2026年機器人集成公司辦公設備采購質量審核管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司辦公設備采購質量審核工作，建立“需求合規(guī)-資質達標-方案可行-驗收合格”的全流程質量審核體系，保障采購的辦公設備符合辦公實際需求、質量可靠穩(wěn)定、性價比合理，防范劣質設備投入使用引發(fā)的效率損耗與安全風險，降低采購成本與后期運維成本，結合機器人集成公司辦公場景特性及采購管理實際情況，特制定本制度。第二條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國產(chǎn)品質量法》《企業(yè)內部控制應用指引第7號——采購業(yè)務》等國家相關法律法規(guī)、行業(yè)質量標準，結合公司采購管理制度、辦公資產(chǎn)管理辦法及實操經(jīng)驗制定。第三條適用范圍本制度適用于公司所有辦公設備采購全流程的質量審核工作，涵蓋辦公設備需求提報、供應商資質、采購方案、合同條款、到貨驗收、結算支付等關鍵環(huán)節(jié)的質量把控。辦公設備范圍包括但不限于辦公計算機、打印機、復印機、投影儀、掃描儀、服務器、辦公家具、網(wǎng)絡設備等各類辦公所需硬件及輔助設備。公司各需求部門、采購部、質量審核部、財務部、信息技術部及所有參與辦公設備采購質量審核的人員，均需遵守本制度要求。第四條核心原則（一）質量優(yōu)先原則。將質量審核貫穿采購全流程，以設備質量達標為核心前提，優(yōu)先選擇質量可靠、性能穩(wěn)定的產(chǎn)品及服務商。（二）全流程審核原則。對辦公設備采購從需求提報到結算支付的每個環(huán)節(jié)實施質量審核，形成閉環(huán)管控，杜絕質量漏洞。（三）客觀公正原則。質量審核需以國家標準、行業(yè)規(guī)范及公司明確要求為依據(jù)，客觀評估、公正判定，不受人為因素干擾。（四）權責明晰原則。明確各部門及相關人員在質量審核中的具體職責，做到審核有依據(jù)、責任可追溯。（五）高效協(xié)同原則。強化各部門在質量審核工作中的協(xié)同配合，優(yōu)化審核流程，提升審核效率，保障采購工作順利推進。第二章職責劃分第五條歸口管理部門職責公司采購部會同質量審核部作為辦公設備采購質量審核的歸口管理部門，核心職責包括：1.制定并修訂辦公設備采購質量審核管理制度、審核標準及操作規(guī)范；2.統(tǒng)籌協(xié)調全流程質量審核工作，明確各環(huán)節(jié)審核節(jié)點、審核要求及審核時限；3.組織開展質量審核業(yè)務培訓，提升相關人員審核能力；4.監(jiān)督各部門質量審核職責履行情況，協(xié)調解決審核過程中的爭議問題；5.匯總審核記錄，梳理審核過程中發(fā)現(xiàn)的共性問題，提出采購質量優(yōu)化建議；6.牽頭處理采購質量糾紛及不合格設備的后續(xù)處置工作。第六條相關部門職責（一）需求部門。負責提報本部門辦公設備采購需求，明確設備的功能、性能、規(guī)格、質量標準及使用場景等核心要求，確保需求描述準確、完整；配合開展需求階段的質量審核，對審核提出的需求優(yōu)化建議及時響應；參與到貨驗收環(huán)節(jié)的質量審核，確認設備是否符合實際使用需求。（二）財務部。負責對采購預算的合理性、支付條款的質量保障關聯(lián)性進行審核，確保采購資金使用合規(guī)；將質量驗收結果作為付款的核心依據(jù)，對未通過質量審核的采購項目不予支付相關款項；配合開展采購質量成本分析，為質量審核標準優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息技術部。負責對辦公設備的技術參數(shù)、兼容性、安全性、可維護性等技術指標進行審核，確保設備符合公司信息化建設要求及網(wǎng)絡安全規(guī)范；參與到貨驗收中的技術測試環(huán)節(jié)，出具技術審核意見；提供辦公設備技術選型參考標準，協(xié)助優(yōu)化質量審核技術指標。（四）法務部。負責對采購合同中的質量條款、違約責任、質保期限等內容進行審核，確保條款合法合規(guī)、權責清晰，為質量保障提供法律支撐；協(xié)助處理因設備質量問題引發(fā)的合同糾紛，維護公司合法權益。第七條審核人員職責（一）專職審核人員。采購部及質量審核部指定專職審核人員，負責全流程質量審核的具體實施工作，包括需求審核、資質審核、方案審核、驗收審核等；嚴格按審核標準開展工作，如實記錄審核情況，出具明確的審核意見；及時向歸口管理部門反饋審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，跟蹤問題整改情況；妥善保管審核相關檔案資料。（二）兼職審核人員。各相關部門指定兼職審核人員，配合專職審核人員開展本部門職責范圍內的質量審核工作，如需求部門兼職審核人員確認需求合理性、信息技術部兼職審核人員審核技術參數(shù)等；及時完成審核任務，對審核意見的真實性、準確性負責。第三章全流程質量審核規(guī)范第八條采購需求質量審核（一）審核內容。需求審核重點核查以下內容：1.需求的必要性，確認采購設備是否為辦公必需，是否存在重復采購或超需求采購情況；2.需求的明確性，核查設備功能、性能參數(shù)、規(guī)格型號、質量標準、質保要求、交付時限等描述是否清晰、具體，無模糊表述；3.需求的可行性，結合公司辦公場景、信息化建設現(xiàn)狀，審核需求參數(shù)是否符合實際使用條件，技術上是否可實現(xiàn)；4.需求的經(jīng)濟性，審核需求對應的預算是否合理，是否兼顧質量與成本平衡。（二）審核流程。需求部門提交《辦公設備采購需求表》后，先由本部門負責人審核確認，再提交至歸口管理部門；專職審核人員聯(lián)合信息技術部兼職審核人員開展審核，必要時組織需求論證會；審核通過的，進入下一采購環(huán)節(jié)；審核未通過的，出具《需求審核整改意見單》，退回需求部門修改完善后重新提交審核，審核時限不超過3個工作日。第九條供應商資質質量審核（一）審核內容。供應商資質審核重點包括：1.基礎資質合法性，核查供應商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、相關行業(yè)許可證等資質文件是否齊全、有效，經(jīng)營范圍是否涵蓋所采購辦公設備；2.質量保障能力，審核供應商是否具備完善的質量管理制度、產(chǎn)品檢測體系，是否有穩(wěn)定的供貨渠道及售后服務團隊；3.行業(yè)信譽與業(yè)績，核查供應商近3年的行業(yè)口碑、合作案例，是否存在重大質量糾紛或不良記錄；4.適配性，評估供應商的供貨能力、交付周期是否匹配公司采購需求，售后服務響應速度是否符合要求。（二）審核流程。采購部收集潛在供應商資質材料后，由專職審核人員開展初步審核；對初步審核合格的供應商，組織質量審核部、信息技術部開展聯(lián)合審核，通過現(xiàn)場考察、資質驗證、業(yè)績核實等方式進一步評估；審核合格的納入合格供應商庫，審核未通過的取消合作資格，審核結果及時反饋給供應商，審核時限不超過5個工作日。對長期合作的合格供應商，每年度開展一次資質復審，不符合要求的移出合格供應商庫。第十條采購方案質量審核（一）審核內容。采購方案審核重點包括：1.采購方式合規(guī)性，審核采購方式（公開招標、邀請招標、詢價采購、定點采購等）選擇是否符合公司規(guī)定及相關法律法規(guī)要求；2.選型合理性，審核采購設備的品牌、型號選型是否符合需求要求，是否經(jīng)過多方比價論證，性價比是否最優(yōu)；3.質量管控措施，審核方案中是否明確設備質量標準、檢測要求、驗收流程及不合格處理措施；4.進度與成本控制，審核采購周期規(guī)劃是否合理，預算使用是否可控，是否有成本優(yōu)化措施。（二）審核流程。采購部制定采購方案后，提交至歸口管理部門；專職審核人員牽頭，聯(lián)合財務部、信息技術部開展審核；對金額較大或重要辦公設備的采購方案，需報公司分管領導審批；審核通過的方案方可實施，審核未通過的，由采購部根據(jù)審核意見修改完善后重新提交，審核時限不超過3個工作日。第十一條采購合同質量審核（一）審核內容。合同質量審核重點聚焦：1.質量條款完整性，核查合同中是否明確設備質量標準、驗收方法、質保期限及質保范圍、維修保養(yǎng)責任等核心質量條款；2.違約責任明確性，審核是否明確供應商未按要求提供合格設備的違約責任，如退貨、換貨、賠償損失等；3.付款條款關聯(lián)性，核查付款方式、付款節(jié)點是否與質量驗收結果掛鉤，是否設置質量保證金條款；4.其他合規(guī)條款，審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，權責劃分是否清晰，無潛在法律風險。（二）審核流程。采購部起草采購合同后，先由專職審核人員審核質量相關條款，再提交至法務部審核法律條款、財務部審核付款條款；各部門審核完成后反饋審核意見，采購部整合意見修改合同；修改后的合同經(jīng)各部門復核確認后，按公司合同審批流程報批簽訂；整個審核流程時限不超過4個工作日。第十二條到貨驗收質量審核（一）審核內容。到貨驗收是質量審核的關鍵環(huán)節(jié)，重點審核：1.外觀完整性，檢查設備包裝是否完好，開箱后核查設備外觀是否存在破損、劃痕、變形等問題，配件是否齊全；2.參數(shù)一致性，核對設備型號、規(guī)格、配置、序列號等是否與合同及需求文件一致；3.功能與性能，開展設備功能測試、性能驗證，確保設備各項功能正常，性能指標符合要求；4.資料完整性，核查設備說明書、合格證、檢測報告、保修卡等相關資料是否齊全。（二）審核流程。辦公設備到貨后，采購部通知需求部門、質量審核部、信息技術部組成驗收小組，在2個工作日內開展驗收；驗收小組按驗收標準逐項核查、測試，如實填寫《辦公設備采購驗收審核表》，出具驗收審核意見；驗收合格的，各部門簽字確認，進入結算環(huán)節(jié)；驗收不合格的，出具《驗收不合格通知書》，由采購部牽頭協(xié)調供應商在規(guī)定時限內辦理退貨、換貨或整改，整改后重新組織驗收，直至合格。第十三條結算支付質量審核（一）審核內容。結算審核重點核查：1.驗收結果有效性，確認設備已通過質量驗收，驗收審核表簽字齊全；2.結算資料完整性，審核采購合同、驗收審核表、發(fā)票、送貨單等結算資料是否齊全、規(guī)范，信息是否一致；3.付款條件符合性，核查結算金額、付款方式是否符合合同約定，是否達到付款節(jié)點要求。（二）審核流程。采購部整理結算資料后提交至財務部，財務部結合驗收審核結果開展結算審核；審核通過的，按公司付款流程辦理支付；審核未通過的，退回采購部補充完善相關資料，審核時限不超過3個工作日。對設置質量保證金的采購項目，需在質保期滿、確認設備無質量問題后，再審核支付質量保證金。第四章不合格辦公設備處理規(guī)范對到貨驗收不合格、使用過程中出現(xiàn)重大質量問題且在質保期內的辦公設備，按以下流程處理：1.需求部門發(fā)現(xiàn)質量問題后，及時向采購部反饋，提交《辦公設備質量問題反饋單》，說明問題具體情況；2.采購部聯(lián)合質量審核部、信息技術部開展質量問題核實，確認問題性質及責任歸屬；3.屬于供應商責任的，采購部立即通知供應商，依據(jù)合同約定提出處理要求，包括退貨、換貨、維修、賠償損失等；4.供應商需在規(guī)定時限內響應處理，采購部跟蹤處理進度，確保問題解決；5.處理完成后，驗收小組重新開展質量審核，確認合格后方可投入使用；6.對無法修復或供應商拒不配合處理的，法務部協(xié)助采取法律手段維護公司權益；7.所有不合格設備的處理過程均需詳細記錄，相關資料歸檔留存。第五章監(jiān)督考核與責任追究第十四條監(jiān)督檢查機制（一）日常監(jiān)督。歸口管理部門對全流程質量審核工作開展日常監(jiān)督，重點核查審核標準執(zhí)行情況、審核流程規(guī)范性、審核意見準確性，及時糾正不規(guī)范審核行為，做好監(jiān)督記錄。（二）專項督查。每季度由歸口管理部門牽頭，聯(lián)合財務部、法務部開展質量審核專項督查，重點檢查辦公設備采購質量合格率、審核資料完整性、不合格設備處理及時性等，形成專項督查報告，提出改進措施。（三）年度評估。每年年底開展質量審核工作年度評估，全面總結審核工作成效，梳理存在的問題，優(yōu)化審核標準與流程，提升質量審核管理水平。第十五條考核評價公司將辦公設備采購質量審核工作納入各相關部門及審核人員的績效考核體系，核心考核指標包括：質量審核準確率、審核流程及時率、采購設備質量合格率、不合格設備處理完成率、審核資料完整性等?？己酥芷诜譃榧径瓤己伺c年度考核，考核結果與部門績效獎金、個人績效評分、評優(yōu)評先直接掛鉤。第十六條獎懲措施（一）獎勵。1.個人獎勵：嚴格遵守本制度，在質量審核工作中表現(xiàn)突出，及時發(fā)現(xiàn)重大質量隱患、有效避免劣質設備采購的審核人員，給予500-2000元專項獎金；年度考核優(yōu)秀的專職審核人員，授予“優(yōu)秀質量審核員”榮譽稱號，給予年度獎金獎勵。2.部門獎勵：年度內辦公設備采購質量合格率100%、審核工作規(guī)范高效的部門，給予部門績效獎金5%-6%的加分獎勵；在專項督查中表現(xiàn)優(yōu)異的部門，給予專項團隊獎勵。（二）處罰。1.個人處罰：首次違反本制度規(guī)定，存在審核不規(guī)范、遺漏審核要點等輕微問題且未造成損失的，給予口頭警告，扣減當月績效獎金3%-5%；多次違反或存在審核失職、弄虛作假、隱瞞質量問題等嚴重行為，導致劣質設備采購或公司經(jīng)濟損失的，給予書面警告，扣減當月績效獎金10%-20%；情節(jié)嚴重的，給予記過及以上處分，調離審核崗位，直至解除勞動合同。2.部門處罰：季度專項督查不合格的部門，扣減部門當月績效獎金6%；年度內多次出現(xiàn)審核違規(guī)問題或因審核不到位導致重大質量事故、造成公司經(jīng)濟損失的部門，取消年度評優(yōu)資格，部門負責人向公司提交書面檢討，扣減部門年度績效獎金。第十七條責任追究對在辦公設備采購質量審核工作中存在以下行為的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分和經(jīng)濟處罰；構成違法的，依法追究法律責任：未按規(guī)定開展質量審核，或審核流于形式，導致劣質設備采購的；審核過程中弄虛作假、隱瞞質量問題，出具虛假審核意見的；泄露采購質量審核過程中的涉密信息，損害公司利益的；發(fā)現(xiàn)質量問題后未及時上報，或拒不配合不合格設備