PAGE盒馬采購管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強盒馬采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于盒馬公司所有采購活動，包括但不限于商品采購、服務采購、設備采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司內(nèi)部規(guī)定和流程進行采購操作。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程中應公平、公正地對待所有供應商，不得偏袒任何一方。5.保密性原則：涉及采購的商業(yè)機密、供應商信息等應予以嚴格保密。二、采購組織與職責（一）采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責統(tǒng)籌管理采購工作。采購部門根據(jù)業(yè)務需求，可進一步細分不同的采購小組，如生鮮采購組、日用品采購組、設備采購組等。（二）采購部門職責1.制定和完善采購管理制度、流程和標準。2.負責供應商的開發(fā)、評估、選擇和管理。3.編制采購計劃，組織實施采購活動。4.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。5.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。6.對采購成本進行分析和控制，定期向上級匯報采購工作情況。（三）其他部門職責1.需求部門：提出采購需求，明確采購商品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結(jié)果進行驗收。2.財務部門：負責審核采購預算、支付款項，對采購成本進行核算和監(jiān)督。3.法務部門：為采購活動提供法律支持，審核采購合同等法律文件，確保采購活動合法合規(guī)。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展、銷售計劃、庫存情況等，定期或不定期提出采購需求。采購需求應詳細、準確，包括商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.需求部門填寫采購申請單，經(jīng)部門負責人審批后提交至采購部門。（二）采購計劃編制1.采購部門收到采購申請單后，進行匯總和分析。結(jié)合市場供應情況、庫存狀況、采購周期等因素，編制采購計劃。2.采購計劃應明確采購商品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間、預算金額等內(nèi)容，并報上級領導審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面情況。對于符合基本要求的供應商，采購部門可組織實地考察，深入了解其實際情況。2.供應商評估建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、環(huán)保等方面。采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、待改進供應商和不合格供應商。3.供應商選擇在采購項目實施前，采購部門從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行詢價或招標。根據(jù)采購項目的特點和要求，綜合考慮供應商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。4.供應商管理與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。定期與供應商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和供應能力變化，及時調(diào)整采購策略。對供應商的表現(xiàn)進行跟蹤和評價，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（四）采購實施1.詢價與報價采購部門向選定的供應商發(fā)送詢價函，明確采購商品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。供應商根據(jù)詢價函要求進行報價，采購部門對各供應商的報價進行比較和分析，評估其合理性。2.商務談判根據(jù)詢價結(jié)果，采購部門與供應商進行商務談判。談判內(nèi)容包括價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款。在談判過程中，采購部門應堅持原則，維護公司利益，同時也要兼顧供應商的合理訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。3.合同簽訂商務談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)法務部門審核后，與供應商簽訂正式合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括商品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。（五）采購訂單跟蹤與驗收1.采購訂單跟蹤采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解訂單生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的措施，如催促交貨、調(diào)整采購計劃等，確保采購任務按時完成。2.驗收需求部門負責對采購商品或服務進行驗收。驗收應按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收流程進行。驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，并簽字確認。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部門，采購部門與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。（六）付款管理1.采購部門根據(jù)采購合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，附上相關的發(fā)票、驗收報告等憑證，提交至財務部門審核。2.財務部門對付款申請單進行審核，審核無誤后按照公司財務制度和合同約定支付款項。3.對于預付款項，采購部門應嚴格按照合同約定進行支付，并跟蹤供應商的履約情況，確保預付款的安全和有效使用。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應短缺、供應商壟斷等風險。2.質(zhì)量風險：采購商品或服務不符合質(zhì)量要求，影響公司業(yè)務運營和客戶滿意度。3.合同風險：合同條款不明確或存在漏洞，導致合同糾紛和法律風險。4.供應商風險：供應商破產(chǎn)、違約、信譽下降等風險，影響采購任務的完成。5.內(nèi)部管理風險：采購流程不規(guī)范、人員操作失誤、信息溝通不暢等風險。（二）風險評估1.采購部門定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，對風險進行分類和排序，確定重點關注的風險領域。（三）風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機。與供應商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定價格，降低價格波動風險。拓展供應商渠道，避免過度依賴單一供應商，降低供應短缺風險。2.質(zhì)量風險應對在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對采購商品或服務的質(zhì)量檢驗。要求供應商提供質(zhì)量保證文件，定期對供應商進行質(zhì)量審核。建立質(zhì)量反饋機制，及時處理質(zhì)量問題，如退貨、換貨、補貨等。3.合同風險應對加強合同管理，由法務部門對采購合同進行審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、完整。在合同執(zhí)行過程中，嚴格按照合同約定履行雙方義務，及時處理合同變更、解除等事項。4.供應商風險應對對供應商進行全面評估和管理，建立供應商信用檔案，定期對供應商進行信用評級。與供應商簽訂風險防范條款，如要求供應商提供擔保、增加違約責任等。加強與供應商的溝通和合作，及時了解供應商的經(jīng)營狀況和風險變化，采取相應的應對措施。5.內(nèi)部管理風險應對完善采購管理制度和流程，加強對采購人員的培訓和監(jiān)督，提高采購人員的業(yè)務水平和風險意識。建立信息溝通平臺，加強采購部門與需求部門、財務部門、法務部門等之間的信息共享和協(xié)同工作，避免信息不暢導致的風險。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸成本、倉儲成本等，評估采購成本是否控制在預算范圍內(nèi)。2.采購質(zhì)量：通過驗收合格率等指標，評估采購商品或服務的質(zhì)量是否符合要求。3.交貨期：以按時交貨率為指標，評估供應商是否按時履行交貨義務。4.供應商管理：包括供應商開發(fā)數(shù)量、供應商滿意度、供應商淘汰率等指標，評估供應商管理工作的成效。5.內(nèi)部滿意度：通過需求部門對采購工作的滿意度調(diào)查，評估采購部門與內(nèi)部需求部門之間的協(xié)作效果。（二）評估方法1.定期收集采購相關數(shù)據(jù)，如采購訂單金額、驗收報告、供應商反饋等。2.采用定量分析與定性分析相結(jié)合的方法，對各項評估指標進行計算和分析。3.定期召開采購績效評估會議，采購部門負責人匯報采購績效情況，各相關部門進行評價和反饋。（三）評估結(jié)果應用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，如獎金、晉升、榮譽證書等；對于績效不達標的部門和個人進行警告、扣罰績效獎金、調(diào)整崗位