員工報銷流程管理及費用審核規(guī)章一、總則為規(guī)范公司員工費用報銷行為，強化費用支出管控，提升財務(wù)管理效率，結(jié)合公司運營實際，制定本規(guī)章。本規(guī)章適用于公司全體員工（含試用期員工、兼職人員）的日常費用報銷及專項經(jīng)費支出管理，涵蓋差旅費、辦公費、業(yè)務(wù)招待費、項目經(jīng)費等各類費用。費用報銷遵循真實合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、預(yù)算優(yōu)先、高效節(jié)約原則：報銷事項須真實發(fā)生，憑證合法有效；報銷流程需經(jīng)規(guī)定權(quán)限審批，責(zé)任明確；費用支出應(yīng)符合年度預(yù)算或?qū)ｍ棇徟?；在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，倡導(dǎo)節(jié)約開支。二、報銷流程管理（一）報銷發(fā)起員工應(yīng)在費用發(fā)生后3個工作日內(nèi)發(fā)起報銷，特殊情況（如跨月出差、項目驗收延遲）需提前向財務(wù)部門說明。報銷時需整理以下憑證：合法合規(guī)的原始票據(jù)（發(fā)票須注明公司全稱、稅號、項目內(nèi)容，收據(jù)需加蓋收款方公章）；費用報銷單（填寫清晰事由、金額、附件張數(shù)，經(jīng)辦人簽字確認(rèn)）；專項費用需附加審批文件（如出差審批單、招待申請單、采購合同等）。（二）部門初審部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)經(jīng)辦人需對報銷事項進(jìn)行初審，重點審核：費用的真實性（是否與業(yè)務(wù)相關(guān)、是否實際發(fā)生）；支出的必要性（是否符合部門工作需求、有無節(jié)約優(yōu)化空間）；票據(jù)的完整性（附件是否齊全、簽字是否完整）。初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，提交財務(wù)部門。（三）財務(wù)審核財務(wù)人員依據(jù)財務(wù)制度、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)及本規(guī)章，對報銷憑證進(jìn)行合規(guī)性審核：票據(jù)合規(guī)性：發(fā)票真?zhèn)?、抬頭稅號準(zhǔn)確性、內(nèi)容與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性；金額準(zhǔn)確性：報銷單金額與票據(jù)金額是否一致，計算有無錯誤；預(yù)算執(zhí)行：費用是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算支出是否有專項審批；流程完整性：部門初審、附件材料是否符合要求。審核通過的，轉(zhuǎn)交審批環(huán)節(jié)；存在問題的，退回經(jīng)辦人補充完善或說明情況。（四）分級審批根據(jù)費用金額及性質(zhì)，實行分級審批：單筆費用≤1000元：部門負(fù)責(zé)人審批；1000元＜單筆費用≤5000元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單筆費用＞5000元：分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理聯(lián)簽審批。審批人需在2個工作日內(nèi)完成簽批，特殊情況可委托授權(quán)人代簽（需提前報備財務(wù)）。（五）費用支付財務(wù)部門在收到完整簽批的報銷單后，于3個工作日內(nèi)完成支付：對公支出：通過銀行轉(zhuǎn)賬支付至合作供應(yīng)商賬戶；個人報銷：優(yōu)先發(fā)放至員工工資卡，或按員工指定的合規(guī)賬戶支付。支付完成后，財務(wù)將報銷單歸檔，員工可通過OA系統(tǒng)或財務(wù)查詢平臺跟蹤進(jìn)度。三、費用審核標(biāo)準(zhǔn)（一）差旅費審核交通費用：市內(nèi)交通憑出租車票、網(wǎng)約車行程單實報實銷（單次≤50元）；市外出差優(yōu)先選擇高鐵二等座、飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙，特殊情況（如緊急公務(wù)、無公共交通）需附情況說明并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。住宿費用：按職級劃分標(biāo)準(zhǔn)（經(jīng)理級≤300元/天；總監(jiān)級≤500元/天），發(fā)票需注明酒店名稱、入住日期，單人出差原則上住標(biāo)準(zhǔn)間。差旅補貼：按出差天數(shù)計發(fā)（不含往返當(dāng)日），標(biāo)準(zhǔn)為100元/天，憑出差審批單發(fā)放，與住宿發(fā)票不重復(fù)列支。（二）業(yè)務(wù)招待費審核招待事由需與業(yè)務(wù)相關(guān)（如客戶洽談、合作維護(hù)），單次招待人數(shù)≤8人，人均費用≤200元；需附招待申請單（注明事由、人數(shù)、預(yù)計金額）、消費清單、正規(guī)發(fā)票，禁止報銷私人宴請、禮品贈送（禮品需單獨走“業(yè)務(wù)禮品”流程）。（三）辦公費審核辦公用品采購需通過行政部門集中采購（零星采購≤500元可自行采購），發(fā)票需注明物品名稱、數(shù)量、單價；設(shè)備維修、耗材購置需附報修單或采購申請，費用需與市場行情相符，禁止報銷與工作無關(guān)的辦公支出。（四）專項費用審核項目經(jīng)費、研發(fā)費用等專項支出，需附項目立項書、費用預(yù)算表、階段性成果報告，審核重點為“費用與項目進(jìn)度的匹配性”“支出的合規(guī)性”，超預(yù)算部分需提交項目委員會審議。四、違規(guī)處理與責(zé)任追究1.憑證違規(guī)：發(fā)現(xiàn)假發(fā)票、虛開發(fā)票、票據(jù)涂改的，退回報銷并暫停該員工后續(xù)報銷權(quán)限，情節(jié)嚴(yán)重的（如累計金額超2000元），移交稅務(wù)機(jī)關(guān)處理。2.虛報冒領(lǐng)：虛構(gòu)業(yè)務(wù)、多報費用的，追回全部款項，并按虛報金額的50%扣罰績效工資，情節(jié)惡劣的解除勞動合同。3.流程違規(guī)：未經(jīng)審批或越級審批的報銷，一律退回重走流程，延誤工作的責(zé)任由經(jīng)辦人或?qū)徟顺袚?dān)。4.部門管理失職：部門初審把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致3個月內(nèi)出現(xiàn)2次以上違規(guī)報銷的，扣減部門季度績效分，部門負(fù)責(zé)人需向管理層提交整改報告。五、附則1.本規(guī)章由財務(wù)部負(fù)責(zé)