(kāi)票信息審核核對(duì)發(fā)票上的公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)等開(kāi)票信息是否與公司登記信息一致。如有錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商重新開(kāi)具。4.發(fā)票內(nèi)容審核檢查發(fā)票上的商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等內(nèi)容是否與采購(gòu)合同、訂單、驗(yàn)收單等相符。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，不得模糊、歧義或與實(shí)際業(yè)務(wù)不符。5.發(fā)票開(kāi)具時(shí)間審核確認(rèn)發(fā)票開(kāi)具時(shí)間是否符合規(guī)定，是否在采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生的合理期間內(nèi)。（三）審核流程1.采購(gòu)人員將取得的發(fā)票提交給采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核發(fā)票的業(yè)務(wù)真實(shí)性，并在發(fā)票上簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)人員將經(jīng)過(guò)采購(gòu)部門(mén)初步審核的發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員按照審核內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員溝通，要求供應(yīng)商重新開(kāi)具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)的發(fā)票，由財(cái)務(wù)人員在發(fā)票上加蓋“發(fā)票審核章”，并按照規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、登記。四、采購(gòu)發(fā)票的入賬（一）入賬時(shí)間規(guī)定1.對(duì)于當(dāng)月取得并審核通過(guò)的發(fā)票，應(yīng)在當(dāng)月進(jìn)行入賬處理。2.對(duì)于貨到票未到先暫估入賬的采購(gòu)業(yè)務(wù)，在取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)沖減暫估入賬金額，并按照發(fā)票金額進(jìn)行正確入賬。（二）入賬憑證要求1.增值稅專用發(fā)票應(yīng)將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)作為入賬憑證。發(fā)票聯(lián)作為記賬憑證的附件，用于記錄采購(gòu)成本；抵扣聯(lián)用于認(rèn)證抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。2.增值稅普通發(fā)票應(yīng)將發(fā)票聯(lián)作為入賬憑證。3.其他合規(guī)憑證（如海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書(shū)、免稅發(fā)票等）應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定作為入賬依據(jù)。（三）入賬賬務(wù)處理1.采購(gòu)貨物或服務(wù)的入賬借：庫(kù)存商品/原材料/管理費(fèi)用/銷(xiāo)售費(fèi)用等（根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的性質(zhì)確定科目）應(yīng)交稅費(fèi)應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）（適用于增值稅專用發(fā)票且符合抵扣規(guī)定的情況）貸：應(yīng)付賬款/銀行存款等2.貨到票未到先暫估入賬借：庫(kù)存商品/原材料等貸：應(yīng)付賬款暫估應(yīng)付賬款在取得發(fā)票后，先沖減暫估入賬分錄：借：庫(kù)存商品/原材料等（紅字）貸：應(yīng)付賬款暫估應(yīng)付賬款（紅字）然后按照發(fā)票金額進(jìn)行正確入賬：借：庫(kù)存商品/原材料等應(yīng)交稅費(fèi)應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）（適用于增值稅專用發(fā)票且符合抵扣規(guī)定的情況）貸：應(yīng)付賬款/銀行存款等五、采購(gòu)發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)票的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的整理、裝訂、存放等。2.發(fā)票保管人員應(yīng)確保發(fā)票的安全、完整，防止發(fā)票丟失、損毀、被盜等情況發(fā)生。（二）保管方式1.發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票類(lèi)型、開(kāi)票時(shí)間、所屬期間等進(jìn)行分類(lèi)整理，每月裝訂成冊(cè)，并在封面上注明發(fā)票種類(lèi)、起止號(hào)碼、份數(shù)、金額等信息。2.裝訂后的發(fā)票應(yīng)存放在專用的檔案柜中，妥善保管，防止受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。3.對(duì)于電子發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子發(fā)票臺(tái)賬，記錄發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、金額、供應(yīng)商等信息。（三）保管期限采購(gòu)發(fā)票的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票的保管期限為10年。六、采購(gòu)發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)防范（一）稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)對(duì)發(fā)票法律法規(guī)和稅收政策的學(xué)習(xí)，確保發(fā)票管理符合規(guī)定，避免因發(fā)票問(wèn)題導(dǎo)致稅務(wù)處罰。2.定期對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)票管理中存在的問(wèn)題。3.對(duì)于取得的異常發(fā)票（如失控發(fā)票、虛開(kāi)發(fā)票等），應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出、補(bǔ)繳稅款等，并向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告。（二）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范1.嚴(yán)格審核采購(gòu)發(fā)票，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，防止虛假發(fā)票入賬導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息失真。2.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票入賬時(shí)間的管理，避免因入賬不及時(shí)影響財(cái)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確性。3.建立健全采購(gòu)發(fā)票管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范因發(fā)票管理不善導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查發(fā)票的取得、審核、入賬、保管等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)發(fā)票管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門(mén)的檢查，如實(shí)提供采購(gòu)發(fā)