PAGE高校會(huì)務(wù)工作規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)高校會(huì)務(wù)工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，確保會(huì)議各項(xiàng)任務(wù)順利完成，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各單位組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于工作會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)、座談會(huì)等。（三）基本原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義和浪費(fèi)。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理。3.規(guī)范有序原則：會(huì)議組織、安排、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保會(huì)議有序進(jìn)行。4.安全保密原則：加強(qiáng)會(huì)議安全管理，確保會(huì)議場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施等安全可靠；嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止會(huì)議信息泄露。二、會(huì)議組織與管理（一）會(huì)議計(jì)劃1.會(huì)議需求申報(bào)各部門(mén)、各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定會(huì)議計(jì)劃，并填寫(xiě)《高校會(huì)議申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議的名稱(chēng)、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容，報(bào)學(xué)校辦公室審核。2.計(jì)劃審核與調(diào)整學(xué)校辦公室對(duì)各部門(mén)、各單位申報(bào)的會(huì)議計(jì)劃進(jìn)行審核，根據(jù)學(xué)校工作安排和資源情況，提出審核意見(jiàn)。對(duì)不符合要求的會(huì)議計(jì)劃，及時(shí)反饋并要求申報(bào)部門(mén)進(jìn)行調(diào)整。經(jīng)審核通過(guò)的會(huì)議計(jì)劃，納入學(xué)校年度會(huì)議計(jì)劃管理。（二）會(huì)議審批1.審批流程一般性會(huì)議由學(xué)校辦公室審批，報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)備案。重要會(huì)議、大型會(huì)議需經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)校長(zhǎng)審批。涉及多個(gè)部門(mén)、單位的綜合性會(huì)議，由牽頭部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)提出會(huì)議方案，報(bào)學(xué)校辦公室審核，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)校長(zhǎng)審批。2.審批內(nèi)容會(huì)議審批主要審查會(huì)議的必要性、可行性以及會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員、時(shí)間安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等是否符合規(guī)定要求。（三）會(huì)議籌備1.成立籌備工作小組根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，成立會(huì)議籌備工作小組，明確小組各成員的職責(zé)分工，確?；I備工作有序進(jìn)行?；I備工作小組一般應(yīng)包括會(huì)議組織、文件起草、宣傳報(bào)道、后勤保障、安全保衛(wèi)等人員。2.制定會(huì)議方案會(huì)議籌備工作小組負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的會(huì)議方案，包括會(huì)議主題、目的、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、會(huì)議形式、會(huì)議材料準(zhǔn)備、宣傳報(bào)道、后勤保障、安全保衛(wèi)等內(nèi)容。會(huì)議方案應(yīng)報(bào)經(jīng)審批后實(shí)施。3.會(huì)議通知根據(jù)會(huì)議方案，及時(shí)發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參會(huì)人員、會(huì)議議程、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。通知方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇書(shū)面通知、電子郵件通知、電話通知等。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前[X]天發(fā)出通知，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。4.會(huì)議材料準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議議程，準(zhǔn)備好各類(lèi)會(huì)議材料，包括會(huì)議文件、報(bào)告、發(fā)言稿、主持詞、會(huì)議記錄等。會(huì)議材料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范，并提前發(fā)放給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前熟悉會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。5.會(huì)議場(chǎng)地布置根據(jù)會(huì)議規(guī)模和形式，合理安排會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)整潔、舒適、安全，具備良好的音響、照明、通風(fēng)等設(shè)備設(shè)施。在會(huì)議場(chǎng)地顯著位置擺放會(huì)議標(biāo)識(shí)、會(huì)標(biāo)、座次表等，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。6.會(huì)議設(shè)備設(shè)施保障提前檢查會(huì)議所需的設(shè)備設(shè)施，如音響設(shè)備、投影儀、電腦、麥克風(fēng)、空調(diào)等，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)備設(shè)施的操作和維護(hù)，隨時(shí)處理可能出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題。7.會(huì)議后勤保障做好會(huì)議期間的后勤保障工作，包括餐飲、住宿、交通等安排。根據(jù)會(huì)議需要，合理安排會(huì)議餐飲，確保食品安全、衛(wèi)生；對(duì)于需要安排住宿的參會(huì)人員，提前預(yù)訂好住宿房間，并提供必要的住宿服務(wù)；合理安排會(huì)議交通，確保參會(huì)人員按時(shí)、安全到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。（四）會(huì)議組織與實(shí)施1.會(huì)議簽到會(huì)議開(kāi)始前，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，確保參會(huì)人員按時(shí)簽到。簽到方式可采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等方式。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)參會(huì)人員身份，確保參會(huì)人員符合會(huì)議要求。2.會(huì)議主持會(huì)議主持人應(yīng)熟悉會(huì)議議程和內(nèi)容，具備良好的組織協(xié)調(diào)能力和語(yǔ)言表達(dá)能力。主持人應(yīng)按照會(huì)議議程，引導(dǎo)會(huì)議有序進(jìn)行，確保會(huì)議主題明確、重點(diǎn)突出、討論熱烈、決策科學(xué)。3.會(huì)議發(fā)言參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程和要求，認(rèn)真準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容，確保發(fā)言主題明確、觀點(diǎn)清晰、論據(jù)充分。發(fā)言時(shí)應(yīng)注意語(yǔ)言規(guī)范、舉止得體，尊重他人發(fā)言權(quán)利，不得隨意打斷他人發(fā)言。4.會(huì)議記錄安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議的全過(guò)程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論情況、決策結(jié)果等。會(huì)議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔兩種形式保存，以便查閱和存檔。5.會(huì)議秩序維護(hù)加強(qiáng)會(huì)議期間的秩序維護(hù)，確保會(huì)議場(chǎng)所安靜、整潔。會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽(tīng)電話等，保持良好的會(huì)議秩序。對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的行為，會(huì)議工作人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正。（五）會(huì)議結(jié)束1.會(huì)議總結(jié)會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)會(huì)議的成效、經(jīng)驗(yàn)和不足，提出改進(jìn)措施和建議。會(huì)議總結(jié)報(bào)告應(yīng)報(bào)學(xué)校辦公室備案。2.會(huì)議文件歸檔會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)將會(huì)議文件、材料等進(jìn)行整理歸檔，按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。會(huì)議文件歸檔應(yīng)包括會(huì)議通知、會(huì)議方案、會(huì)議材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)容。3.會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)按照學(xué)校財(cái)務(wù)制度規(guī)定，及時(shí)辦理會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算手續(xù)。會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)應(yīng)提供合法有效的票據(jù)，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。三、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)人員紀(jì)律1.按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門(mén)請(qǐng)假，并說(shuō)明原因。2.遵守會(huì)議秩序，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽(tīng)電話、玩手機(jī)等，保持良好的會(huì)議環(huán)境。3.認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與會(huì)議討論，不得發(fā)表與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的言論。4.嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議討論的機(jī)密信息和尚未公開(kāi)的決策內(nèi)容。（二）會(huì)議工作人員紀(jì)律1.認(rèn)真履行工作職責(zé)，嚴(yán)格按照會(huì)議組織程序和要求，做好會(huì)議的各項(xiàng)籌備、組織、服務(wù)等工作。2.提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議按時(shí)、順利召開(kāi)。3.熱情服務(wù)參會(huì)人員，及時(shí)解決會(huì)議期間出現(xiàn)的各種問(wèn)題，為會(huì)議創(chuàng)造良好的條件。4.嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議相關(guān)信息。5.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，做好會(huì)議后續(xù)工作。四、會(huì)議安全與保密（一）會(huì)議安全1.加強(qiáng)會(huì)議場(chǎng)所安全管理，確保會(huì)議場(chǎng)所的消防、電氣、設(shè)備設(shè)施等安全可靠。會(huì)議前，對(duì)會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行全面檢查，消除安全隱患。2.合理安排會(huì)議座位，確保參會(huì)人員疏散通道暢通。會(huì)議期間，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，維護(hù)會(huì)議秩序，防止發(fā)生意外事故。3.加強(qiáng)會(huì)議期間的食品安全管理，確保會(huì)議餐飲符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，防止發(fā)生食品安全事故。（二）會(huì)議保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和學(xué)校保密制度，加強(qiáng)會(huì)議保密管理。對(duì)于涉及國(guó)家秘密、學(xué)校機(jī)密及敏感信息的會(huì)議，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.控制會(huì)議知悉范圍，嚴(yán)格限定參會(huì)人員，對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任。3.會(huì)議文件、材料等應(yīng)妥善保管，并按照保密規(guī)定進(jìn)行傳遞、使用和銷(xiāo)毀。嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)等公共信息平臺(tái)上發(fā)布涉及會(huì)議保密內(nèi)容的信息。五、會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、內(nèi)容、時(shí)間等因素合理編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括會(huì)議場(chǎng)地租賃、設(shè)備設(shè)施租賃、會(huì)議材料印刷、餐飲、住宿、交通、專(zhuān)家咨詢、宣傳報(bào)道等費(fèi)用。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)報(bào)學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)審核。（二）經(jīng)費(fèi)審批會(huì)議經(jīng)費(fèi)審批按照學(xué)校財(cái)務(wù)審批程序進(jìn)行。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)辦理經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)