PAGE采購制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度及流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)遵循公平公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。3.效益原則：采購工作應(yīng)注重經(jīng)濟效益，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。4.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保采購信息的真實性和準確性。二、采購組織與職責（一）采購部門采購部門是公司采購工作的歸口管理部門，負責制定采購計劃、組織采購活動、簽訂采購合同、跟蹤采購進度、驗收采購物資等工作。其主要職責包括：1.制定和完善采購管理制度及流程規(guī)范。2.收集、整理、分析采購需求信息，編制采購計劃。3.組織供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理工作。4.負責采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行工作。5.協(xié)調(diào)采購過程中的各項工作，確保采購任務(wù)按時完成。6.負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作。7.建立采購檔案，妥善保管采購文件和資料。（二）需求部門需求部門是采購物資的使用部門，負責提出采購需求、參與供應(yīng)商評估、協(xié)助采購部門進行采購談判等工作。其主要職責包括：1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出準確、詳細的采購需求。2.參與供應(yīng)商的評估和選擇工作，提供相關(guān)意見和建議。3.協(xié)助采購部門進行采購談判，確保采購物資符合使用要求。4.負責采購物資的驗收工作，及時反饋驗收結(jié)果。5.對采購物資的使用情況進行跟蹤和評價，為采購工作提供改進建議。（三）其他部門其他部門應(yīng)按照各自職責，配合采購部門做好采購相關(guān)工作。例如，財務(wù)部門負責采購資金的審核和支付；質(zhì)量部門負責采購物資的質(zhì)量檢驗；倉儲部門負責采購物資的入庫、保管和發(fā)放工作等。三、采購流程規(guī)范（一）采購申請與審批1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等信息，并提交給采購部門。2.審批流程采購申請表應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般情況下，采購金額較小的由需求部門負責人審批；采購金額較大的，需經(jīng)財務(wù)部門、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理等審批。審批通過后，采購申請表交采購部門進行采購。（二）采購計劃編制采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報分管領(lǐng)導審核。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其基本信息、生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的資料。2.供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估方式可以采用實地考察、樣品檢驗、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方法。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商名錄。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)遵循公平公正、擇優(yōu)選擇的原則，綜合考慮供應(yīng)商的各項因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司的采購需求。4.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商管理檔案，對供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作情況等進行記錄。定期對供應(yīng)商進行評價和考核，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。（四）采購實施1.采購方式選擇采購部門根據(jù)采購物資的特點、采購金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、有多家供應(yīng)商可供選擇的采購項目。采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的招標程序進行招標采購。詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格型號明確、市場供應(yīng)充足的采購項目。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其報價，然后根據(jù)報價情況選擇合適的供應(yīng)商。競爭性談判采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項目。采購部門與多家供應(yīng)商進行談判，通過比較談判結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的采購項目，如專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品等。采購部門應(yīng)按照公司規(guī)定的單一來源采購程序進行采購。2.采購談判采購部門與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂采購合同或采購訂單。采購談判應(yīng)遵循公平公正、互利共贏的原則，確保公司利益最大化。3.采購合同簽訂采購合同或采購訂單應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內(nèi)容。采購合同簽訂前，應(yīng)報公司法律部門或法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。（五）采購驗收1.驗收準備采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和倉儲部門做好驗收準備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員熟悉采購物資的技術(shù)標準和質(zhì)量要求，制定驗收方案；倉儲部門應(yīng)安排好驗收場地和人員。2.驗收實施采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時組織需求部門和倉儲部門進行驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同或采購訂單的要求，對采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等進行檢查。對于需要進行質(zhì)量檢驗的物資，應(yīng)按照相關(guān)標準進行檢驗。驗收合格的物資，由倉儲部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。（六）采購付款1.付款申請采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同或采購訂單的約定，填寫《付款申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并提交給財務(wù)部門。2.付款審批付款申請表應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般情況下，采購金額較小的由財務(wù)部門負責人審批；采購金額較大的，需經(jīng)分管領(lǐng)導、總經(jīng)理等審批。審批通過后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。四、采購風險管理（一）風險識別采購過程中可能面臨的風險包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。采購部門應(yīng)定期對采購風險進行識別和評估，分析風險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格變化、供應(yīng)情況等信息，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加或物資供應(yīng)中斷。2.供應(yīng)商風險應(yīng)對加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和考核機制，定期對供應(yīng)商進行評價，及時淘汰不合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風險。3.質(zhì)量風險應(yīng)對嚴格按照采購合同或采購訂單的要求進行驗收，加強對采購物資的質(zhì)量檢驗。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求其提供質(zhì)量合格證明文件。對于質(zhì)量不合格的物資，及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決。4.合同風險應(yīng)對加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行合同簽訂，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。5.付款風險應(yīng)對加強采購付款管理，嚴格按照采購合同或采購訂單的約定進行付款審批。建立付款臺賬，及時記錄采購付款情況，避免逾期付款或重復付款。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部應(yīng)建立健全采購監(jiān)督機制，加強對采購工作的監(jiān)督檢查。采購部門應(yīng)定期對采購工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。審計部門應(yīng)定期對采購項目進行審計，重點審查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。（二）外部監(jiān)督公司應(yīng)積極接受外部監(jiān)督，