PAGE規(guī)范保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司各類資產(chǎn)及資料的保管，確保資產(chǎn)安全完整、資料妥善保存，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本規(guī)范保管制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保保管行為合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施，保障資產(chǎn)和資料的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.完整性原則：保證資產(chǎn)和資料的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、信息完整。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在保管工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、資產(chǎn)保管（一）固定資產(chǎn)保管1.定義與分類固定資產(chǎn)是指公司為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營(yíng)管理而持有的，使用壽命超過(guò)一個(gè)會(huì)計(jì)年度的有形資產(chǎn)。分為房屋及建筑物、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具、電子設(shè)備、辦公家具等類別。2.購(gòu)置與驗(yàn)收各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)，經(jīng)審批后由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)。固定資產(chǎn)到貨后，采購(gòu)部門會(huì)同使用部門、資產(chǎn)管理部門共同進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否符合要求，驗(yàn)收合格后填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.登記與入賬資產(chǎn)管理部門對(duì)驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、原值、折舊等信息。財(cái)務(wù)部門依據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和固定資產(chǎn)臺(tái)賬進(jìn)行賬務(wù)處理，及時(shí)將固定資產(chǎn)入賬。4.使用與維護(hù)使用部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常使用和維護(hù)，制定操作規(guī)程，確保正確使用。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告資產(chǎn)管理部門。因使用不當(dāng)造成固定資產(chǎn)損壞的，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.盤點(diǎn)與清查資產(chǎn)管理部門定期組織固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，每年至少一次，全面清查固定資產(chǎn)的數(shù)量、狀態(tài)、使用情況等。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤盈、盤虧、毀損的固定資產(chǎn)查明原因，提出處理意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行相應(yīng)處理。6.處置與報(bào)廢固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限或因技術(shù)進(jìn)步、損壞等原因需要處置的，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行處置。處置方式包括出售、報(bào)廢、捐贈(zèng)等，處置收入應(yīng)及時(shí)足額上繳公司財(cái)務(wù)。（二）流動(dòng)資產(chǎn)保管1.貨幣資金保管現(xiàn)金管理嚴(yán)格遵守國(guó)家現(xiàn)金管理規(guī)定，庫(kù)存現(xiàn)金限額按照銀行核定執(zhí)行，不得超限額存放現(xiàn)金?，F(xiàn)金收支業(yè)務(wù)必須有合法的原始憑證，經(jīng)審核后由出納人員辦理收付，并及時(shí)登記現(xiàn)金日記賬。每日終了，出納人員應(yīng)盤點(diǎn)現(xiàn)金，確保賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)不符及時(shí)查明原因并處理。銀行存款賬戶的開(kāi)立、變更、撤銷應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，嚴(yán)格按照銀行結(jié)算制度辦理款項(xiàng)收付，定期核對(duì)銀行賬戶余額，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.存貨保管存貨包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、低值易耗品等。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)存貨的采購(gòu)，嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行，確保存貨質(zhì)量和數(shù)量符合要求。倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)存貨的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、出庫(kù)等工作，建立存貨明細(xì)賬，定期盤點(diǎn)存貨，保證賬實(shí)相符。存貨發(fā)出應(yīng)遵循先進(jìn)先出、加權(quán)平均等原則，辦理出庫(kù)手續(xù)時(shí)必須有經(jīng)審批的領(lǐng)料單或發(fā)貨單。對(duì)于易損、易腐、易燃易爆等特殊存貨，應(yīng)采取特殊保管措施，確保安全。三、資料保管（一）文件資料保管1.文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類別。行政文件包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告等；業(yè)務(wù)文件包括合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等；財(cái)務(wù)文件包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等；人事文件包括員工檔案、考勤記錄、薪酬資料等。2.文件起草與審核文件起草部門應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，按照公司文件管理流程進(jìn)行起草。文件起草后，應(yīng)提交相關(guān)部門或人員進(jìn)行審核，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。3.文件編號(hào)與登記對(duì)重要文件進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。建立文件登記臺(tái)賬，記錄文件的名稱、編號(hào)、起草部門、日期、審核情況、發(fā)放范圍等信息。4.文件發(fā)放與歸檔文件經(jīng)審批后，由專人負(fù)責(zé)發(fā)放，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫(xiě)文件發(fā)放登記表，注明領(lǐng)取部門、人員、日期等。文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔，按照分類和編號(hào)順序存放，便于查找和查閱。5.文件查閱與借閱公司員工因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案室查閱。因特殊情況需要借閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改，按時(shí)歸還。6.文件清理與銷毀定期對(duì)文件進(jìn)行清理，對(duì)于已過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值的文件，由文件保管部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。文件銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀徹底，同時(shí)做好銷毀記錄。（二）電子資料保管1.電子資料分類與存儲(chǔ)電子資料包括辦公軟件文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、多媒體資料等。根據(jù)資料類型和用途進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子資料存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。重要電子資料應(yīng)進(jìn)行備份，可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)安全。2.電子資料安全管理設(shè)置電子資料訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)員工崗位職責(zé)和工作需要，授予相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，防止資料泄露。安裝防病毒軟件、防火墻等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，保障電子資料存儲(chǔ)環(huán)境安全。對(duì)電子資料的操作進(jìn)行記錄，包括登錄時(shí)間、操作內(nèi)容、退出時(shí)間等，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。3.電子資料備份與恢復(fù)按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行電子資料備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置。定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)的完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)可正常恢復(fù)。在電子資料發(fā)生丟失、損壞等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)按照備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)正常開(kāi)展。四、保管責(zé)任與監(jiān)督（一）保管責(zé)任1.部門責(zé)任資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的統(tǒng)籌管理，制定資產(chǎn)管理辦法，組織盤點(diǎn)清查，監(jiān)督固定資產(chǎn)的使用和處置。倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)存貨的保管，確保存貨數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，做好出入庫(kù)管理和盤點(diǎn)工作。文件保管部門負(fù)責(zé)各類文件資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱借閱管理，確保文件資料的安全和完整。各使用部門負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)和資料的日常保管和維護(hù)，對(duì)資產(chǎn)的安全和資料的完整負(fù)責(zé)。2.人員責(zé)任資產(chǎn)和資料保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，履行保管職責(zé)，做好資產(chǎn)登記、資料整理、安全防護(hù)等工作。因保管不善導(dǎo)致資產(chǎn)丟失、損壞、資料泄露等情況的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)資產(chǎn)和資料保管情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查保管制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.日常檢查監(jiān)督資產(chǎn)管理部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、文件保管部門等應(yīng)定期對(duì)本部門保管的資產(chǎn)和資料進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負(fù)責(zé)