PAGE規(guī)范網(wǎng)上采購工作制度一、總則（一）目的為加強公司網(wǎng)上采購工作的管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行的采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務類采購等。（三）基本原則1.合法性原則：網(wǎng)上采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購信息應在規(guī)定范圍內(nèi)公開，采購過程應接受監(jiān)督，保證采購結(jié)果公平公正。3.公平競爭原則：鼓勵符合條件的供應商參與競爭，不得設(shè)置不合理的限制條件，保障供應商平等參與采購活動的權(quán)利。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。二、采購職責分工（一）采購部門1.負責制定網(wǎng)上采購計劃，明確采購需求、預算、時間節(jié)點等。2.組織供應商的選擇、評估和管理，建立供應商庫。3.負責網(wǎng)上采購平臺的操作，發(fā)布采購信息、接收報價、組織開標評標等。4.與供應商簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）需求部門1.根據(jù)業(yè)務需要，提出準確、詳細的采購需求，包括規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求等。2.參與采購前期的市場調(diào)研，提供相關(guān)技術(shù)參數(shù)和使用要求等信息。3.協(xié)助采購部門進行供應商選擇和評估，參與采購合同的評審。4.負責驗收采購的物資或服務，對不符合要求的及時提出反饋意見。（三）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的評審，審核合同付款條款。3.負責采購款項的支付審核和賬務處理，確保資金支付安全合規(guī)。（四）審計部門1.對網(wǎng)上采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購結(jié)果的公正性等。2.對采購項目進行定期或不定期的專項審計，提出審計意見和建議，督促整改存在的問題。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要填寫《網(wǎng)上采購申請表》，詳細說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預算金額、預計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.對于涉及重大采購項目或超過一定金額的采購申請，需提交公司管理層審批。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，進行匯總整理，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定網(wǎng)上采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目的具體內(nèi)容、采購方式、時間安排、責任人等，并報部門負責人審核。（三）供應商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，在公司供應商庫中篩選合適的供應商，也可通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，從市場上尋找潛在供應商。2.對擬參與采購項目的供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等，確保供應商具備相應的供應能力和資質(zhì)條件。3.建立供應商評估機制，定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格等方面進行評估，根據(jù)評估結(jié)果對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。（四）采購信息發(fā)布1.采購部門在公司指定的網(wǎng)上采購平臺發(fā)布采購信息，包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間、交貨地點、報價要求等內(nèi)容。2.采購信息應確保準確、完整，以便供應商能夠清楚了解采購需求，進行合理報價。（五）報價與投標1.供應商在規(guī)定的時間內(nèi)登錄采購平臺，按照要求填寫報價單或投標文件，包括產(chǎn)品價格、交貨期、售后服務承諾等內(nèi)容，并上傳相關(guān)證明材料。報價應包含產(chǎn)品的單價、總價、運費及其他相關(guān)費用，確保價格清晰明確。投標文件應按照采購文件的格式和要求編制，內(nèi)容應完整、準確，能夠充分體現(xiàn)供應商的技術(shù)實力、產(chǎn)品優(yōu)勢和服務能力。（六）開標評標1.采購部門在規(guī)定的開標時間組織開標會議，邀請需求部門、財務部門、審計部門等相關(guān)人員參加。2.開標過程中，對供應商的報價、投標文件進行公開唱標，記錄報價情況和相關(guān)內(nèi)容。3.評標小組根據(jù)采購文件規(guī)定的評標標準和方法，對供應商的報價、技術(shù)方案、商務條款、售后服務等進行綜合評審，推薦中標候選人。評標標準應包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務、信譽等方面，確保評標結(jié)果客觀公正。根據(jù)采購項目的特點和要求，可采用最低價法、綜合評分法等評標方法。（七）中標通知1.采購部門根據(jù)評標結(jié)果，向中標供應商發(fā)出《中標通知書》，明確中標項目名稱、中標金額、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。2.同時，將中標結(jié)果通知其他未中標供應商。（八）合同簽訂1.中標供應商收到《中標通知書》后，在規(guī)定的時間內(nèi)與采購部門簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務、付款方式等條款。3.合同簽訂前，采購部門應將合同文本提交財務部門、審計部門進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。（九）合同執(zhí)行與驗收1.采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。供應商應按照合同要求組織生產(chǎn)、運輸和交貨，確保產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期。需求部門應做好收貨準備工作，及時接收采購的物資或服務。2.采購物資或服務到貨后，需求部門應按照合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等方面。對于需要進行檢驗檢測的物資，應按照相關(guān)規(guī)定委托有資質(zhì)的機構(gòu)進行檢測。3.驗收合格后，需求部門填寫《網(wǎng)上采購驗收單》，經(jīng)部門負責人簽字確認后交采購部門。4.如驗收發(fā)現(xiàn)問題，需求部門應及時通知供應商進行整改或退換貨，采購部門負責跟蹤處理情況。（十）付款結(jié)算1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收單，審核采購款項的支付申請。2.審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續(xù)。3.采購部門應及時與供應商核對發(fā)票信息，確保發(fā)票的真實性、合法性和準確性。四、采購方式（一）公開招標1.適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應商較多的采購項目。2.通過發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應商參加投標，按照規(guī)定的程序和標準進行開標、評標、定標。（二）邀請招標1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.采購部門向預先選擇的若干家供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標。（三）競爭性談判1.適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.與不少于三家的供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。（四）詢價1.適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況確定成交供應商。（五）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.與單一供應商進行協(xié)商，確定采購價格和合同條款。五、采購風險管理（一）供應商風險1.供應商選擇不當，可能導致產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤、售后服務不到位等問題。2.加強供應商管理，建立供應商評估和淘汰機制，定期對供應商進行考核評價，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題。（二）采購價格風險1.市場價格波動、供應商哄抬價格等因素，可能導致采購成本過高。2.加強市場調(diào)研，及時掌握市場價格動態(tài)，合理制定采購預算和價格控制目標。在采購過程中，通過招標、詢價、談判等方式，選擇性價比高的供應商和產(chǎn)品。（三）合同風險1.合同條款不明確、不合理，可能導致合同糾紛和經(jīng)濟損失。2.加強合同管理，在合同簽訂前，組織相關(guān)部門對合同條款進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。合同簽訂后，嚴格按照合同約定履行各自的義務，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決。（四）信息安全風險1.網(wǎng)上采購平臺存在信息泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊等安全風險，可能導致采購信息被竊取、篡改，影響采購活動的正常進行。2.加強網(wǎng)上采購平臺的安全管理，采取安全防護措施，如防火墻、加密技術(shù)、身份認證等，確保采購信息的安全。定期對平臺進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復安全隱患。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對網(wǎng)上采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購結(jié)果的公正性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.財務部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金支付安全合規(guī)。3.需求部門對采購物資或服務的質(zhì)量和使用情況進行監(jiān)督，及時反饋問題。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，配合做好相關(guān)工作。2.對于涉及公共利益、社會關(guān)注度高的采購項目，主動接受社會監(jiān)督，及時公開采購信息