PAGE廣告公司用章制度規(guī)范一、總則1.目的為加強(qiáng)廣告公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司所有部門及全體員工。3.印章種類本公司印章主要包括：公司公章：用于代表公司對(duì)外行使權(quán)利、承擔(dān)責(zé)任，具有最高法律效力。法定代表人章：用于特定的法定代表人簽字場(chǎng)合。合同專用章：專門用于簽訂各類合同。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)，如開具支票、匯票等。部門章：各部門根據(jù)工作需要自行保管和使用的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料等的蓋章確認(rèn)。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制均需由行政部門統(tǒng)一辦理。行政部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需求，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。印章制作單位應(yīng)嚴(yán)格按照公安部門規(guī)定的印章樣式、材質(zhì)和工藝進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量和安全性。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章移交至專人保管，并進(jìn)行詳細(xì)的登記備案。登記內(nèi)容包括印章名稱、規(guī)格、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、規(guī)格、用途、啟用日期等信息，并告知各部門及員工注意事項(xiàng)。印章啟用時(shí)，應(yīng)在《印章使用登記表》上進(jìn)行首次使用登記，記錄使用日期、使用人、使用事項(xiàng)等信息。三、印章的保管1.保管原則公司印章應(yīng)實(shí)行專人保管制度，確保印章安全。保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定。印章保管人不得擅自將印章交予他人代管，確因工作需要臨時(shí)交接的，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面交接手續(xù)。2.保管地點(diǎn)公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章應(yīng)統(tǒng)一存放在公司保險(xiǎn)柜內(nèi)，由專人負(fù)責(zé)保管。保險(xiǎn)柜應(yīng)放置在安全可靠的地點(diǎn)，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。部門章由各部門指定專人保管，保管地點(diǎn)應(yīng)相對(duì)固定，便于使用和管理。3.保管要求印章保管人應(yīng)妥善保管印章，防止印章被盜、遺失、損壞等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)印章有異常情況，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。印章保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章清晰、完整、無損壞。如發(fā)現(xiàn)印章磨損或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并申請(qǐng)更換新印章。印章保管人應(yīng)嚴(yán)格遵守印章使用規(guī)定，不得擅自使用印章。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將印章帶出公司使用。特殊情況需要帶出公司的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。四、印章的使用1.使用原則公司印章的使用必須嚴(yán)格遵循“審批在先、用章在后”的原則，確保印章使用的合法性、真實(shí)性和嚴(yán)肅性。印章使用人必須如實(shí)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章日期等信息，并提交相關(guān)證明材料。印章使用申請(qǐng)表應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批，審批通過后方可使用印章。審批人應(yīng)認(rèn)真審核用章事項(xiàng)，確保用章符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.使用范圍公司公章的使用范圍包括：以公司名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等法律文件。公司出具的各類證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本等。公司上報(bào)政府部門、上級(jí)單位的各類文件、報(bào)表。其他需要加蓋公司公章的文件、資料。法定代表人章的使用范圍包括：法定代表人簽字的各類文件、合同、協(xié)議等。其他需要法定代表人簽字的場(chǎng)合，并根據(jù)實(shí)際情況，由法定代表人本人簽字或授權(quán)他人使用法定代表人章簽字。合同專用章的使用范圍包括：公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議。與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。其他需要加蓋合同專用章的文件、資料。財(cái)務(wù)專用章的使用范圍包括：公司財(cái)務(wù)收支相關(guān)的各類票據(jù)，如支票、匯票、本票等。財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。其他需要加蓋財(cái)務(wù)專用章的財(cái)務(wù)相關(guān)文件、資料。部門章的使用范圍包括：部門內(nèi)部文件、資料的蓋章確認(rèn)，如通知、報(bào)告、報(bào)表等。與部門業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料，但不得用于對(duì)外簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.使用流程申請(qǐng)：印章使用人應(yīng)根據(jù)用章事項(xiàng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料。證明材料應(yīng)真實(shí)、有效、完整，能夠充分證明用章事項(xiàng)的合法性和必要性。審批：《印章使用申請(qǐng)表》應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批流程如下：一般事項(xiàng)用章：由部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后即可使用印章。重要事項(xiàng)用章：由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后使用印章。重大事項(xiàng)用章：由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最后由公司法定代表人審批，審批通過后使用印章。用章：印章保管人在收到經(jīng)審批通過的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章日期等信息，并在《印章使用登記表》上進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章日期、審批人等信息。印章保管人在用章時(shí)，應(yīng)確保印章與文件內(nèi)容相符，不得擅自更改用章內(nèi)容。用章應(yīng)清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜、遺漏。如果是在紙質(zhì)文件上用章，應(yīng)在文件規(guī)定的蓋章位置加蓋印章；如果是在電子文件上用章，應(yīng)按照公司規(guī)定的電子印章使用流程進(jìn)行操作，確保電子印章的真實(shí)性和有效性。歸檔：用章完畢后,印章保管人應(yīng)將《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料一并歸檔保存。歸檔期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。五、印章的停用與銷毀1.停用情形因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，導(dǎo)致印章不再使用的。印章?lián)p壞、遺失、被盜等無法繼續(xù)使用的。其他需要停用印章的情形。2.停用程序行政部門應(yīng)在確定印章停用后，及時(shí)發(fā)布《印章停用通知》，明確印章停用日期、停用原因等信息，并告知各部門及員工停止使用該印章。印章保管人應(yīng)在收到《印章停用通知》后，立即將停用印章交回行政部門，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、停用日期、交接人等信息。3.銷毀程序行政部門應(yīng)會(huì)同公司審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員，對(duì)停用印章進(jìn)行審核，確認(rèn)印章已無使用價(jià)值后，制定《印章銷毀方案》?！队≌落N毀方案》應(yīng)包括印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因、銷毀方式、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、監(jiān)銷人員等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門應(yīng)按照《印章銷毀方案》的要求，組織實(shí)施印章銷毀工作。印章銷毀方式可采用粉碎、熔化、焚燒等物理或化學(xué)方法，確保印章徹底銷毀，無法恢復(fù)使用。印章銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、銷毀方式、銷毀數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息，并簽字確認(rèn)。印章銷毀工作完成后，行政部門應(yīng)將《印章銷毀方案》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料歸檔保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。六、印章使用的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立印章使用監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司印章使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章使用符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。監(jiān)督小組應(yīng)定期召開會(huì)議，總結(jié)印章使用情況，分析存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。2.檢查內(nèi)容印章保管情況：檢查印章保管人是否嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定，印章存放地點(diǎn)是否安全可靠，印章是否定期進(jìn)行檢查等。印章使用審批情況：檢查印章使用申請(qǐng)表的填寫是否規(guī)范、完整，審批流程是否符合公司規(guī)定，審批人是否認(rèn)真審核用章事項(xiàng)等。印章使用登記情況：檢查《印章使用登記表》的登記是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，登記內(nèi)容是否與用章申請(qǐng)表一致等。印章使用檔案管理情況：檢查印章使用申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料的歸檔是否及時(shí)、規(guī)范，檔案保管期限是否符合公司規(guī)定等。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。因