PAGE規(guī)范學(xué)籍信息管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織學(xué)籍信息管理，確保學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，保障學(xué)生合法權(quán)益，促進(jìn)教育教學(xué)工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及學(xué)籍信息管理的所有部門、崗位及相關(guān)工作人員，包括但不限于招生部門、教學(xué)部門、學(xué)生管理部門、信息技術(shù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：學(xué)籍信息管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保各項(xiàng)管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證學(xué)籍信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)記錄學(xué)生的基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績等信息。3.完整性原則：涵蓋學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全過程的各類信息，不遺漏重要數(shù)據(jù)。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)學(xué)籍信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。5.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的學(xué)籍信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。二、學(xué)籍信息管理職責(zé)分工（一）招生部門1.負(fù)責(zé)學(xué)生招生報(bào)名信息的收集、整理和初審，確保報(bào)名信息的真實(shí)性和完整性。2.及時(shí)將初審?fù)ㄟ^的招生信息傳遞給教學(xué)部門和學(xué)生管理部門，作為學(xué)籍建立的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。（二）教學(xué)部門1.根據(jù)招生部門提供的信息，為新生建立學(xué)籍檔案，錄入學(xué)生基本信息、入學(xué)時(shí)間、專業(yè)等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。2.負(fù)責(zé)學(xué)生課程安排、成績錄入與管理，定期更新學(xué)生學(xué)業(yè)進(jìn)展情況。3.協(xié)助學(xué)生管理部門處理學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)事宜，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等手續(xù)的辦理，并提供相應(yīng)的學(xué)業(yè)證明。（三）學(xué)生管理部門1.負(fù)責(zé)學(xué)籍信息的全面管理與維護(hù)，包括學(xué)生基本信息變更、學(xué)籍狀態(tài)管理、畢業(yè)審核等工作。2.審核并辦理學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)申請，協(xié)同教學(xué)部門做好相關(guān)手續(xù)的銜接工作。3.對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。（四）信息技術(shù)部門1.提供學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.負(fù)責(zé)學(xué)籍信息的備份與恢復(fù)工作，制定數(shù)據(jù)備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)管理需求，對(duì)學(xué)籍信息管理系統(tǒng)進(jìn)行功能優(yōu)化和升級(jí)，提高管理效率。（五）其他相關(guān)部門1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)與學(xué)籍信息相關(guān)的費(fèi)用核算與管理，確保學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)等費(fèi)用信息與學(xué)籍記錄準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。2.后勤部門在涉及學(xué)生住宿、就餐等生活服務(wù)方面，需根據(jù)學(xué)籍信息提供相應(yīng)的服務(wù)保障，并及時(shí)反饋學(xué)生生活變動(dòng)信息。三、學(xué)籍信息內(nèi)容及管理（一）基本信息1.學(xué)生個(gè)人信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。這些信息應(yīng)與學(xué)生提供的有效身份證件一致，并在入學(xué)時(shí)由學(xué)生本人如實(shí)填寫，如有變更需及時(shí)提交相關(guān)證明材料進(jìn)行更新。2.入學(xué)信息：記錄學(xué)生的入學(xué)時(shí)間、錄取專業(yè)、學(xué)制、層次等。招生部門應(yīng)在錄取工作結(jié)束后，及時(shí)將準(zhǔn)確的入學(xué)信息傳遞給教學(xué)部門，確保學(xué)籍檔案建立的準(zhǔn)確性。（二）學(xué)習(xí)信息1.課程信息：詳細(xì)記錄學(xué)生所學(xué)課程的名稱、課程代碼、課程學(xué)分、授課教師、開課時(shí)間等。教學(xué)部門應(yīng)按照教學(xué)計(jì)劃準(zhǔn)確錄入課程信息，確保學(xué)生學(xué)業(yè)記錄的完整性。2.成績信息：學(xué)生每學(xué)期的課程考試成績、平時(shí)成績、實(shí)踐成績等應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確錄入學(xué)籍管理系統(tǒng)。成績錄入后需進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保成績的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)于成績有誤或有異議的情況，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行核實(shí)和更正。（三）學(xué)籍異動(dòng)信息1.休學(xué)：學(xué)生因特殊原因需要休學(xué)的，應(yīng)提交休學(xué)申請，說明休學(xué)原因和預(yù)計(jì)休學(xué)時(shí)間。學(xué)生管理部門審核通過后，在學(xué)籍系統(tǒng)中標(biāo)記休學(xué)狀態(tài)，并通知教學(xué)部門暫停該生的課程學(xué)習(xí)安排。休學(xué)期間，學(xué)生學(xué)籍予以保留。2.復(fù)學(xué)：休學(xué)期滿，學(xué)生應(yīng)提交復(fù)學(xué)申請，經(jīng)學(xué)校審核批準(zhǔn)后，在學(xué)籍系統(tǒng)中恢復(fù)學(xué)籍狀態(tài)。教學(xué)部門根據(jù)學(xué)生復(fù)學(xué)時(shí)間和學(xué)業(yè)情況，合理安排復(fù)學(xué)后的課程學(xué)習(xí)。3.轉(zhuǎn)學(xué)：學(xué)生因家庭搬遷、個(gè)人發(fā)展等原因需要轉(zhuǎn)學(xué)的，應(yīng)按照規(guī)定的轉(zhuǎn)學(xué)程序辦理。轉(zhuǎn)出學(xué)校和轉(zhuǎn)入學(xué)校需進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，完成轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)后，由轉(zhuǎn)入學(xué)校在學(xué)籍系統(tǒng)中更新學(xué)生的學(xué)籍信息。4.退學(xué)：學(xué)生因各種原因申請退學(xué)的，學(xué)校應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核。退學(xué)手續(xù)辦理完成后，在學(xué)籍系統(tǒng)中注銷該生學(xué)籍，并做好相關(guān)資料的存檔工作。（四）畢業(yè)信息1.畢業(yè)審核：在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)生管理部門會(huì)同教學(xué)部門對(duì)學(xué)生的學(xué)業(yè)完成情況進(jìn)行審核，包括課程修讀、成績合格情況、學(xué)分達(dá)到要求等。審核通過的學(xué)生方可進(jìn)入畢業(yè)流程。2.畢業(yè)證書發(fā)放：學(xué)校根據(jù)畢業(yè)審核結(jié)果，為符合畢業(yè)條件的學(xué)生頒發(fā)畢業(yè)證書。畢業(yè)證書信息應(yīng)與學(xué)籍信息一致，并按照國家規(guī)定進(jìn)行電子注冊和備案。四、學(xué)籍信息采集與錄入（一）采集要求1.招生報(bào)名階段，應(yīng)明確告知學(xué)生學(xué)籍信息采集的內(nèi)容、要求和方式，確保學(xué)生提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息。2.采集過程中，應(yīng)使用規(guī)范的表格和格式，指導(dǎo)學(xué)生正確填寫相關(guān)信息。對(duì)于學(xué)生提供的證明材料，如身份證、戶口本等，應(yīng)進(jìn)行原件核對(duì)，并留存復(fù)印件歸檔。3.信息采集人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識(shí)和責(zé)任心，對(duì)采集到的信息進(jìn)行初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與學(xué)生溝通核實(shí)。（二）錄入規(guī)范1.學(xué)籍信息錄入人員應(yīng)經(jīng)過專門培訓(xùn)，熟悉學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的操作流程和要求。2.錄入信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)提示和規(guī)范格式進(jìn)行操作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。對(duì)于必填項(xiàng)，應(yīng)保證信息完整錄入，不得遺漏。3.錄入完成后，需進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)錄入錯(cuò)誤或不完整的信息及時(shí)進(jìn)行修改和補(bǔ)充。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)錄入信息進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、學(xué)籍信息安全與保密（一）安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：學(xué)籍信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)機(jī)制，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸安全。2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全：采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行定期備份，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，以便在數(shù)據(jù)遭受破壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.用戶權(quán)限管理：根據(jù)不同部門和崗位的工作職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，嚴(yán)格限制無關(guān)人員對(duì)學(xué)籍信息的訪問。操作人員應(yīng)使用個(gè)人專屬賬號(hào)登錄系統(tǒng)，并定期更換密碼，確保賬號(hào)安全。（二）保密制度1.所有涉及學(xué)籍信息管理的工作人員均需簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.嚴(yán)格限制學(xué)籍信息的使用范圍，除因工作需要外，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位或個(gè)人提供學(xué)生學(xué)籍信息。3.在對(duì)外提供學(xué)籍信息相關(guān)證明或數(shù)據(jù)時(shí)，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保信息的合法使用和安全保密。4.加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)，防止因工作人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致學(xué)籍信息泄露。六、學(xué)籍信息查詢與統(tǒng)計(jì)（一）查詢權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查詢自己的學(xué)籍信息，包括基本信息、學(xué)習(xí)信息、學(xué)籍異動(dòng)記錄等。學(xué)校應(yīng)提供便捷的查詢渠道，如學(xué)籍信息管理系統(tǒng)自助查詢、現(xiàn)場查詢等方式，方便學(xué)生及時(shí)了解自己的學(xué)籍情況。2.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查詢學(xué)籍信息的，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請，經(jīng)授權(quán)后方可查詢。查詢內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在工作所需范圍內(nèi)，不得隨意擴(kuò)大查詢范圍。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校管理需求，定期生成學(xué)籍信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)、各專業(yè)學(xué)生分布情況、成績統(tǒng)計(jì)分析等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，能夠?yàn)閷W(xué)校決策提供有力支持。2.在生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表過程中，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核和校驗(yàn)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表生成后，應(yīng)及時(shí)提交給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，并做好存檔工作。七、學(xué)籍信息監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立學(xué)籍信息管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)學(xué)籍信息管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括信息采集、錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性是否得到保障。2.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違規(guī)操作或因工作失誤導(dǎo)致學(xué)籍信息出現(xiàn)問題的人員，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。（二）外部檢查1.積極配合教育主管部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的學(xué)籍信息檢查工作，如實(shí)提供學(xué)籍信息資料，接受外部監(jiān)督。2.對(duì)于外部檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究分析，及時(shí)整改完善學(xué)籍信息管理工作，確保符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/