PAGE政府文檔規(guī)范制定制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府文檔管理，確保文檔的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高政府工作效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門及所屬單位在各類公務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料、記錄等文檔的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文檔管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.統(tǒng)一規(guī)范原則：對(duì)文檔的格式、內(nèi)容、流程等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。3.安全保密原則：保障文檔信息的安全，防止泄露、篡改和丟失，對(duì)涉及國家機(jī)密、工作秘密等重要文檔進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。4.高效實(shí)用原則：以提高工作效率為目標(biāo)，優(yōu)化文檔管理流程，確保文檔能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地為工作提供支持和服務(wù)。二、文檔分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按來源分類：分為上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、平級(jí)文件等。2.按內(nèi)容分類：涵蓋政策法規(guī)、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)民生、文化教育、科技衛(wèi)生等類別。3.按時(shí)間分類：可分為年度文件、季度文件、月度文件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文檔編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查詢。2.編號(hào)格式為：[年份][部門代碼][類別代碼][順序號(hào)]。例如：20230101001，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼，“01”表示類別代碼，“001”表示順序號(hào)。3.部門代碼和類別代碼應(yīng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，確保代碼的系統(tǒng)性和規(guī)范性。三、文檔起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，引用法律法規(guī)和政策依據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.格式規(guī)范：按照本制度規(guī)定的文檔格式進(jìn)行起草，包括字體、字號(hào)、行距、頁邊距等。3.語言簡潔：文字簡潔明了，避免冗長、復(fù)雜的表述，便于理解和執(zhí)行。（二）審核流程1.初稿完成后，起草人應(yīng)進(jìn)行自我審核，確保內(nèi)容無誤、格式規(guī)范。2.將初稿提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和與工作實(shí)際的契合度。3.初審?fù)ㄟ^后，送相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行會(huì)審，征求意見和建議，對(duì)涉及多部門的文檔，應(yīng)組織聯(lián)合會(huì)審。4.根據(jù)會(huì)審意見，起草人對(duì)文檔進(jìn)行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。四、文檔簽發(fā)與印發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.一般性文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2.重要文件、涉及重大事項(xiàng)的文件由政府分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）印發(fā)流程1.經(jīng)簽發(fā)后的文檔，由文檔管理部門進(jìn)行排版、校對(duì)，確保格式準(zhǔn)確無誤。2.根據(jù)文檔的印發(fā)范圍和數(shù)量，確定印發(fā)方式，如印刷、電子傳輸?shù)取?.印刷文檔時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠的印刷單位，確保印刷質(zhì)量清晰、裝訂牢固。4.電子文檔傳輸應(yīng)采用安全可靠的方式，確保接收方能夠準(zhǔn)確無誤地獲取文檔。五、文檔歸檔與保管（一）歸檔范圍1.各類正式文件、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.重要的工作記錄、合同協(xié)議、調(diào)研資料等。3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批示、交辦事項(xiàng)的辦理結(jié)果等。（二）歸檔要求1.定期歸檔：各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文檔整理歸檔，一般每月或每季度進(jìn)行一次。2.分類整理：按照文檔分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保歸檔文檔的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.編號(hào)登記：對(duì)歸檔文檔進(jìn)行編號(hào)登記，建立詳細(xì)的文檔目錄，便于查詢和檢索。（三）保管方式1.紙質(zhì)文檔：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列，確保存放整齊、便于查找。2.電子文檔：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，定期對(duì)電子文檔進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.重要文檔應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，確保文檔的安全性。六、文檔查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本部門人員因工作需要可查閱本部門歸檔的文檔。2.外單位人員查閱政府文檔需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、工作秘密等重要文檔的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱文檔的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批人批準(zhǔn)后，交文檔管理部門。3.文檔管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供查閱服務(wù)，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文檔，不得擅自將文檔帶出或復(fù)制。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要確需借閱文檔的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和文檔管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失文檔。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還文檔，文檔管理部門應(yīng)對(duì)歸還的文檔進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。七、文檔保密管理（一）保密范圍1.涉及國家機(jī)密、軍事秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息的文檔。2.尚未公開的政策文件、工作方案、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。（二）保密措施1.建立保密制度，明確保密責(zé)任，對(duì)涉及保密文檔的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)保密文檔進(jìn)行標(biāo)識(shí)，嚴(yán)格限制接觸范圍，實(shí)行專人專管。3.在文檔存儲(chǔ)、傳輸、使用過程中，采取加密、防火墻、訪問控制等安全技術(shù)措施，防止信息泄露。4.對(duì)保密文檔的銷毀進(jìn)行嚴(yán)格審批和監(jiān)督，確保銷毀過程安全可靠。八、文檔信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立政府文檔管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、審批等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備良好的兼容性和擴(kuò)展性，能夠與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時(shí)將紙質(zhì)文檔和電子文檔錄入文檔管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，清理無效數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定。（三）安全管理1.加強(qiáng)文檔管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限，確保系統(tǒng)安全。九、文檔銷毀與處置（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無留存價(jià)值的文檔。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、錯(cuò)誤、無效的文檔。3.涉及保密事項(xiàng)且已解密的文檔。（二）銷毀流程1.由文檔管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫銷毀清單，注明文檔的名稱、文號(hào)、數(shù)量等信息。2.銷毀申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)審批人批準(zhǔn)后，組織實(shí)施銷毀。3