PAGE行文制度四個規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的行文行為，確保各類文件的質(zhì)量和傳遞效率，提高工作的規(guī)范化、標準化水平，特制定本行文制度四個規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、與外部單位之間的各類公文往來，包括但不限于通知、報告、請示、批復(fù)、函等。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：行文應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，語言表達準確、邏輯嚴謹、格式規(guī)范。2.及時高效原則：行文應(yīng)注重時效性，確保文件能夠及時傳遞、處理和反饋，提高工作效率。3.簡潔明了原則：行文應(yīng)簡潔明了，避免冗長復(fù)雜的表述，突出重點，便于閱讀和理解。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件在傳遞、存儲和使用過程中的安全保密。二、行文格式規(guī)范（一）紙張要求1.一般應(yīng)采用A4型紙張，紙張白度不低于85%，橫向使用。2.特殊情況下，如文件篇幅較長或有特定格式要求，可根據(jù)實際情況選用適當尺寸的紙張。（二）字體字號1.標題：一般用二號宋體字，可根據(jù)文件內(nèi)容和重要程度適當調(diào)整字號。2.正文：一般用三號仿宋體字，文中如有小標題，可用三號黑體字。3.附件標題：一般用三號黑體字。4.頁碼：用四號半角宋體阿拉伯數(shù)字，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。（三）排版要求1.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。2.行距：一般采用28磅行距，可根據(jù)文件內(nèi)容適當調(diào)整。3.段落格式：首行縮進2個字符，段前段后間距為0.5行。4.頁碼編排：頁碼從正文首頁開始編排，連續(xù)編號，直至文件結(jié)束。（四）文頭格式1.公司/組織標識：一般位于文件首頁上方正中位置，采用公司/組織全稱或簡稱，字體應(yīng)莊重、醒目。2.文件編號：由發(fā)文部門、年份、序號組成，如“[部門名稱][年份]第[序號]號”，位于文件首頁右上角。3.密級和保密期限：根據(jù)文件內(nèi)容的敏感程度，標注“絕密”“機密”“秘密”及保密期限，位于文件首頁左上角。4.緊急程度：根據(jù)文件的緊急程度，標注“特急”“加急”“平急”，位于文件首頁左上角。（五）正文格式1.標題：標題應(yīng)準確概括文件的主要內(nèi)容，一般不超過20個字。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。2.主送機關(guān)：指收受、辦理文件的單位，位于標題下空一行，左側(cè)頂格用三號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。3.正文：正文是文件的核心內(nèi)容，應(yīng)條理清晰、層次分明、邏輯嚴謹。正文內(nèi)容較多時，可分章、節(jié)進行表述。4.附件：如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空二字用三號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號應(yīng)使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.[附件名稱]”）；附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。5.發(fā)文機關(guān)署名：一般用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文右下方，署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。6.成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），位于發(fā)文機關(guān)署名下一行，右空四字編排。（六）落款格式1.發(fā)文部門：應(yīng)署發(fā)文部門全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文右下方。2.發(fā)文日期：以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），位于發(fā)文部門署名下一行，右空四字編排。三、行文內(nèi)容規(guī)范（一）主題明確1.行文應(yīng)圍繞一個明確的主題展開，避免主題分散或模糊不清。2.在文件開頭應(yīng)簡要闡述行文的目的和背景，使讀者能夠迅速了解文件的主旨。（二）內(nèi)容準確1.行文內(nèi)容應(yīng)真實可靠，數(shù)據(jù)準確，表述清晰，避免出現(xiàn)虛假信息或歧義。2.引用法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)準確無誤，注明出處。（三）邏輯嚴謹1.行文應(yīng)結(jié)構(gòu)合理，層次分明，邏輯連貫，避免出現(xiàn)邏輯混亂或前后矛盾的情況。2.對涉及的問題應(yīng)進行深入分析和論證，提出合理的建議和措施。（四）語言規(guī)范1.行文應(yīng)使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，避免使用生僻字、方言、口語化表達等。2.語言應(yīng)簡潔明了，避免冗長復(fù)雜的句子和修飾詞，突出重點內(nèi)容。（五）格式規(guī)范1.行文應(yīng)嚴格按照本規(guī)范規(guī)定的格式進行排版，確保文件的整齊美觀。2.標點符號、數(shù)字、計量單位等應(yīng)符合國家有關(guān)標準和規(guī)定。四、行文流程規(guī)范（一）起草1.由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件，起草人應(yīng)認真調(diào)研，收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容的準確性和可行性。2.起草文件應(yīng)按照本規(guī)范的要求進行格式排版，注明標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期等要素。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交本部門負責(zé)人進行審核。審核人應(yīng)認真審查文件內(nèi)容，確保文件符合法律法規(guī)、政策要求以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.審核內(nèi)容包括主題是否明確、內(nèi)容是否準確、邏輯是否嚴謹、語言是否規(guī)范、格式是否符合要求等。審核人應(yīng)提出審核意見，對不符合要求的地方進行修改。（三）會簽1.涉及多個部門的文件，應(yīng)進行會簽。會簽部門應(yīng)認真審查文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在文件上簽署意見。2.會簽意見應(yīng)明確、具體，如有不同意見應(yīng)說明理由。會簽完成后，由主辦部門負責(zé)匯總整理會簽意見，并對文件進行修改完善。（四）簽發(fā)1.文件經(jīng)審核、會簽后，應(yīng)提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認真審查文件內(nèi)容，對文件的真實性、準確性、可行性負責(zé)，并簽署簽發(fā)意見。2.簽發(fā)意見應(yīng)明確、具體，如“同意印發(fā)”“請[部門名稱]進一步修改完善后印發(fā)”等。（五）編號1.文件簽發(fā)后，由辦公室負責(zé)統(tǒng)一編號。編號應(yīng)按照本規(guī)范規(guī)定的格式進行編排，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。2.文件編號應(yīng)在文件首頁右上角標注，如“[部門名稱][年份]第[序號]號”。（六）印發(fā)1.文件編號完成后，由辦公室負責(zé)印發(fā)。印發(fā)時應(yīng)按照規(guī)定的格式進行排版，確保文件的整齊美觀。2.文件印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要確定，印發(fā)范圍應(yīng)明確、具體。印發(fā)文件應(yīng)進行登記，記錄文件的印發(fā)時間、文號、標題、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等信息。（七）歸檔1.文件印發(fā)后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔工作由辦公室負責(zé)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理、裝訂和保管。2.歸檔文件應(yīng)分類存放，便于查找和利用。歸檔文件應(yīng)建立索引，注明文件的文號、標題、日期、保管期限等信息。五、行文審批規(guī)范（一）審批原則1.分級負責(zé)原則：按照公司/組織的管理層次和職責(zé)分工，實行分級審批制度，確保審批工作的責(zé)任明確。2.誰主管誰負責(zé)原則：文件審批由主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，對文件內(nèi)容的真實性、準確性、可行性以及格式規(guī)范等方面進行全面審查。3.依法依規(guī)原則：審批工作應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保文件合法合規(guī)。（二）審批流程1.部門內(nèi)部審批：文件起草完成后，首先提交本部門負責(zé)人進行審批。部門負責(zé)人應(yīng)認真審查文件內(nèi)容，提出審批意見，對不符合要求的地方進行修改。2.跨部門審批：涉及多個部門的文件，應(yīng)進行跨部門審批。主辦部門應(yīng)將文件提交相關(guān)部門會簽，會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出意見和建議。主辦部門負責(zé)匯總整理會簽意見，并對文件進行修改完善后，提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批：文件經(jīng)部門內(nèi)部審批和跨部門會簽后，提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。公司/組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真審查文件內(nèi)容，對文件的真實性、準確性、可行性以及格式規(guī)范等方面進行全面審查，并簽署審批意見。（三）審批權(quán)限1.一般文件審批：一般性文件由部門負責(zé)人審批后印發(fā)，涉及重要事項或重大決策的文件，需提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要文件審批：重要文件指涉及公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略、重大投資、重要人事任免等方面的文件，應(yīng)由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定，并由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.緊急文件審批：緊急文件指因工作需要必須立即處理的文件，應(yīng)按照特事特辦的原則，簡化審批流程，確保文件能夠及時處理。緊急文件可由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)直接審批或授權(quán)他人審批，但事后應(yīng)及時向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報。（四）審批責(zé)任1.審批人責(zé)任：審批人應(yīng)對文件內(nèi)容進行認真審查，確保文件符合法律法規(guī)、政策要求以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。如因?qū)徟藢彶椴粐缹?dǎo)致文件出現(xiàn)問題，審批人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.起草人責(zé)任：起草人應(yīng)對文件內(nèi)容的真實性、準