PAGE會議記錄規(guī)范化制度一、總則（一）目的為了提高公司會議效率，確保會議決策和工作安排得到有效落實(shí)，規(guī)范會議記錄工作，特制定本制度。本制度旨在使會議記錄準(zhǔn)確、完整、清晰地反映會議內(nèi)容，為公司各項(xiàng)工作的開展提供有力的支持和依據(jù)，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，保障公司運(yùn)營的順暢進(jìn)行。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于公司高層會議、部門例會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會、專題研討會等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則會議記錄必須如實(shí)記錄會議過程和內(nèi)容，不得歪曲、篡改會議原意。記錄人員應(yīng)秉持客觀公正的態(tài)度，準(zhǔn)確記錄會議中各方的發(fā)言、討論情況以及形成的決議。2.完整性原則全面記錄會議涉及的各個(gè)方面，包括會議基本信息（如會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等）、會議議程、討論內(nèi)容、提出的問題、解決方案、形成的決議以及下一步工作安排等。確保沒有重要信息遺漏，為后續(xù)查閱和工作推進(jìn)提供完整的資料。3.準(zhǔn)確性原則記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，使用規(guī)范的語言和表達(dá)方式。對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)、專業(yè)術(shù)語、人名、地名等要記錄準(zhǔn)確，避免產(chǎn)生歧義。對會議中涉及的重要觀點(diǎn)和決策，要精準(zhǔn)提煉，確保記錄的信息能夠真實(shí)反映會議實(shí)質(zhì)。4.及時(shí)性原則會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會議記錄，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成初稿，并提交審核。確保會議記錄能夠及時(shí)為相關(guān)人員提供參考，以便迅速落實(shí)會議精神，推動(dòng)工作開展。二、會議記錄的職責(zé)分工（一）記錄人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)提前到達(dá)會議現(xiàn)場，準(zhǔn)備好會議記錄所需的工具，如筆記本、錄音設(shè)備（經(jīng)會議組織者同意）等。2.按照會議議程順序，認(rèn)真傾聽會議內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄會議中各方的發(fā)言、討論要點(diǎn)、提出的問題、解決方案以及形成的決議等。記錄過程中要保持專注，避免遺漏重要信息。3.對于會議中出現(xiàn)的專業(yè)性較強(qiáng)的術(shù)語、數(shù)據(jù)等，要及時(shí)向相關(guān)人員請教核實(shí)，確保記錄準(zhǔn)確無誤。4.會議結(jié)束后，及時(shí)對記錄內(nèi)容進(jìn)行整理，形成會議記錄初稿。初稿應(yīng)內(nèi)容完整、條理清晰、語言通順，能夠準(zhǔn)確反映會議全貌。5.將整理好的會議記錄初稿提交給會議組織者或指定的審核人員進(jìn)行審核，并根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，直至最終確定。6.負(fù)責(zé)將審核通過的會議記錄按照公司規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，并確保記錄的安全性和可查閱性。同時(shí)，根據(jù)需要及時(shí)將會議記錄分發(fā)給相關(guān)人員。（二）會議組織者職責(zé)1.明確會議記錄的要求和標(biāo)準(zhǔn)，向記錄人員傳達(dá)會議的重點(diǎn)和關(guān)注點(diǎn)，以便記錄人員能夠有針對性地進(jìn)行記錄。2.在會議開始前，告知記錄人員會議的基本信息（如會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等）以及會議議程安排，使記錄人員對會議整體情況有清晰的了解。3.對記錄人員提交的會議記錄初稿進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查記錄內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，是否符合會議實(shí)際情況，決議部分是否明確清晰等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提出修改意見，要求記錄人員進(jìn)行修改完善。4.負(fù)責(zé)將審核通過的會議記錄按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行發(fā)布和存檔，確保會議記錄能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員，并妥善保存以備后續(xù)查閱。（三）審核人員職責(zé)1.對會議記錄進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)關(guān)注記錄內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核會議記錄是否如實(shí)反映會議討論情況和決議結(jié)果，是否存在信息遺漏、表述不清或錯(cuò)誤等問題。2.檢查會議記錄的格式是否符合公司要求，語言表達(dá)是否嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號使用是否正確等。對于不符合要求的地方，提出修改意見，確保會議記錄的質(zhì)量。3.在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)記錄內(nèi)容存在疑問或與會議實(shí)際情況不符的地方，及時(shí)與記錄人員或會議組織者溝通核實(shí)，確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性。4.對審核通過的會議記錄簽字確認(rèn)，承擔(dān)相應(yīng)的審核責(zé)任。三、會議記錄的內(nèi)容要求（一）會議基本信息1.會議名稱：準(zhǔn)確記錄會議的具體名稱，反映會議的主題和性質(zhì)。2.會議時(shí)間：記錄會議開始和結(jié)束的具體時(shí)間，精確到分鐘。如有中間休息時(shí)間，也應(yīng)明確記錄。3.會議地點(diǎn)：詳細(xì)記錄會議召開的具體地點(diǎn)，包括樓層、房間號等信息，以便準(zhǔn)確查找和定位。4.參會人員：列出參會人員的姓名、職務(wù)，如有缺席人員，需注明缺席人員姓名及原因。對于參會人員較多的情況，可以按照部門或參會人員類別進(jìn)行分類記錄。（二）會議議程按照會議實(shí)際進(jìn)行的順序，詳細(xì)記錄會議議程安排。包括各項(xiàng)議題的名稱、提出人或負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)討論時(shí)間等信息。通過記錄會議議程，能夠清晰地展現(xiàn)會議的流程和重點(diǎn)內(nèi)容，為后續(xù)查閱和了解會議全貌提供便利。（三）會議討論內(nèi)容1.詳細(xì)記錄會議中各方的發(fā)言內(nèi)容，包括發(fā)言人姓名、職務(wù)以及發(fā)言要點(diǎn)。對于重要觀點(diǎn)、建議、意見等，要逐字逐句記錄，確保準(zhǔn)確無誤。2.記錄會議討論過程中的互動(dòng)情況，如提問、回答、爭論、補(bǔ)充等環(huán)節(jié)。清晰記錄各方之間的交流內(nèi)容和邏輯關(guān)系，以便全面了解會議討論的動(dòng)態(tài)過程。3.對于會議中涉及的重要數(shù)據(jù)、案例、文件等信息，要準(zhǔn)確記錄其來源和關(guān)鍵內(nèi)容。如數(shù)據(jù)的具體數(shù)值、案例的主要情節(jié)、文件的名稱和文號等，以便后續(xù)查閱和引用。（四）提出的問題1.記錄會議中提出的各類問題，包括問題的描述、提出人、涉及的部門或事項(xiàng)等信息。確保問題記錄清晰，便于后續(xù)跟蹤和解決。2.對于問題的討論情況和初步解決方案，也要一并記錄。明確各方對問題的分析思路和提出的解決方向，為問題的最終解決提供參考依據(jù)。（五）解決方案1.詳細(xì)記錄針對會議中提出的問題所形成的解決方案，包括方案的具體內(nèi)容、實(shí)施步驟、責(zé)任部門或責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息。確保解決方案具有可操作性和明確的責(zé)任分工。2.記錄解決方案的討論過程和決策依據(jù)，如各方的意見和建議、相關(guān)數(shù)據(jù)或案例的支持等。使解決方案的形成過程清晰可查，便于相關(guān)人員理解和執(zhí)行。（六）形成的決議1.明確記錄會議最終形成的決議內(nèi)容，決議應(yīng)具體、明確、可執(zhí)行。包括工作任務(wù)、目標(biāo)要求、完成時(shí)間、責(zé)任人等關(guān)鍵信息。2.對于決議的表決情況（如是否通過、贊成票數(shù)、反對票數(shù)等），如有需要也應(yīng)進(jìn)行記錄。確保決議的形成過程和結(jié)果透明、公正。（七）下一步工作安排1.記錄會議確定的下一步工作安排，包括工作事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人、時(shí)間進(jìn)度、預(yù)期成果等內(nèi)容。使相關(guān)人員清楚了解各自的工作任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，便于有序推進(jìn)工作。2.對于工作安排中的重點(diǎn)事項(xiàng)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要進(jìn)行特別標(biāo)注和強(qiáng)調(diào)，提醒相關(guān)人員關(guān)注和重視。同時(shí)，明確工作安排的監(jiān)督和檢查機(jī)制，確保各項(xiàng)工作能夠按時(shí)、高質(zhì)量完成。四、會議記錄的格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格：統(tǒng)一使用A4紙。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為3.17厘米。3.頁眉頁腳：頁眉內(nèi)容為“[公司名稱]會議記錄”，字體為宋體，字號為小五，居中顯示；頁腳內(nèi)容為頁碼，位于頁面底部居中。（二）字體字號1.標(biāo)題：一級標(biāo)題使用二號宋體加粗，居中顯示；二級標(biāo)題使用三號宋體加粗，左對齊；三級標(biāo)題使用四號宋體加粗，左對齊。2.正文：正文內(nèi)容使用小四號宋體，行距為1.5倍行距。3.特殊內(nèi)容：對于重要的數(shù)據(jù)、人名、地名、專業(yè)術(shù)語等，可根據(jù)需要適當(dāng)加粗或使用不同顏色字體進(jìn)行區(qū)分，但應(yīng)保持整體格式的一致性和美觀性。（三）段落格式1.首行縮進(jìn)：正文段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。2.對齊方式：標(biāo)題采用居中對齊方式，正文采用左對齊方式。3.行距調(diào)整：根據(jù)內(nèi)容多少和排版美觀的需要，適當(dāng)調(diào)整行距。一般情況下，保持1.5倍行距即可，對于內(nèi)容較多或需要區(qū)分層次的部分，可適當(dāng)增加行距。（四）編號與列表1.編號：對于會議記錄中的條款、要點(diǎn)等內(nèi)容，如需進(jìn)行編號，可采用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等形式進(jìn)行編號，編號應(yīng)層次分明，邏輯清晰。2.列表：對于并列的內(nèi)容，可采用無序列表（如“●”“◆”等）或有序列表（如“1.”“2.”等）進(jìn)行排版，使內(nèi)容更加清晰易讀。（五）表格與圖表1.表格：如會議記錄中需要插入表格，應(yīng)確保表格內(nèi)容簡潔明了，與正文內(nèi)容相關(guān)且邏輯一致。表格應(yīng)使用三線表格式，表頭使用宋體小四號加粗，表格內(nèi)容使用宋體小四號，居中對齊或左對齊。表格編號應(yīng)位于表格上方居中位置，格式為“表X：[表格名稱]”，其中X為表格序號，[表格名稱]為表格的具體名稱。2.圖表：對于會議中涉及的圖表，應(yīng)盡量簡潔清晰，能夠準(zhǔn)確反映相關(guān)信息。圖表編號應(yīng)位于圖表下方居中位置，格式為“圖X：[圖表名稱]”，其中X為圖表序號，[圖表名稱]為圖表的具體名稱。圖表內(nèi)容應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，且在正文中有相應(yīng)的引用和說明。五、會議記錄的整理與審核（一）整理要求1.會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)完成會議記錄初稿的整理工作。整理過程中，要對記錄內(nèi)容進(jìn)行全面梳理，檢查是否存在遺漏、錯(cuò)別字、表述不清等問題。2.按照本制度規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，對會議記錄初稿進(jìn)行排版和編輯，確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整、條理清晰。3.對會議記錄中的數(shù)據(jù)、信息等進(jìn)行核對和驗(yàn)證，如有疑問及時(shí)與相關(guān)人員溝通確認(rèn)，確保記錄的準(zhǔn)確性。（二）審核流程1.記錄人員將整理好的會議記錄初稿提交給會議組織者進(jìn)行初審。會議組織者應(yīng)在收到初稿后的[X]小時(shí)內(nèi)完成初審工作，并提出修改意見。2.會議組織者將初審后的會議記錄初稿提交給審核人員進(jìn)行終審。審核人員應(yīng)在收到初稿后的[X]小時(shí)內(nèi)完成終審工作，并對審核結(jié)果簽字確認(rèn)。3.審核人員如發(fā)現(xiàn)會議記錄存在問題，應(yīng)及時(shí)反饋給記錄人員進(jìn)行修改。記錄人員應(yīng)根據(jù)審核意見認(rèn)真修改，修改完成后再次提交審核，直至審核通過。（三）審核要點(diǎn)1.內(nèi)容完整性：審核會議記錄是否涵蓋了會議基本信息、議程、討論內(nèi)容、問題、解決方案、決議以及下一步工作安排等各個(gè)方面，確保沒有重要信息遺漏。2.準(zhǔn)確性：檢查記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、人名、地名、專業(yè)術(shù)語等是否正確，各方發(fā)言和討論要點(diǎn)是否如實(shí)記錄，決議是否明確清晰。3.規(guī)范性：審核會議記錄的格式是否符合本制度要求，字體、字號、段落格式、編號列表、表格圖表等是否規(guī)范統(tǒng)一，語言表達(dá)是否嚴(yán)謹(jǐn)通順，標(biāo)點(diǎn)符號使用是否正確。4.邏輯一致性：查看會議記錄的內(nèi)容是否邏輯連貫，各部分之間是否過渡自然，討論過程和決議形成是否符合邏輯推理，問題與解決方案、決議與下一步工作安排之間是否相互對應(yīng)。六、會議記錄的存儲與查閱（一）存儲方式1.電子存儲：將審核通過的會議記錄以電子文檔形式進(jìn)行存儲，存儲路徑應(yīng)按照公司統(tǒng)一的文件管理規(guī)范進(jìn)行設(shè)置，確保文件分類清晰、易于查找。電子文檔格式建議采用常見的辦公軟件格式，如.docx或.xlsx等，以便于編輯和查閱。2.紙質(zhì)存儲：根據(jù)公司實(shí)際情況，可選擇將重要會議記錄打印成紙質(zhì)文檔進(jìn)行存檔。紙質(zhì)文檔應(yīng)按照年度、會議類別等進(jìn)行分類裝訂，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便快速查閱。（二）存儲期限1.一般性會議記錄的電子存儲期限為[X]年，紙質(zhì)存儲期限為[X]年。對于涉及公司重要決策、重大項(xiàng)目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等方面的會議記錄，存儲期限應(yīng)適當(dāng)延長，具體期限由公司管理層根據(jù)實(shí)際情況確定。2.在存儲期限屆滿后，對于已無保存價(jià)值的會議記錄，應(yīng)按照公司文件銷毀程序進(jìn)行銷毀，確保公司信息安全。（三）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱會議記錄的，應(yīng)填寫《會議記錄查閱申請表》，注明查閱會議的名稱、時(shí)間、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到公司指定的檔案管理部門進(jìn)行查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供相應(yīng)的會議記錄，并做好查閱登記工作。2.外部查閱：如因特殊原因需要向外部單位或個(gè)人提供會議記錄的，必須經(jīng)過公司管理層批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理