PAGE規(guī)范贈品管理制度一、總則（一）目的為加強公司贈品管理，規(guī)范贈品的采購、發(fā)放、使用等流程，確保贈品的合理使用與有效管理，維護公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及贈品管理的部門及相關活動，包括但不限于市場營銷活動、客戶回饋活動、促銷活動等。（三）基本原則1.合法性原則：贈品管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保公司行為合法合規(guī)。2.合理性原則：贈品的選擇、采購、發(fā)放應基于合理的目的，避免浪費和不合理支出。3.公平性原則：在贈品發(fā)放過程中，應確保公平公正，避免歧視和不正當操作。4.效益性原則：通過贈品管理，有效提升公司品牌形象、促進銷售、增強客戶忠誠度，實現(xiàn)公司效益最大化。二、贈品的定義與分類（一）定義本制度所稱贈品，是指公司在開展各類活動過程中，為吸引客戶、促進銷售、回饋客戶等目的，無償向客戶提供的物品或服務。（二）分類1.根據(jù)贈品的性質，可分為實物贈品（如禮品、樣品、紀念品等）和服務贈品（如免費維修、免費培訓、免費咨詢等）。2.根據(jù)贈品的用途，可分為促銷贈品（用于促銷活動，吸引消費者購買產(chǎn)品）、客戶回饋贈品（用于感謝客戶長期以來的支持與合作）、品牌推廣贈品（用于提升公司品牌知名度和美譽度）等。三、贈品的采購管理（一）采購計劃制定1.各部門根據(jù)活動需求，提前制定贈品采購計劃，明確贈品的種類、數(shù)量、規(guī)格、預算等信息。采購計劃應詳細說明采購目的、預計發(fā)放時間、目標客戶群體等內(nèi)容。2.采購計劃需經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司采購部門。采購部門匯總各部門采購計劃，結合公司庫存情況，進行綜合平衡，制定公司整體贈品采購計劃。（二）供應商選擇與管理1.采購部門負責建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格等進行評估和審核。優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質量可靠、價格合理的供應商。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利義務，包括贈品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。合同應符合法律法規(guī)要求，確保公司利益得到有效保障。3.定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)供應商的供貨質量、交貨及時性、售后服務等情況，調(diào)整供應商名錄，淘汰不合格供應商。（三）采購流程控制1.采購部門根據(jù)采購計劃，向供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應詳細注明贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和供貨。采購部門負責跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。3.贈品到貨后，采購部門會同相關部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括贈品的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等是否符合采購合同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商溝通協(xié)商解決。4.驗收合格的贈品，由采購部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。入庫單應一式多聯(lián)，分別交財務部門、倉庫管理部門等留存。四、贈品的庫存管理（一）庫存管理制度1.倉庫管理部門負責建立贈品庫存管理制度，對贈品的出入庫、存儲、盤點等進行規(guī)范管理。2.設立贈品專用倉庫或存儲區(qū)域，對贈品進行分類存放，確保庫存清晰、便于管理。3.建立庫存臺賬，詳細記錄贈品的出入庫情況，包括日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、去向等信息。庫存臺賬應定期與財務部門核對，確保賬實相符。（二）庫存盤點1.倉庫管理部門定期對贈品庫存進行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點時，應確保賬實相符，如發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧情況，應及時查明原因，并編制盤點報告。盤點報告應詳細說明盤點情況、差異原因及處理建議。3.對于盤盈的贈品，應及時辦理入庫手續(xù)；對于盤虧的贈品，則應查明責任，根據(jù)相關規(guī)定進行處理。如因人為原因造成盤虧，應追究相關人員的責任。（三）庫存安全管理1.加強贈品庫存的安全管理，確保庫存贈品不受損壞、丟失、被盜等情況。倉庫應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備。2.制定庫存安全應急預案，應對可能出現(xiàn)的自然災害、安全事故等突發(fā)事件。定期組織員工進行安全培訓和演練，提高員工的安全意識和應急處理能力。五、贈品的發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.各部門根據(jù)活動方案和客戶名單，制定贈品發(fā)放計劃，明確發(fā)放對象、發(fā)放時間、發(fā)放方式等信息。2.發(fā)放計劃需經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司相關管理部門備案。3.倉庫管理部門根據(jù)發(fā)放計劃，準備好相應的贈品，并辦理出庫手續(xù)，填寫出庫單。出庫單應注明贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放對象、發(fā)放時間等信息。4.發(fā)放人員按照發(fā)放計劃，將贈品發(fā)放給客戶。發(fā)放過程中，應要求客戶簽字確認，確保發(fā)放記錄準確無誤。5.發(fā)放結束后，發(fā)放人員應及時將發(fā)放記錄反饋給倉庫管理部門和相關管理部門，以便進行核對和統(tǒng)計。（二）發(fā)放方式1.現(xiàn)場發(fā)放：在活動現(xiàn)場，由工作人員直接將贈品發(fā)放給客戶。適用于規(guī)模較小、客戶集中的活動。2.郵寄發(fā)放：對于無法現(xiàn)場發(fā)放的客戶，可通過郵寄方式將贈品送達。郵寄時，應選擇可靠的快遞公司，確保贈品安全送達。3.電子券發(fā)放：對于一些虛擬贈品或可通過電子方式兌換使用的贈品，可采用電子券的形式發(fā)放?？蛻艨赏ㄟ^指定的渠道領取電子券，并在規(guī)定時間內(nèi)使用。（三）發(fā)放記錄與統(tǒng)計1.建立贈品發(fā)放記錄檔案，詳細記錄每一次贈品發(fā)放的情況，包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、贈品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。發(fā)放記錄應妥善保存，以備查詢和審計。2.定期對贈品發(fā)放情況進行統(tǒng)計分析，了解贈品的發(fā)放效果、客戶反饋等信息。統(tǒng)計分析結果可作為后續(xù)活動策劃和贈品管理的參考依據(jù)。六、贈品的使用管理（一）使用范圍贈品應嚴格按照活動目的和規(guī)定的使用范圍進行發(fā)放和使用，不得挪作他用。（二）使用監(jiān)督1.公司相關管理部門負責對贈品的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保贈品的使用符合規(guī)定和活動目的。2.如發(fā)現(xiàn)贈品使用過程中存在違規(guī)行為，應及時制止并責令改正。對于造成公司損失的，應追究相關人員的責任。（三）客戶反饋與處理1.收集客戶對贈品的反饋意見，了解客戶對贈品的滿意度、使用體驗等情況?？蛻舴答佉庖娍赏ㄟ^問卷調(diào)查、電話回訪、現(xiàn)場交流等方式收集。2.對客戶反饋的問題進行及時處理和回復，對于客戶提出的合理建議和意見，應認真研究并加以改進。通過客戶反饋，不斷優(yōu)化贈品管理工作，提升客戶滿意度。七、贈品的成本核算與財務處理（一）成本核算1.財務部門負責對贈品的采購成本、庫存成本、發(fā)放成本等進行核算。采購成本包括贈品的采購價格、運輸費用、稅費等；庫存成本包括庫存管理費用、倉儲費用等；發(fā)放成本包括人工費用、郵寄費用等。2.定期對贈品成本進行分析，評估贈品的投入產(chǎn)出效益。通過成本核算，為公司決策提供準確的財務數(shù)據(jù)支持。（二）財務處理1.贈品采購時，財務部門根據(jù)采購發(fā)票等憑證，進行賬務處理，記錄贈品的采購成本。2.贈品入庫時，倉庫管理部門填寫入庫單，財務部門根據(jù)入庫單進行庫存賬務處理，增加庫存商品。3.贈品發(fā)放時，財務部門根據(jù)發(fā)放記錄，將贈品成本從庫存商品中結轉至相關費用科目，如銷售費用、管理費用等。4.對于贈品的銷售收入