PAGE合同登記制度規(guī)范一、總則（一）目的本合同登記制度規(guī)范旨在加強公司合同管理，確保合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)的規(guī)范化、科學化，保障公司合法權益，維護公司正常運營秩序。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。2.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程管理。3.風險防控原則：注重對合同風險的識別、評估和防控，保障公司利益。4.效率與效益原則：在確保合同管理質量的前提下，提高工作效率，降低管理成本。二、合同登記職責分工（一）合同管理部門公司設立專門的合同管理部門，負責合同登記制度的制定、完善和監(jiān)督執(zhí)行；統(tǒng)一管理合同文本、檔案；組織合同審核；協(xié)調(diào)合同糾紛處理等工作。（二）業(yè)務部門業(yè)務部門負責合同的起草、談判、簽訂，并對合同履行過程進行跟蹤、反饋；向合同管理部門提交合同相關資料，配合合同管理部門做好合同管理工作。（三）財務部門財務部門負責根據(jù)合同約定進行款項收付，并對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督；參與合同審核，提出財務方面的意見和建議。（四）法務部門法務部門負責對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，提供法律支持和咨詢；處理合同糾紛的法律事務。三、合同登記流程（一）合同起草1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求起草合同文本，確保合同條款清晰、準確、完整，明確雙方權利義務。2.合同文本應參照公司標準合同模板進行編寫，如無標準模板，應確保符合法律法規(guī)和公司管理要求。（二）合同審核1.業(yè)務部門將起草好的合同提交至合同管理部門。2.合同管理部門收到合同后，首先進行形式審查，檢查合同文本格式、內(nèi)容完整性等。3.組織業(yè)務部門、財務部門、法務部門等相關人員進行會審。財務部門重點審核合同款項支付方式、金額、結算周期等財務條款；法務部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，防范法律風險；業(yè)務部門對合同業(yè)務條款進行審核，確保合同符合業(yè)務實際需求。4.各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由業(yè)務部門負責與對方當事人進行簽訂。簽訂合同時，應確保合同雙方簽字（蓋章）齊全，合同文本內(nèi)容與審核通過的版本一致。2.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件一份交至合同管理部門進行登記。（四）合同登記1.合同管理部門收到合同原件后，按照合同編號規(guī)則進行編號，并建立合同臺賬。臺賬應詳細記錄合同的基本信息，包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同雙方、合同金額、履行期限、合同狀態(tài)等。2.將合同相關信息錄入公司合同管理系統(tǒng)，確保信息準確、及時更新，便于查詢和統(tǒng)計分析。（五）合同履行1.業(yè)務部門負責合同的具體履行，按照合同約定的時間、地點、方式等要求，全面履行自身義務，并及時跟蹤合同履行情況。2.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，業(yè)務部門應及時通知合同管理部門，并提供相關證明材料。合同管理部門對變更、解除情況進行登記，并組織相關部門進行審核。（六）合同結算1.財務部門根據(jù)合同約定和業(yè)務部門提供的結算資料，及時辦理款項收付手續(xù)。2.結算完成后，財務部門應將結算情況反饋給合同管理部門，合同管理部門對合同執(zhí)行情況進行更新。（七）合同歸檔1.合同履行完畢后，業(yè)務部門應將合同履行過程中的相關資料整理齊全，交至合同管理部門。2.合同管理部門對合同資料進行審核、整理，按照檔案管理要求進行歸檔保存。合同檔案應包括合同文本、審核意見、履行記錄、結算憑證等相關資料。四、合同編號規(guī)則（一）編號構成合同編號由公司代碼（[公司代碼]）、年份（[四位年份]）、合同類別代碼（[合同類別代碼]）、順序號（[六位順序號]）組成。（二）公司代碼采用公司統(tǒng)一規(guī)定的代碼，用于標識公司主體。（三）年份合同簽訂年份，以四位數(shù)字表示。（四）合同類別代碼根據(jù)合同類型設定不同的代碼，如：1.買賣合同：[01]2.租賃合同：[02]3.服務合同：[03]4.技術合同：[04]5.其他合同：[05]（五）順序號按照合同簽訂的先后順序，從[000001]開始依次編號。例如：公司[公司代碼]在[2023]年簽訂的第[35]份買賣合同，合同編號為：[公司代碼][2023][01][000035]。五、合同文本管理（一）文本格式合同文本應采用A4紙張打印，字體為宋體，字號一般為小四號，行間距為1.5倍行距。合同標題應使用二號宋體加粗，正文各部分標題應使用三號宋體加粗。（二）文本內(nèi)容1.合同首部應明確合同雙方當事人的基本信息，包括名稱（全稱）、地址、聯(lián)系方式等。2.合同正文應詳細約定雙方權利義務，包括標的、數(shù)量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款。條款應清晰、準確、完整，避免模糊不清或歧義性表述。3.合同尾部應包括合同簽訂日期、雙方簽字（蓋章）頁等內(nèi)容。（三）文本修訂合同簽訂后，如因法律法規(guī)、政策調(diào)整或業(yè)務實際需要對合同進行修訂，應按照合同變更流程進行操作。修訂后的合同文本應重新進行審核、簽訂，并及時更新合同登記信息和檔案資料。六、合同履行跟蹤與監(jiān)督（一）定期跟蹤業(yè)務部門應定期對合同履行情況進行跟蹤，至少每月向合同管理部門提交一次合同履行情況報告。報告內(nèi)容應包括合同履行進度、已完成的工作、未完成的工作及原因、預計完成時間等。（二）異常情況處理在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當事人出現(xiàn)違約行為或可能影響合同履行的異常情況，業(yè)務部門應及時采取措施，并向合同管理部門報告。合同管理部門應根據(jù)情況組織相關部門進行分析研究，制定應對方案，必要時啟動合同糾紛處理程序。（三）監(jiān)督檢查機制合同管理部門定期對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同履行進度、雙方權利義務履行情況、款項收付情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促相關部門進行整改，并將監(jiān)督檢查結果納入公司績效考核體系。七、合同糾紛處理（一）糾紛預警業(yè)務部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的跡象時，應及時向合同管理部門報告。合同管理部門組織相關人員進行分析評估，制定應對預案，提前做好糾紛防范工作。（二）糾紛處理流程1.當合同糾紛發(fā)生時，業(yè)務部門應及時收集、整理相關證據(jù)資料，并向合同管理部門提交糾紛情況報告。2.合同管理部門會同法務部門對糾紛情況進行調(diào)查核實，分析糾紛原因，評估糾紛風險。3.根據(jù)糾紛情況和評估結果，制定糾紛處理方案。處理方案可以包括協(xié)商解決、仲裁或訴訟等方式。4.如需通過仲裁或訴訟解決糾紛，由法務部門負責辦理相關法律手續(xù)，組織相關人員參與仲裁或訴訟活動。5.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務部門應將處理結果及時反饋給合同管理部門，合同管理部門對合同糾紛處理情況進行登記和總結分析，完善合同管理相關制度和流程。八、合同檔案管理（一）檔案收集合同履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批文件、往來信函、履行記錄、結算憑證等，由業(yè)務部門負責收集整理，并在合同履行完畢后及時移交合同管理部門。（二）檔案整理合同管理部門收到業(yè)務部門移交的檔案資料后，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂等整理工作。確保檔案資料齊全、完整、有序，便于查閱和保管。（三）檔案保管合同檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和時間順序進行排列存放。檔案保管環(huán)境應保持干燥、通風、安全，防止檔案資料損壞、丟失或泄露。（四）檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案時，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進行涂改、復印等操作。如需復印檔案資料，應經(jīng)合同