PAGE耗材制度編寫規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司耗材管理，規(guī)范耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，提高耗材使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工在工作過程中涉及的各類耗材的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保耗材管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則：以提高公司經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)，合理控制耗材采購成本，優(yōu)化耗材使用流程，避免浪費(fèi)。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在耗材管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和手段，對(duì)耗材進(jìn)行全過程管理，提高管理效率和準(zhǔn)確性。二、術(shù)語定義（一）耗材指公司在日常辦公、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中消耗的各類材料、零部件及低值易耗品等，如辦公用品、打印紙、墨盒、硒鼓、勞保用品等。（二）采購周期指根據(jù)公司耗材使用情況和市場(chǎng)供應(yīng)狀況，確定的采購耗材的時(shí)間間隔。（三）庫存周轉(zhuǎn)率指一定時(shí)期內(nèi)公司耗材庫存周轉(zhuǎn)的次數(shù)，計(jì)算公式為：庫存周轉(zhuǎn)率=銷售成本/平均庫存余額。三、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)公司各部門提交的耗材需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定年度、季度、月度采購計(jì)劃。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保采購的耗材質(zhì)量符合要求，價(jià)格合理。3.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和執(zhí)行，及時(shí)處理采購過程中的問題，確保耗材按時(shí)、按量供應(yīng)。4.定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析，尋找降低采購成本的機(jī)會(huì)，優(yōu)化采購策略。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)本部門工作實(shí)際需求，每月[具體日期]前提交下月耗材需求計(jì)劃，詳細(xì)注明耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程使用耗材，有責(zé)任對(duì)本部門員工進(jìn)行耗材使用培訓(xùn)，提高員工節(jié)約意識(shí)，并監(jiān)督員工合理使用耗材，避免浪費(fèi)。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門領(lǐng)用的耗材進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符，及時(shí)與采購部門溝通處理。4.定期對(duì)本部門耗材使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向公司管理層反饋耗材使用過程中存在的問題及改進(jìn)建議。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)建立健全耗材倉庫管理制度，對(duì)耗材進(jìn)行分類存放、標(biāo)識(shí)清晰，確保倉庫環(huán)境安全、整潔，防止耗材損壞、變質(zhì)。2.負(fù)責(zé)對(duì)入庫的耗材進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，確保與采購合同一致，并做好入庫記錄。3.根據(jù)經(jīng)審批的耗材領(lǐng)用單，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放耗材，做好出庫記錄，并定期對(duì)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.定期對(duì)庫存耗材進(jìn)行檢查，對(duì)臨近保質(zhì)期或長(zhǎng)期積壓的耗材及時(shí)上報(bào)處理，避免造成浪費(fèi)。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核耗材采購合同、報(bào)銷憑證等相關(guān)財(cái)務(wù)資料，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.按照財(cái)務(wù)制度對(duì)耗材采購、使用等費(fèi)用進(jìn)行核算，定期編制財(cái)務(wù)報(bào)表，反映公司耗材成本情況。3.參與公司耗材成本控制分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助制定合理的成本控制措施。（五）審計(jì)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)公司耗材管理活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.對(duì)耗材采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)收支進(jìn)行審計(jì)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。四、采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各使用部門應(yīng)根據(jù)本部門工作任務(wù)和耗材消耗規(guī)律，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)，于每月[具體日期]前提交下月耗材需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、預(yù)計(jì)使用數(shù)量等信息，并說明需求的緊急程度。2.采購部門收到各部門提交的需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合庫存情況進(jìn)行分析。對(duì)于庫存充足的耗材，可不納入采購計(jì)劃；對(duì)于庫存不足或即將耗盡的耗材，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求和合理的安全庫存水平，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展變化、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等因素進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。如遇緊急采購需求，使用部門應(yīng)填寫緊急采購申請(qǐng)表，說明緊急采購的原因、所需耗材的詳細(xì)信息等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交采購部門，采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括耗材的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。3.采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。4.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購合同執(zhí)行情況、考核評(píng)價(jià)結(jié)果等內(nèi)容，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤管理。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購的耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，確保耗材按時(shí)、按量供應(yīng)。對(duì)于交貨延遲或質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整交貨時(shí)間、更換產(chǎn)品等，以減少對(duì)公司工作的影響。3.耗材到貨前，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購訂單信息，做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排收貨人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。4.耗材到貨時(shí)，倉庫管理部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)耗材進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符、質(zhì)量問題等，應(yīng)及時(shí)與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商補(bǔ)足數(shù)量或更換產(chǎn)品。驗(yàn)收合格后，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。5.采購部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收情況和采購合同約定，及時(shí)與供應(yīng)商結(jié)算貨款。結(jié)算貨款時(shí)，采購部門應(yīng)提供合法有效的發(fā)票，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷審批。五、使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各使用部門員工因工作需要領(lǐng)用耗材時(shí)，應(yīng)填寫耗材領(lǐng)用單，注明領(lǐng)用的耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量及用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.倉庫管理部門根據(jù)經(jīng)審批的耗材領(lǐng)用單，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放耗材，并做好出庫記錄。出庫記錄應(yīng)包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。3.對(duì)于貴重或限量使用的耗材，如高檔辦公用品、特殊規(guī)格的打印紙等，應(yīng)實(shí)行限量領(lǐng)用制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。領(lǐng)用人應(yīng)說明領(lǐng)用原因和預(yù)計(jì)使用期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可領(lǐng)用。（二）使用規(guī)范1.各使用部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的耗材使用培訓(xùn)，提高員工的節(jié)約意識(shí)和正確使用耗材的能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括耗材的性能特點(diǎn)、使用方法、維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)等方面。2.員工應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程和方法使用耗材，不得隨意更改或違規(guī)操作。如發(fā)現(xiàn)耗材使用過程中存在問題或浪費(fèi)現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。3.在辦公過程中，應(yīng)盡量采用無紙化辦公方式，減少打印、復(fù)印紙張的使用。對(duì)于確需打印、復(fù)印的文件，應(yīng)合理排版，雙面打印、復(fù)印，以節(jié)約紙張。4.對(duì)于打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，減少因設(shè)備故障導(dǎo)致的耗材浪費(fèi)。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用情況，合理設(shè)置打印、復(fù)印濃度等參數(shù)，避免過度消耗耗材。（三）使用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門耗材使用情況的監(jiān)督檢查，定期對(duì)本部門員工的耗材使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司行政部門應(yīng)不定期對(duì)各部門的耗材使用情況進(jìn)行抽查，檢查內(nèi)容包括領(lǐng)用記錄、使用情況、節(jié)約措施執(zhí)行情況等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門反饋，并要求限期整改。3.對(duì)于浪費(fèi)耗材的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰等。對(duì)于節(jié)約耗材表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。六、庫存管理（一）庫存管理制度1.倉庫管理部門應(yīng)建立健全耗材庫存管理制度，明確庫存管理流程和崗位職責(zé)，確保庫存管理工作規(guī)范、有序。2.按照耗材的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和盤點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)耗材的特性，合理安排存放環(huán)境，如溫度、濕度等，防止耗材損壞、變質(zhì)。3.建立庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄耗材的出入庫情況，包括入庫日期、入庫數(shù)量、供應(yīng)商名稱、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用數(shù)量等信息。庫存臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。4.定期對(duì)庫存耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體周期]。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)確保賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于盤盈的耗材，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫存臺(tái)賬；對(duì)于盤虧的耗材，應(yīng)查明責(zé)任，屬于正常損耗的，應(yīng)按照規(guī)定辦理核銷手續(xù)；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的庫存盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員分工等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員，以便做好準(zhǔn)備工作。2.在盤點(diǎn)過程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，確保賬實(shí)相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄，并與倉庫管理人員進(jìn)行溝通核實(shí)。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫庫存盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。庫存盤點(diǎn)表應(yīng)包括耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、賬面數(shù)量、實(shí)際數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因分析等內(nèi)容。4.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)庫存盤點(diǎn)表，編制庫存盤點(diǎn)報(bào)告，分析庫存管理中存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。庫存盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)提交給公司管理層和相關(guān)部門，作為決策參考依據(jù)。（三）庫存預(yù)警1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)耗材的采購周期、使用頻率、安全庫存等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。庫存預(yù)警指標(biāo)包括最高庫存、最低庫存、安全庫存等。2.當(dāng)庫存數(shù)量達(dá)到或接近預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出庫存預(yù)警信息，通知采購部門和相關(guān)使用部門。采購部門應(yīng)根據(jù)庫存預(yù)警信息，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，確保庫存數(shù)量保持在合理范圍內(nèi)。3.對(duì)于長(zhǎng)期積壓或過期失效的耗材，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)清理，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。處理方式包括報(bào)廢銷毀、降價(jià)銷售等。在處理積壓或過期失效耗材時(shí)，應(yīng)做好記錄，并報(bào)公司相關(guān)部門備案。七、成本控制（一）成本核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)耗材采購、使用等費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確核算。核算內(nèi)容包括采購成本、運(yùn)輸成本、倉儲(chǔ)成本、使用成本等方面。2.采購成本應(yīng)按照實(shí)際采購價(jià)格計(jì)算，包括耗材的貨款、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等。運(yùn)輸成本應(yīng)根據(jù)運(yùn)輸方式和運(yùn)輸距離進(jìn)行核算。倉儲(chǔ)成本應(yīng)包括倉庫租金、倉儲(chǔ)設(shè)備折舊、倉儲(chǔ)管理人員工資等。使用成本應(yīng)包括因耗材使用而產(chǎn)生的水電費(fèi)、設(shè)備折舊費(fèi)等。3.定期編制耗材成本報(bào)表，反映公司耗材成本的構(gòu)成、變化情況等信息。成本報(bào)表應(yīng)提交給公司管理層和相關(guān)部門，作為成本控制決策的參考依據(jù)。（二）成本分析1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，分析采購價(jià)格波動(dòng)原因、采購成本占比等情況。通過與市場(chǎng)價(jià)格比較、供應(yīng)商成本分析等方法，尋找降低采購成本的機(jī)會(huì)，優(yōu)化采購策略。2.使用部門應(yīng)分析本部門耗材使用情況，包括使用數(shù)量、使用頻率、使用效率等方面。通過與歷史數(shù)據(jù)對(duì)比、同行業(yè)數(shù)據(jù)分析等方法，查找耗材浪費(fèi)點(diǎn)，制定節(jié)約措施，提高耗材使用效率。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合采購成本、使用成本等數(shù)據(jù)，對(duì)公司整體耗材成本進(jìn)行綜合分析。分析成本變動(dòng)趨勢(shì)、成本結(jié)構(gòu)合理性等情況，為公司管理層提供成本控制建議，協(xié)助制定成本控制目標(biāo)和措施。（三）成本控制措施1.采購部門應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的談判和合作，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購價(jià)格和條款。通過集中采購、批量采購等方式，降低采購成本。同時(shí)，應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購策略，避免因價(jià)格波動(dòng)造成成本增加。2.使用部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和管理，提高員工節(jié)約意識(shí)，規(guī)范耗材使用行為。通過優(yōu)化工作流程、合理安排工作任務(wù)等方式，減少不必要的耗材消耗。同時(shí)，應(yīng)積極推廣使用節(jié)能型設(shè)備和環(huán)保型耗材，降低使用成本。3.倉庫管理部門應(yīng)合理控制庫存水平，減少庫存積壓和浪費(fèi)。通過科學(xué)制定庫存預(yù)警指標(biāo)、優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)等方式，提高庫存周轉(zhuǎn)率，降低倉儲(chǔ)成本。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)庫存管理，防止耗材損壞、變質(zhì)，確保庫存物資的安全完整。4.公司應(yīng)建立健全成本控制考核機(jī)制，將耗材成本控制指標(biāo)分解到各部門和個(gè)人，并納入績(jī)效考核體系。對(duì)成本控制效果顯著的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未完成成本控制目標(biāo)的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的處罰，激勵(lì)全體員工共同做好耗材成本控制工作。八、信息化管理（一）管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立耗材管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)耗材采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的信息化管理。信息化系統(tǒng)應(yīng)具備采購訂單管理、庫存管理、領(lǐng)用管理、成本核算、報(bào)表生成等功能模塊，能夠?qū)崟r(shí)反映耗材管理的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息。2.采購部門應(yīng)通過信息化系統(tǒng)下達(dá)采購訂單，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商進(jìn)行信息溝通。倉庫管理部門應(yīng)利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行庫存管理，包括入庫、出庫、盤點(diǎn)等操作，及時(shí)更新庫存數(shù)據(jù)。使用部門應(yīng)通過信息化系統(tǒng)提交耗材需求計(jì)劃、領(lǐng)用申請(qǐng)等，方便快捷地獲取耗材使用情況統(tǒng)計(jì)信息。3.信息化系統(tǒng)應(yīng)與公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，確保耗材采購、使用等費(fèi)用的準(zhǔn)確核算和及時(shí)報(bào)銷。同時(shí)，應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，保障數(shù)據(jù)安全。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)耗材管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)和更新工作。數(shù)據(jù)維護(hù)人員應(yīng)及時(shí)錄入采購訂單、入庫單、出庫單、領(lǐng)用單等相關(guān)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期對(duì)信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行