PAGE學(xué)校行文規(guī)范制度總則制定目的為了確保學(xué)校各類文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高學(xué)校行政管理效率，保障學(xué)校各項工作的順利開展，特制定本行文規(guī)范制度。適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級組、各學(xué)科組以及全體教職員工在工作中形成的各類公文、報告、通知、函件等書面文件。基本原則1.合法性原則：學(xué)校行文必須符合國家法律法規(guī)以及教育主管部門的相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，避免模糊、歧義或錯誤信息。3.規(guī)范性原則：行文格式、語言表達(dá)、字體字號等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，保持一致性和嚴(yán)肅性。4.時效性原則：文件應(yīng)及時傳達(dá)、處理，確保信息的及時有效，避免延誤工作。行文格式頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格：一般采用A4紙（210mm×297mm）縱向排版。2.頁邊距：上、下頁邊距各為2.54cm，左、右頁邊距各為3.17cm。標(biāo)題1.字體字號：一般用二號宋體字，居中排列，標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件核心內(nèi)容。2.分行要求：標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多時，可分一行或多行居中排布，回行時要做到詞意完整、排列對稱、間距恰當(dāng)。主送機關(guān)1.位置：在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用三號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。2.適用情況：上行文一般只寫一個主送機關(guān)，下行文可以有多個主送機關(guān)，平行文根據(jù)需要確定主送機關(guān)。正文1.字體字號：一般用三號仿宋體字，每面排22行，每行排28個字。2.段落格式：首行縮進2個字符，行距一般為固定值28磅。附件1.標(biāo)識：如有附件，在正文下空一行左空2字用三號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。2.順序號：附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。3.排版：附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。發(fā)文機關(guān)署名1.位置：單一機關(guān)制發(fā)的公文在正文右下方落款處署發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，并在其下一行右空4字標(biāo)識成文日期。2.印章：加蓋印章應(yīng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)，端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期1.字體字號：用阿拉伯?dāng)?shù)碼將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），一般右空4字編排。2.確定原則：會議通過的決議、決定等，以會議通過日期為準(zhǔn)；經(jīng)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。附注1.標(biāo)識：如有附注，用三號仿宋體字，居左空2字加圓括號編排在成文日期下一行。2.內(nèi)容：附注主要用于對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發(fā)至××級”“此件可見報”等。主題詞1.標(biāo)識：“主題詞”用三號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用三號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。2.內(nèi)容：主題詞應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范地反映公文的主要內(nèi)容，一般不超過5個。抄送機關(guān)1.標(biāo)識：“抄送”用三號仿宋體字，在主題詞下一行，左空1字，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。2.適用情況：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)列為抄送機關(guān)；向上級機關(guān)行文，不得抄送其下級機關(guān)；向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機關(guān)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。行文規(guī)則行文關(guān)系1.學(xué)校各部門之間應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)范圍和工作需要，按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。2.上行文應(yīng)主送直接上級機關(guān)，一般不得越級請示和報告，因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機關(guān)。3.下行文可以主送直屬下級機關(guān)，也可以根據(jù)需要抄送相關(guān)部門。4.平行文應(yīng)根據(jù)工作需要直接行文給相關(guān)部門或單位。聯(lián)合行文1.同級機關(guān)或部門可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，且單位不宜過多。2.聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)應(yīng)排列在前，其他機關(guān)按照黨、政、軍、群的順序依次排列。3.聯(lián)合行文的文稿必須經(jīng)各聯(lián)署機關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。請示行文1.請示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。2.除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。3.下級機關(guān)一般不得越級請示問題，因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān)。報告行文1.報告不得夾帶請示事項。2.對于上級機關(guān)交辦的事項，應(yīng)及時報告辦理結(jié)果；對于工作中出現(xiàn)的重大問題或突發(fā)事件，應(yīng)及時向上級機關(guān)報告情況。其他行文要求1.涉及多個部門職責(zé)范圍的事項，應(yīng)由有關(guān)部門聯(lián)合行文，明確主辦部門；部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。2.向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。3.公文一般不得直接報送給領(lǐng)導(dǎo)個人，但領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項除外。如需向領(lǐng)導(dǎo)個人報送公文，應(yīng)通過學(xué)校辦公室按程序辦理。發(fā)文辦理擬稿1.擬稿人應(yīng)根據(jù)工作需要，認(rèn)真撰寫公文內(nèi)容，確保文件主題明確、內(nèi)容完整、條理清晰、表達(dá)準(zhǔn)確。2.擬稿人應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的行文格式進行排版，注明發(fā)文機關(guān)、主送機關(guān)、抄送機關(guān)（如有）、標(biāo)題、正文、附件（如有）、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期等要素。3.擬稿人應(yīng)在擬稿紙首頁注明擬稿部門、擬稿人姓名、擬稿日期，并對文件內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。審核1.擬稿完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與學(xué)校整體工作部署一致，行文格式是否規(guī)范，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將文件送學(xué)校辦公室進行核稿。學(xué)校辦公室核稿人員應(yīng)重點審核文件的格式規(guī)范、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)等方面的問題，并對文件內(nèi)容進行必要的修改和完善。3.對于涉及重要事項、重大決策或與其他部門有交叉的文件，學(xué)校辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，確保文件的科學(xué)性、合理性和可行性。簽發(fā)1.經(jīng)審核無誤的文件，按照學(xué)校的簽發(fā)程序進行簽發(fā)。一般文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要文件、涉及全局性工作的文件由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。如對文件內(nèi)容有修改意見，應(yīng)及時反饋給擬稿人進行修改。編號1.學(xué)校辦公室對已簽發(fā)的文件進行編號登記，編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進行編排，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。2.文件編號應(yīng)標(biāo)注在文件首頁的右上角，一般采用“[學(xué)校簡稱]××字[年度]第××號”的格式。印制1.文件編號登記后，由學(xué)校辦公室安排專人進行印制。印制人員應(yīng)嚴(yán)格按照審核后的文件格式和內(nèi)容進行排版印刷，確保文件質(zhì)量。2.印制過程中應(yīng)注意保密，防止文件內(nèi)容泄露。印制完成后，應(yīng)對文件進行校對，確保文字、格式等方面無差錯。用印1.文件印制完成后，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)加蓋印章。加蓋印章應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的位置和要求進行，確保印章清晰、端正。2.用印前應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容、發(fā)文機關(guān)署名和成文日期等信息，確保無誤后方可加蓋印章。分發(fā)1.文件用印后，由學(xué)校辦公室按照文件的主送機關(guān)、抄送機關(guān)（如有）進行分發(fā)。分發(fā)應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保文件能夠按時送達(dá)相關(guān)部門或單位。2.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)采用專人送達(dá)、機要通信等方式進行傳遞，確保文件的安全和及時送達(dá)。收文辦理簽收1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)簽收上級機關(guān)、其他單位發(fā)送的公文。簽收人員應(yīng)認(rèn)真核對公文的數(shù)量、種類、封口等情況，確保公文完整無缺。2.簽收后，應(yīng)在公文投遞單或送文簿上簽字，并注明簽收日期。登記1.對簽收的公文，學(xué)校辦公室應(yīng)及時進行登記。登記內(nèi)容包括公文的編號、標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、成文日期、密級、份數(shù)、收文日期等信息。2.登記應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于公文的查詢和管理。登記后，應(yīng)將公文及時分送相關(guān)部門或人員進行辦理。初審1.學(xué)校辦公室對收到的公文進行初審，重點審核公文的內(nèi)容是否符合學(xué)校工作需要，行文格式是否規(guī)范，是否需要辦理等。2.對于不符合要求的公文，應(yīng)及時與發(fā)文機關(guān)聯(lián)系，說明情況并要求補充或修改；對于不需要辦理的公文，應(yīng)按照規(guī)定進行存檔或銷毀。承辦1.根據(jù)公文的內(nèi)容和要求，學(xué)校辦公室將公文分送相關(guān)部門或人員進行承辦。承辦部門或人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地辦理公文，及時反饋辦理結(jié)果。2.對于涉及多個部門的公文，學(xué)校辦公室應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門，并協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保公文辦理的順利進行。傳閱1.對于需要傳閱的公文，學(xué)校辦公室應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行傳閱。傳閱人員應(yīng)在公文傳閱單上簽字，并注明傳閱日期。2.傳閱過程中應(yīng)注意及時傳遞公文，避免公文積壓或延誤。對于重要公文，應(yīng)優(yōu)先傳閱，并及時反饋傳閱意見。催辦1.學(xué)校辦公室對公文的辦理情況進行催辦，確保公文能夠按時辦理完畢。催辦方式可以采用電話催辦、書面催辦等形式。2.承辦部門或人員應(yīng)及時向?qū)W校辦公室反饋公文辦理進展情況，對于因特殊原因不能按時辦理的公文，應(yīng)說明原因并提出辦理期限。答復(fù)1.承辦部門或人員對公文辦理完畢后，應(yīng)及時向發(fā)文機關(guān)或相關(guān)部門進行答復(fù)。答復(fù)應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，涵蓋公文所涉及的問題和處理結(jié)果。2.答復(fù)公文應(yīng)按照規(guī)定的格式進行撰寫，并加蓋學(xué)校印章。答復(fù)后，應(yīng)將答復(fù)公文的副本存檔備查。歸檔1.公文辦理完畢后，學(xué)校辦公室應(yīng)及時將公文進行歸檔。歸檔應(yīng)按照公文的種類、年度、保管期限等進行分類整理，確保公文檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔后的公文應(yīng)妥善保管，便于查詢和利用。同時，應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定，定期對公文檔案進行清理和銷毀，確保檔案的安全和保密。公文管理保密管理1.學(xué)校應(yīng)加強公文的保密管理，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和學(xué)校的保密制度。2.對于涉及國家機密、學(xué)校機密等重要文件，應(yīng)按照規(guī)定進行密級標(biāo)識，并采取相應(yīng)的保密措施，如專人保管、加密存儲、限制傳閱范圍等。3.公文的起草、審核、印制、傳遞、使用、保管、銷毀等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格保密，防止文件內(nèi)容泄露。借閱管理1.因工作需要借閱公文的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱文件的名稱、文號、借閱時間、借閱用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還公文，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長借閱期限。借閱期間應(yīng)妥善保管公文，不得損壞、丟失或擅自涂改文件內(nèi)容。3.學(xué)校辦公室應(yīng)建立公文借閱登記臺賬，對借閱情況進行詳細(xì)記錄，以便查詢和監(jiān)督。保管期限1.公文的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、歷史價值等因素確定。一般分為永久保管、長期保管和短期保管。2.對于具有重要歷史價值、法規(guī)性文件、涉及學(xué)校重大決策等文件，應(yīng)永久保管；對于一般性文件、在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件，可長期保管或短期保管。3.學(xué)校辦公室應(yīng)定期對公文進行清理，按照保管期限的規(guī)定，對到期的公文進行鑒定和銷毀，確保公文檔案的質(zhì)量和安全