PAGE信息管理規(guī)范化制度一、總則（一）目的為加強公司信息管理，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和及時性，提高公司運營效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位涉及信息管理的相關(guān)工作。（三）信息定義本制度所指信息包括但不限于公司內(nèi)部文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、財務(wù)信息、技術(shù)資料等各類以電子或紙質(zhì)形式存在的資料。（四）基本原則1.合法性原則：信息管理活動必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：確保信息內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，無虛假、誤導(dǎo)性信息。3.完整性原則：涵蓋公司運營所需的各類信息，避免信息缺失。4.安全性原則：采取有效措施保護信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。5.及時性原則：保證信息的及時收集、傳遞和更新，以滿足公司決策和業(yè)務(wù)開展的需要。二、信息管理職責(zé)分工（一）信息管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司信息管理規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司信息資源，建立信息管理體系和信息數(shù)據(jù)庫。3.負責(zé)公司各類信息的收集、整理、存儲、檢索和維護，確保信息的有序管理。4.組織開展信息安全管理工作，制定安全策略，實施安全防護措施，定期進行安全檢查和風(fēng)險評估。5.負責(zé)公司信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護和升級，保障信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。6.對各部門信息管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核，提供信息管理培訓(xùn)和技術(shù)支持。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門信息的產(chǎn)生、收集、整理和初步審核，確保信息的真實性和準(zhǔn)確性。2.按照公司信息管理要求，及時將本部門信息提交給信息管理部門進行統(tǒng)一管理。3.配合信息管理部門做好信息安全防護工作，落實信息安全責(zé)任制度。4.遵守公司信息管理規(guī)章制度，正確使用和維護公司信息資源。（三）崗位信息管理職責(zé)1.各崗位人員負責(zé)本崗位相關(guān)信息的記錄、整理和傳遞，確保信息的及時、準(zhǔn)確。2.嚴(yán)格遵守信息安全規(guī)定，妥善保管個人使用的信息設(shè)備和存儲介質(zhì)，防止信息泄露。3.發(fā)現(xiàn)信息異常情況及時向本部門負責(zé)人報告，并配合進行處理。三、信息收集與整理（一）信息收集渠道1.內(nèi)部業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的信息，如各類業(yè)務(wù)報表、工作記錄、審批文件等。2.各部門之間的溝通與協(xié)作產(chǎn)生的信息，包括會議紀(jì)要、工作郵件、即時通訊記錄等。3.外部獲取的信息，如市場調(diào)研數(shù)據(jù)、行業(yè)動態(tài)、法律法規(guī)文件等。4.客戶反饋信息，如客戶投訴、建議、滿意度調(diào)查結(jié)果等。（二）信息收集要求1.明確信息收集的責(zé)任人，確保信息收集工作的落實。2.收集的信息應(yīng)具有針對性和實用性,符合公司業(yè)務(wù)需求。3.信息收集應(yīng)遵循合法、合規(guī)的原則，不得收集涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的非法信息。4.對于外部獲取的信息，應(yīng)確保來源可靠，對信息進行必要的篩選和驗證。（三）信息整理規(guī)范1.按照信息的類別、性質(zhì)、時間等因素進行分類整理，建立清晰的信息目錄和索引。2.對信息進行格式統(tǒng)一，如文件排版、數(shù)據(jù)格式規(guī)范等，提高信息的可讀性和可用性。3.對信息進行審核，確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，邏輯清晰，對于不符合要求的信息及時進行修正或補充。四、信息存儲與保管（一）存儲方式1.根據(jù)信息的特點和使用頻率，選擇合適的存儲方式，包括電子存儲（如服務(wù)器存儲、磁盤陣列、云存儲等）和紙質(zhì)存儲。2.重要信息應(yīng)進行備份存儲，備份方式可采用異地備份、磁帶備份等，確保信息的安全性和可恢復(fù)性。（二）存儲環(huán)境要求1.電子信息存儲環(huán)境應(yīng)具備良好的物理安全條件，如防火、防潮、防盜、防雷等設(shè)施。2.保持存儲設(shè)備的正常運行，定期進行維護和檢查，確保存儲設(shè)備的可靠性和穩(wěn)定性。3.紙質(zhì)信息應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火的專用文件柜中，按照類別和時間順序進行存放，便于查找和管理。（三）信息保管期限1.根據(jù)法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)需求，明確各類信息的保管期限。2.一般業(yè)務(wù)信息保管期限為[X]年，重要業(yè)務(wù)信息保管期限為[X]年，涉及財務(wù)、審計、法律等方面的信息保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.超過保管期限的信息，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀或存檔處理。（四）信息訪問權(quán)限管理1.根據(jù)信息的敏感程度和使用需求，設(shè)定不同的訪問權(quán)限。2.對信息訪問進行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的信息。3.定期審查信息訪問權(quán)限，確保權(quán)限設(shè)置合理，與人員崗位變動相適應(yīng)。五、信息使用與共享（一）信息使用規(guī)定1.公司員工應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程使用公司信息，不得擅自擴大信息使用范圍。2.使用信息時應(yīng)確保信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.對于涉及公司機密和敏感信息的使用，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，簽署保密協(xié)議。（二）信息共享原則1.遵循合法、合規(guī)、必要的原則，在確保信息安全的前提下，實現(xiàn)信息的合理共享。2.明確信息共享的范圍、對象和流程，避免信息濫用。3.對于共享的信息，接收方應(yīng)按照規(guī)定進行使用和保管，不得擅自傳播或泄露。（三）信息共享流程1.信息需求部門填寫信息共享申請表，注明共享信息的名稱、用途、接收部門等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)本部門負責(zé)人審核后，提交信息管理部門進行審批。3.信息管理部門根據(jù)信息的敏感程度和共享范圍，進行審批，并確定共享方式（如在線共享、文件傳輸?shù)龋?.審批通過后，信息管理部門按照規(guī)定的方式將信息共享給接收部門，并記錄共享情況。六、信息安全管理（一）安全策略制定1.制定全面的信息安全策略，包括網(wǎng)絡(luò)安全策略、數(shù)據(jù)安全策略、用戶認(rèn)證與授權(quán)策略等。2.安全策略應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，定期進行評估和更新。（二）安全防護措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等技術(shù)手段，防范外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行分段管理，限制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問，防止內(nèi)部信息泄露。3.對重要信息進行加密存儲和傳輸，確保信息在傳輸過程中的安全性。4.定期進行系統(tǒng)漏洞掃描和修復(fù)，及時發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患。（三）人員安全管理1.加強員工信息安全意識培訓(xùn)，提高員工對信息安全的重視程度和防范能力。2.與員工簽訂信息安全責(zé)任書，明確員工在信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)。3.對涉及信息管理的關(guān)鍵崗位人員進行背景審查和定期輪崗，防止內(nèi)部人員違規(guī)操作。（四）應(yīng)急處理機制1.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對信息安全突發(fā)事件的能力。3.發(fā)生信息安全事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取措施進行處置，及時報告相關(guān)部門，并配合有關(guān)部門進行調(diào)查和處理。七、信息系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設(shè)與規(guī)劃1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、功能模塊、技術(shù)架構(gòu)等。2.信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、注重實效的原則，確保系統(tǒng)的實用性和可擴展性。（二）系統(tǒng)運維管理1.建立信息系統(tǒng)運維管理制度，規(guī)范系統(tǒng)日常運維工作流程。2.安排專人負責(zé)系統(tǒng)運維，定期對系統(tǒng)進行巡檢、監(jiān)控和維護，及時處理系統(tǒng)故障和問題隱患。3.對系統(tǒng)進行性能優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和高效性能。（三）系統(tǒng)升級與優(yōu)化1.關(guān)注信息技術(shù)發(fā)展動態(tài)，根據(jù)公司業(yè)務(wù)變化和用戶需求，及時對信息系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化。2.系統(tǒng)升級前應(yīng)進行充分的測試和評估，確保升級后的系統(tǒng)穩(wěn)定可靠，不影響公司正常業(yè)務(wù)運行。八、信息審計與監(jiān)督（一）審計職責(zé)1.公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對公司信息管理工作進行定期審計，檢查信息管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.審計內(nèi)容包括信息收集、整理、存儲、使用、共享、安全等各個環(huán)節(jié)，確保信息管理工作合規(guī)、有效。（二）監(jiān)督機制1.建立信息管理監(jiān)督機制，信息管理部門定期對各部門信息管理工作進行檢查和指導(dǎo)。2.設(shè)立信息管理投訴舉報渠道，鼓勵員工對信息管理違規(guī)行為進行舉報，