PAGE辦公資料保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司辦公資料的管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在辦公過程中涉及的各類資料保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司設(shè)立專門的資料保管部門或指定專人負責(zé)辦公資料的集中管理，確保資料的有序存放和有效利用。2.分類管理原則根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來源等因素進行分類，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則采取必要的安全措施，確保資料的安全，防止資料的泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。同時，對涉及公司機密的資料嚴格保密，限制訪問權(quán)限。4.依法依規(guī)原則辦公資料的保管應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準的要求，確保公司的合法合規(guī)運營。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等文件。2.人事檔案類員工的個人基本信息、入職離職資料、考勤記錄、績效考核資料、培訓(xùn)檔案等。3.財務(wù)資料類會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同類與客戶簽訂的各類合同、協(xié)議、訂單等。5.市場營銷資料類市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、宣傳資料、客戶資料等。6.技術(shù)文檔類公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準等。7.會議紀要類公司各類會議的紀要文件。8.其他資料類除上述類別以外的其他辦公資料，如辦公用品采購記錄、固定資產(chǎn)清單等。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別和管理，對各類資料進行編號。編號采用“部門代碼+年份+流水號”的形式，具體規(guī)則如下：1.部門代碼根據(jù)公司內(nèi)部各部門的名稱縮寫確定，例如：行政部為XZ，財務(wù)部為CW，人力資源部為RL等。2.年份資料形成的年份，采用公元紀年，如2023年表示為“23”。例如，行政部在2023年發(fā)布的第5號通知，編號為XZ23005。三、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)本部門辦公資料的收集工作，確保資料及時、完整地提交。2.在業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的資料，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將資料整理后提交至資料保管部門或指定地點。3.對于外來文件、資料，如政府部門的政策文件、供應(yīng)商提供的資料等，由接收部門負責(zé)收集，并按照規(guī)定進行登記和處理。（二）資料整理1.資料收集人員應(yīng)對收集到的資料進行初步整理，檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.按照資料分類標準，對資料進行分類，并去除重復(fù)、無效的資料。3.對整理后的資料進行編號、裝訂、編目等處理，確保資料的有序存放。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.根據(jù)資料的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)檔案柜存儲、電子存儲設(shè)備存儲等。2.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和取用。3.對于電子資料，應(yīng)存儲在服務(wù)器、磁盤陣列、光盤等存儲設(shè)備上，并定期進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.資料保管場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮等，確保資料的安全。2.對于存放紙質(zhì)資料的檔案柜，應(yīng)定期進行檢查和清理，防止資料發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。3.對于電子存儲設(shè)備，應(yīng)定期進行維護和檢查，確保設(shè)備的正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定各類資料的保管期限。2.一般行政文件類、業(yè)務(wù)合同類等資料保管期限為[X]年；人事檔案類、財務(wù)資料類等重要資料保管期限為[X]年。3.保管期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門審核批準，按照規(guī)定進行銷毀或存檔。五、資料借閱與使用（一）借閱申請1.公司員工因工作需要借閱辦公資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，提交至資料保管部門。（二）借閱審批1.資料保管部門收到《資料借閱申請表》后，對借閱申請進行審核。2.對于涉及公司機密的資料，需經(jīng)公司保密管理部門審批同意后方可借閱。3.審核通過后，資料保管部門在《資料借閱申請表》上簽字，并為借閱人員辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.資料保管部門應(yīng)建立《資料借閱登記臺賬》，詳細記錄借閱資料的名稱、編號、借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人員應(yīng)在《資料借閱登記臺賬》上簽字確認，領(lǐng)取借閱資料。（四）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要資料或涉及公司機密的資料，借閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況確定，最長不超過[X]個工作日。（五）資料歸還1.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿后及時歸還借閱資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向資料保管部門申請并獲得批準。2.資料保管部門在收到歸還的資料后進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。3.借閱人員歸還資料后，資料保管部門在《資料借閱登記臺賬》上注明歸還日期，并將《資料借閱申請表》存檔。（六）資料使用1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。2.在使用資料過程中，如需摘錄、引用資料內(nèi)容，應(yīng)注明資料來源，確保資料的合法使用。六、資料保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、客戶信息等重要信息的資料。2.公司內(nèi)部尚未公開的規(guī)章制度、會議紀要、決策文件等資料。（二）保密措施1.對涉及保密的資料，應(yīng)在資料上加蓋“保密”標識，并采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施。2.嚴格控制保密資料的借閱范圍，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員借閱，并簽訂保密協(xié)議。3.在辦公區(qū)域內(nèi)，涉及保密資料的討論和使用應(yīng)在專門的保密場所進行，防止資料泄露。4.對離職員工，應(yīng)及時收回其借閱的保密資料，并進行離職審計，確保資料的安全。（三）保密培訓(xùn)1.公司定期組織員工參加保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。2.保密培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)等方面的知識。（四）保密監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立保密管理部門，負責(zé)對保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。2.定期對辦公場所、存儲設(shè)備等進行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.對違反保密制度的行為，按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的依法追究法律責(zé)任。七、資料銷毀與處置（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且經(jīng)相關(guān)部門審核批準后，可進行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，不再需要的資料，經(jīng)審批后可進行銷毀。（二）銷毀程序1.資料保管部門填寫《資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人、資料保管部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可進行銷毀。3.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并由專人負責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保資料徹底銷毀。4.對于電子資料，應(yīng)采用格式化存儲設(shè)備、刪除數(shù)據(jù)等方式進行銷毀，并對銷毀情況進行記錄。（三）銷毀記錄1.資料保管部門應(yīng)建立《資料銷毀記錄臺賬》，詳細記錄資料銷毀的時間、名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式等信息。2.《資料銷毀記錄臺賬》應(yīng)保存[X]年，以備查閱。八、資料保管人員職責(zé)（一）資料收集與整理職責(zé)1.負責(zé)定期收集各部門提交的辦公資料，確保資料的及時、完整。2.按照資料分類標準，對收集到的資料進行整理、編號、裝訂等處理，建立資料目錄和索引。（二）資料存儲與保管職責(zé)1.妥善保管各類辦公資料，確保資料的安全、完整，防止資料的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.定期對資料保管場所進行檢查和維護，保持環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，確保存儲設(shè)備的正常運行。3.按照資料保管期限的要求，對到期資料進行清理和處置，及時更新資料目錄和索引。（三）資料借閱與歸還管理職責(zé)1..負責(zé)辦理資料借閱手續(xù)，審核借閱申請，建立資料借閱登記臺賬。2.按照借閱期限要求，及時催還借閱資料，對逾期未還的資料進行跟蹤和處理。3.對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與借閱人員溝通解決。（四）資料保密管理職責(zé)1.嚴格遵守公司保密制度，對涉及保密的資料進行特殊管理，確保資料不泄露。2.對保密資料的借閱、使用等情況進行登記和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時報告。3.協(xié)助公司保密管理部門開展保密培訓(xùn)和檢查工作，提高員工的保密意識。（五）資料統(tǒng)計與報告職責(zé)1.