PAGE部門例會管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強公司部門之間的溝通與協作，提高工作效率，確保各項工作的順利開展，特制定本部門例會管理規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門組織召開的例會。（三）基本原則1.高效務實原則：例會應注重解決實際問題，提高工作效率，避免形式主義。2.溝通協作原則：加強部門之間的信息交流與溝通，促進協作配合，共同推進公司整體目標的實現。3.規(guī)范有序原則：例會的組織、召開、記錄、跟進等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保會議的規(guī)范性和嚴肅性。二、例會組織（一）例會分類1.部門周例會：每周定期召開，由各部門負責人主持，部門全體成員參加。主要總結上周工作進展，安排本周工作計劃，協調解決部門內部問題。2.部門月例會：每月召開一次，在部門周例會基礎上，對本月工作進行全面總結和分析，評估工作目標完成情況，部署下月重點工作任務。3.跨部門協調例會：根據工作需要不定期召開，由涉及相關工作的部門負責人共同參與。旨在協調解決跨部門工作中出現的問題，加強部門間的協同合作。（二）例會時間與地點1.部門周例會：每周[具體時間]召開，會議時長控制在[X]小時以內。會議地點為[具體會議室]。2.部門月例會：每月[具體日期]召開，會議時長控制在[X]小時左右。會議地點為[具體會議室]。3.跨部門協調例會：根據實際情況確定會議時間和地點，提前通知相關部門。（三）例會主持人1.部門周例會由各部門負責人主持。主持人應提前做好會議準備工作，明確會議主題和議程，確保會議高效進行。2.部門月例會由部門負責人主持，必要時可邀請公司高層領導參加并指導工作。3.跨部門協調例會由涉及相關工作的部門負責人共同協商確定主持人，主持人負責協調各方意見，推動問題解決。（四）例會參會人員1.部門周例會參會人員為部門全體成員。參會人員應提前做好工作安排，準時參加會議，不得無故缺席。如有特殊情況不能參會，需提前向部門負責人請假，并安排好工作交接。2.部門月例會參會人員為部門全體成員，可根據會議內容邀請相關人員列席。3.跨部門協調例會參會人員為涉及相關工作的部門負責人及相關工作人員。如有需要，可邀請公司領導、其他相關部門人員或外部專家參加。三、例會準備（一）會議議題收集1.各部門成員應提前思考工作中存在的問題、需要協調解決的事項以及對下一階段工作的建議，并整理成議題，于例會召開前[X]天提交給部門負責人。2.部門負責人對收集到的議題進行篩選和整理，確定例會討論的重點議題，并提前告知參會人員。（二）會議資料準備1.主持人應根據會議議題準備相關資料，如工作匯報材料、數據分析報告、問題解決方案等，確保資料內容準確、詳實，能夠支持會議討論和決策。2.參會人員應根據會議要求，提前準備好個人發(fā)言所需資料，如工作進展匯報、問題分析報告、建議方案等。（三）會議通知1.例會召開前[X]天，由專人負責發(fā)送會議通知。會議通知應明確會議時間、地點、主題、議程以及參會人員等信息，確保參會人員提前知曉并做好準備。2.對于跨部門協調例會，應提前與相關部門溝通協調，確保各方人員能夠按時參加會議。四、例會流程（一）開場環(huán)節(jié)1.主持人介紹會議目的、議程安排以及參會人員。2.簡要回顧上次例會的主要內容和決議執(zhí)行情況，重點關注未完成事項的進展情況。（二）工作匯報環(huán)節(jié)1.各部門負責人或指定人員按照議程順序，依次匯報本部門上周（或上月）工作進展情況，包括工作成果、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。匯報應簡潔明了、重點突出，使用數據和事實支撐工作成果。2.在匯報過程中，其他參會人員如有疑問或建議，可以隨時提問或發(fā)表意見，但應注意尊重匯報人的發(fā)言，避免打斷匯報。（三）問題討論環(huán)節(jié)1.針對工作匯報中提出的問題以及收集到的議題，組織參會人員進行深入討論。討論應圍繞問題的本質、原因分析、解決方案等方面展開，鼓勵參會人員充分發(fā)表意見和建議，提出創(chuàng)新性的思路和方法。2.在討論過程中，主持人應引導討論方向，確保討論不偏離主題，避免出現爭吵或混亂局面。對于爭議較大的問題，應組織相關人員進行充分溝通和協商，力求達成共識。（四）決策與部署環(huán)節(jié)1.根據問題討論結果，主持人組織參會人員進行決策，明確工作任務的責任人、時間節(jié)點、質量標準以及資源需求等。決策應充分考慮公司整體利益和實際情況，確保決策的科學性和可行性。2.對下一階段的工作進行全面部署，明確各部門的工作重點和目標任務，強調工作的重要性和緊迫性，確保各項工作能夠有序推進。（五）總結環(huán)節(jié)1.主持人對本次例會進行總結，強調會議討論的重點問題和決策結果，再次明確各部門的工作任務和要求。2.對參會人員的積極參與和配合表示感謝，并鼓勵大家在今后的工作中繼續(xù)加強溝通協作，共同為公司發(fā)展貢獻力量。（六）會議記錄1.每次例會應安排專人負責會議記錄，記錄內容包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議題、討論內容、決策結果以及工作部署等詳細信息。會議記錄應準確、完整，能夠真實反映會議全過程。2.會議記錄人員應在會議結束后[X]個工作日內完成會議記錄整理，并發(fā)送給參會人員進行確認。如有需要修改或補充的內容，應及時與相關人員溝通核實，確保會議記錄的準確性。五、例會跟進與反饋（一）決議執(zhí)行跟蹤1.各部門應按照例會決策結果，制定詳細的工作計劃，并明確責任人、時間節(jié)點和質量標準。工作計劃應在例會結束后[X]個工作日內提交給部門負責人審核，并報公司辦公室備案。2.部門負責人應定期對本部門工作計劃執(zhí)行情況進行檢查和督促，及時發(fā)現問題并采取有效措施加以解決。對于執(zhí)行過程中遇到的困難和問題，應及時向公司領導匯報，尋求支持和協調。3.公司辦公室負責對各部門例會決議執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，定期收集各部門工作計劃執(zhí)行進度報告，并向公司領導匯報。對于執(zhí)行不力的部門，將進行通報批評，并要求限期整改。（二）信息反饋與溝通1.在工作過程中，各部門如發(fā)現例會決策存在問題或需要調整，應及時向主持人或相關部門反饋。反饋信息應包括問題描述、原因分析、建議調整方案等內容，以便及時進行溝通和協調。2.主持人或相關部門收到反饋信息后，應及時組織相關人員進行研究和討論，根據實際情況做出決策，并及時將決策結果反饋給相關部門。（三）效果評估1.定期對例會效果進行評估，評估內容包括會議議題的解決情況、工作任務的完成情況、部門間的溝通協作效果、員工對例會的滿意度等方面。評估結果將作為改進例會組織和管理的重要依據。2.根據例會效果評估結果，總結經驗教訓，及時調整例會的組